Adjoint(e) à la comptabilité

Relevant de la directrice générale, l'adjoint(e) à la comptabilité réalise des tâches comptables et administratives en soutien à l'équipe. De plus, il assure la saine gestion financière de l'Organisme en collaborant à l'élaboration et à la gestion du budget et en assurant le cycle des comptes payables et recevables.

Ce poste en est un de 3 jours/semaine, soit 21 heures.

Il effectue toutes autres tâches connexes, le tout en accord avec les procédures et règles internes du Centre.

ASPECTS TECHNIQUES DE LA FONCTION

Volet administration 40 %

1. Analyser les meilleurs rapports qualité-prix pour les différents services et fournitures, en faisant faire des soumissions et faire des recommandations de fournisseurs à la direction.

2. Participer à divers comités internes et participer à l'organisation d'activités et d'événements (Assemblée générale annuelle et Guignolée).

3. Contacter les fournisseurs au besoin et coordonner leur passage au Centre.

4. Gérer et répondre à deux boîtes de courriels : et

5. Effectuer des photocopies et du classement.

6. Aller chercher la poste une fois par semaine et gérer toute la correspondance interne et externe et y répondre au besoin, de la façon appropriée.

7. Gérer l'archivage des dossiers et le déchiquetage des informations sensibles selon le calendrier de conservation (conservation jusqu'à 7 années antérieures).

8. Collaborer avec la direction générale ou le coordonnateur à diverses tâches administratives : rédaction, tableaux Excel, etc.

9. Participer aux réunions d'équipe hebdomadairement ou bi mensuellement.

10. Contrôle et suivi des clés du bâtiment avec toutes les personnes qui en ont possesion – accès, codes, pertes.

11. Demande de support informatique, appel de service (BGM). Réseautique, équipement électronique, VPN, etc.

12. Suivi du permis de Bingo aux trois ans – mise à jour annuelle.

13. Détenir un permis de conduire valide et faire des commissions occasionnellement.

Volet Comptabilité : 60 %

Comptes payables et recevables :

1. Demander l'ouverture des comptes fournisseurs dans Accès D au DG ou au Président.

2. Examiner, pour en vérifier l'exactitude, les pièces comptables et autres documents concernant les paiements (faire approuver par la direction), les encaissements et autres opérations financières.

3. Préparer le paiement dans Accès D et envoyer un courriel à la direction et au trésorier pour approbation.

4. Produire les chèques et assurer les signatures.

5. Assurer que les factures sont payées dans les délais requis.

6. Assurer la facturation de la popote roulante en préparant les factures, en les envoyant et en recevant l'argent.

7. Assurer les paiements aux chauffeurs d'accompagnement suite à la facturation de transport transmise par le coordonnateur principal.

8. Assure des prêts d'équipement orthopédique et du tableau de suivi au 6 mois.

9. Faire le suivi avec la direction générale pour les comptes non payés et déterminer la stratégie à mettre en place. Informer le coordonnateur et la direction en cas de non-paiement.

10. Gérer la petite caisse en recevant les factures des bénévoles et des employés et en les remboursant.

11. Fait les reçus d'impôt aux bénéficiaires pour maintien à domicile reliés à la facturation pour la popote roulante et les accompagnements de transport.

12. Guignolée – assurer la liste des dons des donateurs pour reçu d'impôt aux particuliers ou corporatif.

13. Calculer les petites caisses et faire les dépôts des différents services offerts aux 2 semaines.

14. Préparer les dépôts et procéder aux dépôts à l'institution financière.

Comptabilité Générale :

1. Entrer les écritures comptables dans le système SAGE 50.

2. Opérer une gestion précise des numéros de Grand Livre en collaboration avec la direction.

3. Contribuer aux fins de mois et aux fins d'année en fournissant les pièces nécessaires à la firme comptable externe.

4. Contribuer à la préparation des budgets en fournissant l'information nécessaire à la direction.

5. Assurer la production des rapports et relevés qui y sont rattachés, en collaboration avec le trésorier : activités de fin de mois, activités trimestrielles et activités annuelles, bilans et états des résultats, etc.

6. Préparer les rapports de taxes (TPS/TVQ).

ASPECTS COMPORTEMENTAUX À DÉMONTRER

1. Démontrer un esprit de synthèse et attitude pragmatique pour mieux circonscrire les enjeux et participer à l'élaboration de solutions tangibles et applicables.

2. Démontrer une excellente capacité de communication basée sur le respect, la diplomatie et le discernement.

3. Faire preuve de professionnalisme.

4. Faire preuve d'une attitude positive, de patience et de calme dans le travail, et ce, même lors de situation plus difficile qui demande une résistance au stress.

5. Démontrer une bonne capacité à organiser ses activités et à respecter des échéances non négociables, d'une grande capacité à planifier.

6. Faire preuve d'un grand sens de la planification, de l'organisation et de débrouillardise.

7. Faire preuve de discrétion en raison du caractère confidentiel des dossiers.

8. Faire preuve d'un grand sens de l'initiative et d'autonomie.

9. Faire preuve d'une très grande rigueur.

10. Avoir le souci de l'autre et partager les valeurs l'Organisme afin d'en être un fier représentant.

ASPECTS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE À DÉTENIR

1. Posséder au minimum un diplôme d'étude collégiale de technique en comptabilité ou dans un domaine jugé pertinent.

2. Détenir une expérience minimum de 3 ans en comptabilité.

3. Avoir une excellente connaissance du programme comptable SAGE 50. (aspect obligatoire)

4. Avoir une connaissance du milieu communautaire un atout.

5. Avoir une bonne connaissance de la suite Microsoft Office.

6. Avoir une connaissance accrue en informatique. (Réseautique, gestion des disques durs, etc.)

7. Avoir une très bonne connaissance du français parlé/écrit.

8. Être en mesure de se déplacer sur le territoire hebdomadairement.

*Toute combinaison pertinente de scolarité et d'expérience sera considérée.

Type d'emploi : Temps partiel

Rémunération : à partir de 27,00$ par heure

Heures prévues : 21 par semaine

Lieu du poste : En présentiel