Adjoint(e) administratif(ve)

Résumé du poste

Type d'emploi : Temps plein, temporaire ( 12 mois)

Lieu du poste : En présentiel

Balcan Innovations est l'un des principaux fabricants nord-américains de films techniques, d'emballages souples et d'isolants réfléchissants. Ses cinq marques principales sont Balcan Packaging, Plastixx FFS Technologies, NELMAR Security Packaging Systems, rFoil et Reflectix.

Tâches & Responsabilités:

Secrétariat:

· Recevoir les appels téléphoniques, les acheminer au bon département ou à la bonne personne, prendre les

messages et fournir les renseignements demandés.

· Accueillir les visiteurs se présentant à nos bureaux, déterminer le but de leur visite et les diriger vers la

personne compétente.

· Gestion du courrier entrant et sortant; distribuer le courrier et effectuer la mise sous plis et les envois

postaux.

· Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur, au besoin.

· Assurer le respect des procédures de sécurité et de contrôle des accès (registre des visiteurs, remettre les

badges et clés d'accès).

· Veiller au bon fonctionnement de l'équipement de bureau et référer toute problématique aux fournisseurs

pertinents (imprimante, système téléphonique, timbreuse, etc.).

· Veiller à informer les nouveaux employés, lorsqu'applicable, du fonctionnement du système téléphonique.

Administration:

· Commander les fournitures de bureau et en maintenir l'inventaire.

· Rédiger, corriger et traduire des communications internes et externes selon les demandes internes des divers

départements.

· Soutien clérical; classement, photocopies, archivages.

· Établir et maintenir un système de classement efficace.

· Traiter les commandes entre les divisions à l'interne et effectuer l'entrée de données connexes.

Soutien à la comptabilité:

· Procéder à l'entrée de données comptables diverses.

· Effectuer l'appariement des bons de commandes et factures.

· Effectuer le classement de la facturation (recevables et payables).

· Fournir l'information nécessaire aux clients pour les paiements par virement bancaire.

· Compléter, lorsque requis, les formulaires de référence de crédit.

· Effectuer de la facturation sur une base occasionnelle.

Dans l'exécution de ses fonctions, le titulaire du poste peut être appelé à effectuer toutes tâches connexes à son emploi et conformes à ses capacités.

Savoirs & Compétences requis:

· Communication orale et écrite : Capacité de s'exprimer à l'oral et à l'écrit avec tact et diplomatie tout en étant un bon auditeur.

· Gestion des priorités: Habileté à mettre l'accent sur le temps et les ressources afin de créer un plan efficace et d'y intégrer les tâches au bon moment selon un ordre de priorité précis.

· Travail d'équipe/Coopération: Habileté à coopérer avec ses collègues et superviseurs afin d'établir des relations de

travail participatives et positives.

· Sens de l'organisation : Planifier et organiser la charge de travail de manière productive et efficace.

· Discrétion : Assurer la protection et la confidentialité des informations avec professionnalisme et discrétion.

· Focus client : Porter une attention particulière aux besoins des clients internes et externe

Qualifications & Exigences de l'emploi:

· Diplôme d'étude secondaire ou DEP complété.

· Au moins 2 ans d'expérience dans un poste similaire.

· Le titulaire doit maîtriser l'anglais et le français à l'oral et à l'écrit en raison de nos nombreuses activités à travers le Canada et les États-Unis).

· Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).

· Expérience de travail avec SAP Business One ou autre ERP. (atout)

Type d'emploi : Temps plein, Contrat à durée déterminée

La durée du contrat : 12 mois

Rémunération : à partir de 22,00$ par heure

Heures prévues : 40 par semaine

Avantages :

• Congés payés
• Stationnement sur place

Lieu du poste : En présentiel