Bilingual Donor Relations

This position is being posted to fill a current vacancy.
Position Summary: The Bilingual Donor Relations & Annual Giving Coordinator will deliver outstanding donor service, ensuring that every donor's experience with Hospice Care Ottawa is both meaningful and memorable. This role involves cultivating strong relationships with monthly donors, mid-level donors, and members, fostering ongoing engagement, motivation, and loyalty. The Coordinator will collaborate with the team to develop personalized stewardship and recognition opportunities, support donor-focused communications, and assist with the planning and delivery of donor and fundraising events. Through thoughtful relationship-building and cross-functional collaboration, this role helps ensure Hospice Care Ottawa remains a top priority for donors' philanthropic giving.
Key Responsibilities: The Bilingual Donor Relations & Annual Giving Coordinator will assume responsibility for donation and event revenue, including but not limited to:

• Work with the Director of Development & Communications to create and administer the annual and mid-level giving plan, ensuring it integrates with all other fundraising initiatives. 
• Contribute to fund development strategy and annual fundraising goals. 
• Coordinate, design and write the direct mail program and work with external direct mail vendors. 
• Coordinate all of the monthly giving program, - welcoming new donors, payment tracking upgrade strategies, recognition, and retention.  
• Collaborate with the Fund Development & Communications Coordinator and Fund Development & Community Engagement Coordinator to develop necessary communications for all giving programs (annual, mid-level, monthly, and planned). 
• Coordinate Hospice Care Ottawa's signature fundraising event, Homes for the Holidays, supporting planning, logistics, timelines, sponsorship acquisition, volunteers and cross-departmental collaboration.
• Coordinate third-party fundraising events, serving as the primary liaison for community fundraisers and partners to ensure alignment with Hospice Care Ottawa guidelines, branding, and stewardship practices.
• Oversee and track stewardship activity in the donor database (Keela), ensuring timely, accurate, and consistent donor recognition and stewardship. 
• Track and record donor interactions, listen for wealth indicators, and help to identify major gift and planned giving prospects.
• Contribute to moves management strategy by advising the development team of donors who progress beyond mid-level giving. 
• Build and nurture meaningful relationships with donors, sponsors and community stakeholders. 
• Provide support to donation processing colleague, and assist with donation entry and phone calls as needed during peak donation times. 
• Other duties as required.

Required Knowledge, Skills and Abilities

• Bachelor's degree or equivalent combination of education and experience
• 3+ years' experience working on a small fundraising team 
• 3+ years of donor relations experience with proven abilities to build, maintain and grow relationships with a variety of stakeholders
• Strong commitment to offering outstanding customer/donor service 
• Bilingualism (French and English) required 
• Ability to manage multiple projects at once, while also being able to put everything aside to care for and listen to our donors
• Competencies include problem-solving, attention to detail, strong interpersonal and communication skills, and the ability to work independently and collaboratively
• Creative ideas and ambition to try and test new ways of thanking and recognizing donors, and new ways of achieving fundraising targets 
• Ability to work in a demanding, results oriented, busy environment as part of a closely-knit team and with many volunteers
• Experience working with older adults and volunteers
• Highly organized self-starter; independent and self-directed 
• Excellent current skills and knowledge with constituent management programs such as Keela (or other CRM's), Raisely, Eventbrite, Microsoft Office Suite

Support for Success:

• Regular weekly Fund Development and Communications team meetings
• Encouragement to visit each Hospice site regularly to learn from one another
• Annual Staff appreciation retreat 
• Flexible one day a week work from home schedule 
• Ongoing access to Directors and Executive Director

  Reporting Relationship:  Reports to the Director of Fund Development and Communications   Position Status: Permanent, Full-time (37.5 hours per week)  Position Schedule: hours weekly, 5 days worked; May require occasional evenings and weekends Compensation: $55,000-$61,000 per annum. Eligible for Group Benefits (Health/Dental, Life Insurance & Disability) after 90 days. Eligible for paid personal/sick leave Location of Work: May Court Hospice Travel: May be required able to travel within Ottawa-area to all Hospice Care Ottawa locations  Language of Work: Bilingualism (French and English) required Vulnerable Sector Check: Required 
Disclaimer  The above statements are intended to describe the general nature and level of work being performed in this job. They are not to be construed as an exhaustive list of all responsibilities, duties, and skills required of this role. All personnel may be required to perform duties outside of their normal responsibilities from time to time, as needed.  Hospice Care Ottawa does not utilize any artificial intelligence systems (AI) to screen, assess, or select applicants for this position. Employment Equity Hospice Care Ottawa is an equal opportunity employer welcoming application from individuals with diverse backgrounds. Accommodation is available during all aspects of the recruitment process. If you require accommodation, please make your request known when contacted

 Ce poste est affiché pour combler un poste actuellement vacant.
Aperçu du poste  Le coordonnateur bilingue des relations avec les donateurs et des dons annuels offrira un service exceptionnel aux donateurs, en veillant à ce que l'expérience de chaque donateur avec la Maison de soins palliatifs d'Ottawa soit à la fois significative et mémorable. Ce rôle consiste à entretenir des relations solides avec les donateurs mensuels, les donateurs de niveau intermédiaire et les membres, en favorisant un engagement, une motivation et une loyauté continus. Le coordonnateur collaborera avec l'équipe pour créer des occasions d'intendance personnalisées qui expriment une gratitude et une reconnaissance profondes, en veillant à ce que la Maison de soins palliatifs d'Ottawa demeure une priorité absolue pour leurs dons philanthropiques.
Responsabilités principales Le coordinateur bilingue des relations avec les donateurs et de la collecte annuelle assumera la responsabilité des recettes provenant des dons et des événements, y compris, mais sans s'y limiter :

• Exécuter la campagne de collecte de fonds annuelle existante, en veillant à l'aligner sur les stratégies de développement des fonds
• Travailler avec le gestionnaire et le directeur du développement et de la communication pour créer et administrer le plan de dons annuels et de niveau intermédiaire, en veillant à ce qu'il s'intègre à toutes les autres initiatives de collecte de fonds 
• Contribuer à la stratégie de développement des fonds et aux objectifs annuels de collecte de fonds.
• Coordonner le programme de publipostage et travailler avec le rédacteur, le concepteur et le fournisseur de publipostage
• Collaborer avec le coordinateur de la collecte de fonds et de la communication à l'intégration des appels de fonds électroniques pour la campagne annuelle
• Administrer le programme de dons de niveau intermédiaire, y compris les appels spéciaux et les contacts personnalisés
• Coordonner l'ensemble du programme de dons mensuels - accueil des nouveaux donateurs, suivi des paiements, stratégies de mise à niveau, reconnaissance et fidélisation
• Collaborer avec le coordinateur du développement des fonds et de la communication pour élaborer les communications nécessaires à tous les programmes de dons (annuels, intermédiaires, mensuels et planifiés)
• Suivre les activités de gestion dans la base de données des donateurs (Keela), en veillant à ce que la reconnaissance et la gestion des donateurs se fassent en temps voulu et avec précision.
• Contribuer à la stratégie de gestion des mouvements en conseillant l'équipe de développement sur les donateurs qui dépassent le niveau intermédiaire
• Établir et entretenir des relations significatives avec les donateurs, les sponsors, les clubs philanthropiques, les groupes religieux et les parties prenantes de la communauté
• Suivre et enregistrer les interactions avec les donateurs, être à l'écoute des indicateurs de richesse et aider à identifier les donateurs potentiels importants et les donateurs planifiés
• Soutenir le collègue chargé du traitement des dons et participer à la saisie des dons et aux appels téléphoniques, selon les besoins, pendant les périodes de pointe
• Effectuer d'autres tâches selon les besoins

Connaissances, compétences et aptitudes requises

• Baccalauréat ou combinaison équivalente de formation et d'expérience
• 3 ans d'expérience ou plus au sein d'une petite équipe de collecte de fonds 
• 3 ans ou plus d'expérience dans les relations avec les donateurs, avec des capacités avérées à établir, maintenir et développer des relations avec une variété de parties prenantes
• Engagement ferme à offrir un service exceptionnel aux clients et aux donateurs
• Bilinguisme (français et anglais) requis 
• Capacité à gérer plusieurs projets à la fois, tout en étant capable de tout mettre de côté pour s'occuper de nos donateurs et les écouter
• Les compétences comprennent la résolution de problèmes, le souci du détail, de solides compétences interpersonnelles et de communication, ainsi que la capacité à travailler de manière indépendante et en collaboration
• Des idées créatives et l'ambition d'essayer et de tester de nouvelles façons de remercier et de reconnaître les donateurs, ainsi que de nouvelles façons d'atteindre les objectifs de collecte de fonds 
• Capacité à travailler dans un environnement exigeant, axé sur les résultats et très actif, au sein d'une équipe très soudée et avec de nombreux bénévoles
• Expérience du travail avec des personnes âgées et des bénévoles
• Très bien organisé, autonome et indépendant
• Excellentes compétences et connaissances actuelles des programmes de gestion des donateurs tels que Keela (ou autre base de données de donateurs), Suite Microsoft Office

Soutien à la réussite

• Réunions hebdomadaires régulières de l'équipe chargée du développement de fonds et de la communication
• Encouragement à visiter régulièrement chaque site de soins palliatifs afin d'apprendre les uns des autres
• Retraite annuelle d'appréciation du personnel 
• Accès permanent aux directeurs et à la directrice exécutive

 
Lien hiérarchique : Rattaché(e) au directrice ou du gestionnaire du développement des fonds et de la communication   Statut du poste : Permanent, temps plein (37,5 heures par semaine)  Horaire du poste : ,5 heures par semaine, 5 jours travaillés ; peut nécessiter occasionnellement des soirées et des fins de semaine Rémunération : $ $ par année. Éligible aux avantages sociaux (santé/dentaire, assurance-vie et invalidité) après 90 jours. Droit à un congé personnel/maladie rémunéré Lieu de travail : Maison May Court Hospice Déplacements : Il peut être nécessaire de voyager dans la région d'Ottawa vers tous les sites de la Maison de soins palliatifs d'Ottawa.  Langue de travail : Bilinguisme (français et anglais) requis Vérification du secteur vulnérable : Obligatoire 
Avis de non-responsabilité   Les énoncés ci-dessus ont pour but de décrire la nature générale et le niveau du travail effectué dans le cadre de cet emploi. Elles ne doivent pas être interprétées comme une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et compétences requises pour ce poste. Tous les membres du personnel peuvent être amenés à effectuer des tâches en dehors de leurs responsabilités normales de temps à autre, en fonction des besoins.  Hospice Care Ottawa n'utilise aucun système d'intelligence artificielle (IA) pour sélectionner, évaluer ou sélectionner les candidats pour ce poste. Équité en emploi La Maison de soins palliatifs d'Ottawa souscrit au principe d'équité en matière d'emploi et encourage les candidature de personnes issues de divers horizons. Des mesures d'adaptation sont offertes pour toutes les étapes du processus de recrutement. Veuillez nous en informer lors de notre prise de contact.

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