Adjoint.e de direction

Sous la supervision de la direction générale, cette personne assiste différents directeurs dans l'accomplissement de leur mandat en participant à l'organisation, à la coordination et aux opérations reliées à la gestion du service de l'administration générale, des communications, du greffe, des ressources humaines et de l'urbanisme. La personne titulaire du poste doit assister l'ensemble des gestionnaires de ces différents services dans l'accomplissement de leurs tâches en participant aux activités de soutien et d'opérations terrain. Elle doit effectuer les tâches administratives et cléricale du service et assumer également un soutien à la mairie pour divers enjeux cléricaux et organisationnels. Elle agit dans une perspective d'innovation technologique et d'optimisation des processus via l'intelligence artificielle.

1. Soutient la direction générale et les directions de services dans la gestion des dossiers, en tenant compte des éléments stratégiques et des échéanciers. Effectue divers suivis, assure les liens nécessaires entre les dossiers et optimise la transmission des communications au sein des différents départements, en utilisant des outils d'amélioration de la performance.

2. Coordonne la logistique liée à la préparation des réunions ou comités tenus par la personne supérieure : effectue des recherches, collige les renseignements pertinents, assiste à certaines réunions au besoin, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et les soumet pour approbation. Informe les responsables concernés des décisions et effectue les suivis découlant de ces réunions.

3. Uniformise et met à jour les formulaires nécessaires à l'exécution de certaines tâches administratives des directions de services. Crée de nouveaux formulaires au besoin, conformément aux pratiques en vigueur, et veille à leur optimisation, notamment par l'utilisation de l'intelligence artificielle.

4. Effectue une vigie sur les lacunes dans les opérations administratives de l'organisation et propose des solutions innovantes pour les améliorer.

5. Rédige la correspondance de la direction générale et des directions de services, ainsi que tout dossier confidentiel relevant de leurs compétences.

En collaboration avec le greffe :

Corrige et ajuste les procès-verbaux, règlements, protocoles d'entente et tout autre document nécessaire à l'exécution des tâches relatives au service du greffe.

Crée et révise certains documents tels que les avis publics, documents relatifs aux appels d'offres, lettres concernant les demandes d'accès à l'information et les réclamations.

Assure le suivi clérical des résolutions du conseil municipal.

En collaboration avec le département des ressources humaines :

Corrige et ajuste les avis « confidentiels » dans les dossiers des employés, ainsi que les ententes patronales et syndicales, en collaboration avec la direction des ressources humaines et les directeurs.

Corrige et ajuste les lettres, descriptions de poste, offres patronales, demandes de congé, attestations de travail et formulaires, en collaboration avec la direction des ressources humaines.

Assure le maintien, la mise à jour et la confidentialité des dossiers du personnel.

Collabore à la dotation du personnel : présélectionne les candidatures, rédige les notes de suivi et recommandations, effectue le suivi auprès des candidats (retenus ou non), programme les entrevues, avise les candidats et fixe les rencontres au besoin.

En collaboration avec la direction des communications :

Veille à l'application des modalités du Service aux citoyens et de la correspondance d'affaires de la Ville, et s'assure de leur conformité.

Crée divers documents pour l'organisation et propose des améliorations et innovations en matière de pratiques documentaires et d'image institutionnelle.

Participe à la conception de nouveaux outils de communication et à la diffusion des communications sur les médias appropriés.

Contribue à l'amélioration et à l'optimisation du site web (rédaction, nouvelles idées, etc.), du système de requêtes et d'information, ainsi qu'à l'établissement d'un système de mise à jour efficace.

1. Prend connaissance du courrier, réceptionne les appels, effectue les vérifications d'usage, traite les demandes selon les priorités et diffuse l'information appropriée. Rédige la correspondance et les documents nécessaires au suivi. En l'absence de la personne supérieure, évalue l'importance des demandes, règle celles qui ne requièrent pas son intervention et achemine les plus urgentes aux personnes responsables.

2. Procède à l'achat de fournitures et à la planification des événements corporatifs, selon les indications fournies par les directions.

3. Gère l'agenda et la boîte courriel de la mairie, planifie et coordonne son horaire d'activités, organise la logistique des rencontres et assure une gestion partagée des horaires des directions.

4. Organise les dîners d'affaires, réceptions et événements de la direction et de la mairie : s'occupe des invitations, compile les réponses, réserve les lieux et repas, et assure les suivis et la coordination.

5. Met à jour les listes de contacts et leurs coordonnées, incluant les listes de presse, contacts politiques, partenaires, etc., notamment en vue des envois de communication (lettres, invitations, cartes de Noël, etc.).

6. Effectue toute autre tâche jugée pertinente à sa fonction.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : 49 701,93$ à 62 070,90$ par an

Avantages :

• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Assurance Vision
• Congés payés
• Événements d'Entreprise
• Programme d'Aide aux Employés
• Régime de retraite
• RVER
• Stationnement sur place

Capacité à faire le trajet ou à déménager:

• Mont-Joli, QC G5H 1W8: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)

Formation:

• DEC (Obligatoire)

Expérience:

• Soutien de direction: 5 ans (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel