Secrétaire, parcours Réussite en éducation et au travail

Please note: If you are a current Collège Boréal employee, please apply to this job via the Workday application.

Collège Boréal is committed to upholding the values of equity, diversity, inclusion and human rights in our living, learning and working environments. We know that diversity fosters excellence and we all share the responsibility to foster an equitable, diverse and inclusive community. In keeping with our values, we are looking for staff who will work respectfully and constructively with everyone who attends our college. We invite applications from any qualified individual and actively encourage applications from members of groups with historical or current equity barriers, including, but not limited to, women, people of Indigenous descent, racialized people, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQI+ community. We support diversity and equity and are committed to creating a workplace free of harassment and discrimination and an inclusive and barrier-free environment. If we contact you for a job interview, please inform us of any accommodations you require with respect to any materials or processes used, so that we can ensure you receive a fair and equitable assessment of your qualifications.

Alternative formats will be provided upon request throughout the recruitment and selection process. Please let us know if you require accommodations to apply for the position.
 

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Job Description

Relevant de la gestion du secteur, la personne titulaire du poste assure l'accueil et la réception du bureau et réalise diverses tâches administratives liées aux activités du secteur. Elle soutient le personnel du programme et des centres d'accès afin d'assurer le bon fonctionnement de l'unité. Le poste comporte également des responsabilités liées aux systèmes de gestion de l'information et à la préparation de rapports statistiques, de même qu'une contribution au suivi des budgets et des prévisions budgétaires du service. La personne en poste agit par ailleurs comme personne-ressource pour le Centre de testing et collabore avec divers secteurs pour assurer l'organisation et le suivi des évaluations requises, notamment les évaluations d'équivalence et de placement.

Responsabilités :

Centre de perfectionnement des adultes

• Assurer l'accueil général pour le secteur; filtrer les appels, prendre les messages et fixer des rendez-vous; recevoir, trier et distribuer le courrier; prendre les inscriptions aux activités du secteur; rediriger les demandes qui ne relèvent pas du cadre de responsabilités du poste;
• Communiquer l'information afin de répondre à une vaste gamme de demandes de renseignements provenant de la population étudiante, du personnel et du public;
• Fournir un appui au secteur; organiser la logistique des réunions et des déplacements du personnel; participer à l'organisation d'activités du secteur à la demande du personnel superviseur; préparer des trousses d'information et de livraison pour les cours, programmes et activités; effectuer la saisie, la mise en page et la révision de documents; assurer les communications liées à la présence en classe et effectuer, sur demande, les suivis nécessaires auprès des organismes référents; effectuer les suivis de trois, six et douze mois auprès des personnes ayant quitté le programme;
• Organiser, maintenir et développer, le cas échéant, les systèmes de classement des dossiers papier et électroniques du secteur; veiller au respect de la confidentialité des dossiers (p. ex., contrats, dossiers du personnel temporaire et des clients);
• Préparer les contrats d'embauche du personnel temporaire relevant du cadre de responsabilités du poste; assurer le suivi auprès du Service des ressources humaines pour l'ensemble des documents requis et signés;
• Effectuer la saisie de données dans les bases de données et les systèmes informatisés appropriés; compiler l'information et préparer divers rapports statistiques; compiler les données liées à l'appui financier à la formation pour l'ensemble des centres; rechercher les informations manquantes et transmettre le rapport au bureau des finances afin de permettre l'émission des feuillets fiscaux requis;
• Fournir un appui pour tenir à jour de la page Web, de l'intranet et du partagiciel du secteur; commander, recevoir, distribuer et tenir l'inventaire des fournitures de bureau, des manuels scolaires et du matériel promotionnel;
• Tenir à jour le rapport budgétaire lié à l'appui à la formation; produire, au besoin, des rapports budgétaires à la demande du personnel superviseur; effectuer les suivis requis auprès du Service des finances conformément aux consignes reçues; s'assurer que les factures et les demandes de remboursement sont complétées conformément aux politiques et directives en vigueur.

Centre de testing

• Coordonner la logistique des évaluations de placement et d'équivalence pour l'ensemble des programmes postsecondaires du Collège; planifier le calendrier et les séances d'évaluation et entretenir le système d'inscription en collaboration avec les services informatiques;
• Assurer la liaison avec tous les campus offrant l'évaluation de placement d'anglais en personne;
• Préparer et diffuser la documentation; fournir les consignes, directives et ressources liées aux évaluations aux équipes de formation, d'évaluation et de surveillance ainsi qu'à la population étudiante;
• Accorder les accès aux nouvelles personnes responsables de la supervision des évaluations; offrir un soutien technique lié à l'utilisation des outils d'évaluation; vérifier l'affichage des résultats dans les systèmes informatisés appropriés;
• Procéder à l'inscription des étudiantes et étudiants internationaux aux cours PRP3002 et ENG1008 dans le SIB;
• Veiller à la transmission des résultats des tests de placement aux personnes concernées; communiquer les résultats aux candidates et candidats et assurer les suivis nécessaires; fournir des explications en lien avec les résultats d'évaluation, selon le tableau explicatif du cheminement; superviser des évaluations; participer, au besoin, à des expositions, rencontres et présentations visant la sensibilisation aux évaluations.

Exigences :

• Études de 2 ans menant à un diplôme ou l'équivalent en administration de bureau, administration des affaires ou dans un domaine connexe
• Minimum de trois ans d'expérience pertinente
• Expérience en service à la clientèle
• Expérience liée au protocole téléphonique
• Expérience en compilation et en comparaison de données
• Capacité à travailler en équipe et de façon autonome
• Expérience en gestion de budgets
• Expérience en organisation d'activités
• Expérience en création et en maintien de bases de données, de présentations multimédias et de documents (traitement de textes)
• Expérience en préparation et en présentation de rapports

Closing Date:

Note: Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m.

First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements.