Contract Administrator

As a member of the Construction & Project Management team, the Contract Administrator is responsible for the end-to-end management of A&W's construction contracts and supporting documents and processes, ensuring regulatory compliance and adherence to company policies. The Contract Administrator is fully conversant on the benefits, risks, and other details of each contract signed, and is responsible for reporting and analysis on project lifecycles and costs.

Responsibilities

• Preparing, reviewing and executing all turnkey construction contracts, ensuring all contract details align with applicable laws and Lease terms, as well as A&W policies and objectives.
• Monitoring & controlling each stage of the contract for all turnkey construction projects from initiation through to closing, including the execution of contract management close-out processes, ensuring compliance to contract terms and requirements by all parties at all times.
• Monitoring & controlling project financials for all construction projects, both turnkey and non-turnkey, ensuring all agreements are documented, criteria are met, invoices issued, and payments received in a timely manner.
• Reviewing and maintaining A&W's standard construction contract documents and policies, making improvements as necessary to ensure compliance and minimize potential risks.
• Reviewing and maintaining Construction & Project Management's construction data reporting system, making improvements and creating content as necessary.
• Managing a portfolio of trusted general contractors, including responding to expressions of interest from, and recommendations for, prospective general contractors, drafting and issuing requests for proposals to potential vendors, properly vetting potential candidates, and maintaining a list of qualified contractors by geographic area.

Education and Experience

• A post-secondary degree, ideally in business, and a minimum of two years' experience in contract administration;
• An excellent working knowledge and understanding of both project and contract administration and management best practices, specifically as they relate to the construction industry;
• Exceptional verbal and written communication skills, with fluency in French as an asset;
• A working knowledge and understanding of accounting and financial principles;
• Demonstrated analytical ability, organizational and time management skills, a particular attention to detail;
• Initiative and resourcefulness, with the ability to prioritize and perform multiple tasks concurrently with strict adherence to tight deadlines and with limited direct supervision;
• A Certified Associate in Project Management (CAPM) designation is desirable, but not mandatory.
• Proficiency with database and word processing software is required, and familiarity working with collaborative technology software tools, such as the Google suite of products, is an asset.

About A&W

A&W Food Services of Canada is a Canadian company with over $1.8 billion in sales and nearly 1,100 franchised restaurants across the country. Through a steadfast commitment to collaborative working relationships and strategy, A&W has repeatedly earned recognition as a highly successful business and has been recognized as one of Canada's Best Managed companies. 

Job Type: Permanent full-time

Starting from $61,500 (minimum) to 77,000 (midpoint)* per annum. 

*The midpoint of the role is intended for those demonstrating sustained successful performance in all accountabilities of the position.

Benefits include medical and dental, life insurance, employer matched pension contribution, wellness spending account, paid flex days, hybrid work schedule, home workstation allowance and employee assistance program.

En tant que membre de l'équipe Construction et gestion de projet, l'administrateur de contrat est chargé de la gestion complète des contrats de construction d'A&W, ainsi que des documents et processus connexes, en veillant au respect de la réglementation et des politiques de l'entreprise. L'administrateur de contrat connaît parfaitement les avantages, les risques et les autres détails de chaque contrat signé, et est responsable des rapports et des analyses sur les cycles de vie et les coûts des projets.

Responsabilités

• Préparer, examiner et exécuter tous les contrats de construction clés en main, en veillant à ce que tous les détails du contrat soient conformes aux lois applicables et aux conditions du bail, ainsi qu'aux politiques et objectifs d'A&W.
• Surveiller et contrôler chaque étape du contrat pour tous les projets de construction clés en main, du lancement à la clôture, y compris l'exécution des processus de clôture de la gestion des contrats, en veillant à ce que toutes les parties respectent à tout moment les conditions et les exigences du contrat.
• Surveiller et contrôler les aspects financiers de tous les projets de construction, clés en main ou non, en veillant à ce que tous les accords soient documentés, que les critères soient respectés, que les factures soient émises et que les paiements soient reçus en temps opportun.
• Réviser et maintenir les documents et politiques standard d'A&W relatifs aux contrats de construction, en apportant les améliorations nécessaires pour garantir la conformité et minimiser les risques potentiels.
• Examiner et maintenir le système de reporting des données de construction et gestion de projet, en apportant des améliorations et en créant du contenu si nécessaire.
• Gérer un portefeuille d'entrepreneurs généraux de confiance, notamment en répondant aux manifestations d'intérêt et aux recommandations des entrepreneurs généraux potentiels, en rédigeant et en émettant des appels d'offres aux fournisseurs potentiels, en évaluant correctement les candidats potentiels et en tenant à jour une liste d'entrepreneurs qualifiés par zone géographique.

Formation et expérience

• Un diplôme d'études supérieures, idéalement en commerce, et au moins deux ans d'expérience dans l'administration des contrats ;
• Une excellente connaissance pratique et une bonne compréhension des meilleures pratiques en matière d'administration et de gestion de projets et de contrats, en particulier dans le secteur de la construction ;
• D'excellentes compétences en communication orale et écrite, la maîtrise du français étant un atout ;
• Connaissance pratique et compréhension des principes comptables et financiers ;
• Capacité d'analyse, sens de l'organisation et de la gestion du temps, souci particulier du détail ;
• Esprit d'initiative et ingéniosité, capacité à établir des priorités et à effectuer plusieurs tâches simultanément dans le respect strict de délais serrés et avec une supervision directe limitée ;
• Le titre d'Associé(e) certifié en gestion de projet (CAPM) est souhaitable, mais pas obligatoire.
• La maîtrise des logiciels de base de données et de traitement de texte est requise, et la familiarité avec les outils logiciels collaboratifs, tels que la suite de produits Google, est un atout.

À propos de A&W

Services alimentaires A&W du Canada est une entreprise canadienne dont le chiffre d'affaires annuel dépasse 1,8 milliard de dollars et qui compte près de 1 100 restaurants franchisés partout au pays. Forte d'un engagement indéfectible envers sa stratégie et des relations de travail axées sur la collaboration, A&W est reconnue depuis longtemps comme une entreprise des plus prospère et elle figure parmi les sociétés les mieux gérées au Canada.

Type d'emploi : Temps complet, permanent

Salaire annuel compris entre $ (minimum) et $ (point médian du salaire)*.

*Le point médian de la fonction est destiné à ceux qui font preuve d'une performance soutenue et réussie dans toutes les responsabilités du poste.

Les avantages sociaux comprennent les soins médicaux et dentaires, une assurance-vie, une contribution de l'employeur au régime de retraite, un compte de mieux-être, des congés flex, une semaine de travail de 35 heures, une allocation pour l'utilisation d'un bureau à domicile et un programme d'aide aux employés.