Greffier(-ère), Audiencier(-ère)

Rôle dans l'organisation

La personne titulaire du poste est responsable de l'organisation et du bon déroulement des auditions du Conseil de discipline, du Conseil d'arbitrage des comptes, des conférences de gestion ainsi que les appels du rôle. Elle rédige les procès-verbaux afférents et assume les diverses tâches administratives qui y sont reliées.

Principales responsabilités/activités

• Assiste à toutes les auditions du Conseil de discipline et du Conseil d'arbitrage des comptes, aux conférences de gestion ainsi qu'aux appels du rôle. Accueille les membres de ces instances, s'assure de la présence des intervenantes et intervenants, assermente les parties et les témoins lorsque requis. Intervient de manière professionnelle et appropriée au besoin;
• Assure l'organisation logistique des auditions, des conférences de gestion, des appels du rôle ainsi que des rencontres du comité de révision. Prépare les salles pour les auditions virtuelles et en présentiel, s'assure du bon fonctionnement du matériel et résout les enjeux logistiques;
• Rédige les procès-verbaux en conformité avec le règlement applicable et résume avec exactitude les échanges survenus ainsi que toute information importante mentionnée séance tenante. Signe ses procès-verbaux et fait parvenir ceux-ci aux présidentes et présidents ainsi qu'aux autres parties prenantes;
• Planifie l'appel du rôle : rédige les avis de convocation, coordonne la signification de ceux-ci avec l'huissier et en assure le suivi. Prépare la documentation pour la présidente ou le président en chef et en assure la mise à jour. Coordonne les demandes de remise de l'appel du rôle auprès de la présidente ou du président en chef et des parties;
• Prend connaissance des dossiers en vue des auditions;
• Agit comme personne-ressource auprès des présidentes, des présidents et membres du Conseil de discipline ainsi que du Conseil d'arbitrage des comptes dans le cadre des auditions, des appels du rôle et des conférences de gestion;
• Est responsable de l'enregistrement des auditions, des appels du rôle ainsi que des conférences de gestion, et ce, conformément au Code des professions et aux règlements applicables. Assure la conversion des enregistrements aux formats requis et veille à leur conservation;
• S'assure que les pièces et la jurisprudence déposées lors des auditions sont au dossier, complète celui-ci, renomme les pièces au besoin et effectue les suivis nécessaires. Rédige un sommaire des éléments essentiels de l'audition, de la conférence de gestion ou de l'appel du rôle à l'attention du ou de la parajuriste, Greffes;
• Émet des recommandations visant à améliorer les processus liés à ses responsabilités;
• Apporte son soutien aux parajuristes, Greffes, sur demande de sa ou son gestionnaire;
• Effectue toute autre tâche requise dans le cadre de ses fonctions.

Exceptionnellement, la personne titulaire du poste peut être appelée à se déplacer pour assister à des auditions à l'extérieur de la région de Montréal.

Qualifications

Formation et expérience

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques juridiques;
• Baccalauréat en droit, un atout;
• 2 à 4 ans d'expérience dans un poste comportant des fonctions et responsabilités similaires;

Une combinaison de formation dans ce domaine et d'années d'expérience pertinentes pourrait également être considérée.

Champs d'expertise

• Code des professions et règlements
• Processus d'arbitrage, de révision et de discipline
• Rédaction technique

Connaissance des outils

• CPAQ
• Excel
• Médias d'enregistrement
• Outils de recherche juridique
• Word