Adjointe Administrative

Titre : Adjoint(e) administratif(ve)

Division : Exécutifs

**Sommaire du poste**:
Logient est à la recherche d’un(e) Adjoint(e) administratif(ve), qui assistera notre Président. La personne titulaire du poste contribuera à la bonne marche de l’organisation à deux niveaux:
**La gestion du bureau à titre de Coordonnateur(trice).**
Elle sera, à ce titre, présente 3 jours / semaine au bureau afin de veiller à la bonne gestion opérationnelle quotidienne.

**Le soutien administratif auprès du Président.**
La personne secondera le Président dans différents dossiers de gouvernance corporative et assurera des suivis rigoureux et diligents. Elle sera responsable du suivi des différents dossiers, dont certains plus stratégiques.

**Responsabilités**:
Volet gestion du bureau à titre de Coordonnateur(trice):

- Assurer une présence à l’accueil du bureau 3 jours/ semaine afin d’orienter les visiteurs et recevoir les livraisons en lien avec le fonctionnement du bureau ;
- Collaborer avec les différents fournisseurs afin d’offrir une expérience client/employé unique ;
- S’assurer que les espaces de travail du bureau soient accueillants ;
- Coordonner les différentes activités permettant la bonne gestion du bureau (organisation d’événements, activités d’équipe et sous-traitance, etc.) ;
- Établir et maintenir des relations appropriées avec les différents clients et interlocuteurs ;
- Veiller à la gestion du courrier ;
- Assurer les commandes en lien avec les besoins suivants:

- Épicerie à chaque semaine ;
- Fournitures de bureau au besoin ;
- Gérer les demandes adressées aux boîtes courriels « Quartier général » et « Logient communications » ;
- Contacter le réparateur concerné ou le concierge de l’immeuble en cas de bris de matériel.

Volet adjoint(e) administratif(ve) en soutien au Président:

- Coordonner et s’assurer de la logistique des réunions des différents comités (stratégique, exécutif, direction) ;
- Rédiger les notes de rencontres des différents comités et les mettre au propre pour les communiquer aux différents intervenants ;
- Préparer et réviser certains documents avant et après les rencontres;
- Assurer la mise en page et la révision linguistique des documents ;
- Coordonner la logistique des rencontres avec les clients (réserver les salles, préparer l’ordre du jour, accueillir les clients, etc.) ;
- Gérer la base de données des contacts et des partenaires de l’organisation;
- Gérer, filtrer et rediriger au besoin les appels téléphoniques et/ou courriels adressés à la haute direction ;
- Gérer l’agenda du Président et chef de la direction ;
- Coordonner le calendrier des communications interne et externe.

Exigences:

- Détenir au minimum un diplôme d’études collégiales en technique administrative ou équivalent ;
- Cumuler un minimum de 5 ans d’expérience dans un rôle de soutien administratif pour des professionnels ;
- Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit ;
- Maîtrise de la Suite MS Office.

Compétences:

- Travaille avec précision et minutie ;
- Faire preuve de polyvalence, d’autonomie et de débrouillardise ;
- Discrétion, capacité d’organiser son travail et d’établir les priorités de projets multiples dans des délais serrés ;
- Communication claire et concise ;
- Soucis du service à la clientèle, comprend les besoins et attentes des clients internes et externes et y répond adéquatement ;
- Apte à travailler en équipe, collabore avec les autres pour atteindre des objectifs communs ;
- Habile avec l’informatique ;
- Connaissance des systèmes d’exploitation Windows 10 et Mac OS, un atout.