Secrétaire de Centre

**Centre d'éducation des adultes | Coaticook**
**8h à 13h du lundi au vendredi (25 heures)**

**Ton rôle**
En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative du centre, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat du centre d’éducation des adultes ou du centre de formation professionnelle.

**Tes principales responsabilités**
- Planifier et organiser le travail du secrétariat de manière à ce que le centre se conforme aux diverses obligations administratives à l’égard du centre de services, des ministères et divers organismes et à respecter les échéanciers de ces opérations et des diverses activités du centre; elle en fait le suivi et effectuer les rappels appropriés; prendre connaissance des procédures administratives impliquant ses tâches, de manière à s’y conformer et, au besoin, d’en informer les personnes concernées.
- Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, répondre aux demandes et doléances et apporter les solutions dans la mesure de ses compétences; en l’absence de la direction et selon les instructions, informer sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés.
- Colliger les données nécessaires pour la préparation du budget, participer à son élaboration, voir à son suivi et dresser des rapports sur les soldes budgétaires; effectuer la tenue des livres comptables du centre et des activités parascolaires, le paiement des factures, des autres comptes et les dépôts bancaires; signer conjointement des chèques, concilier des comptes, tenir une petite caisse et recueillir les argents pour diverses activités ou campagnes de financement.
- Compiler les demandes de matériel du personnel du centre, effectuer les calculs nécessaires, vérifier les disponibilités budgétaires et les prix auprès des fournisseurs; selon la politique en vigueur, procéder aux achats ou remplir les bons de commande, réceptionner les marchandises et voir à leur distribution.
- Tenir un magasin d’articles scolaires. Dresser l’inventaire physique des immobilisations du centre et l’inventaire des livres de la bibliothèque. Pour les réparations du matériel et de l’équipement, réquisitionner les services appropriés et s’assurer que les réparations sont effectuées.
- Selon les instructions, dresser la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant, et selon les indications voir au remplacement du personnel absent.
- Être responsable de la tenue de registres et dossier concernant, entre autres, l’inscription et le classement des élèves, l’assiduité du personnel et des élèves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la déclaration de l’effectif scolaire et le transport scolaire; vérifier les données nécessaires, les saisir, produire et transmettre les rapports; remplir divers formulaires.
- Répondre aux besoins des élèves : transmettre, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux élèves, aux parents et au personnel du centre et, au besoin, les rappeler aux personnes concernées; selon la politique en vigueur et dans la mesure de sa compétence, prendre les mesures appropriées dans les situations d’urgence; peut être appelée à exercer la surveillance d’élèves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes périodes; au besoin, prodiguer les premiers soins; remplir les rapports requis.
- Peut être appelée à effectuer le prêt de volumes et à contrôler le prêt d’appareils audiovisuels et à s’acquitter des tâches administratives relatives à la location et au prêt de salles, à participer à l’organisation matérielle d’activités éducatives en procédant notamment à la réservation du transport.
- Répondre aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches et, au besoin, effectuer des rappels; transmettre la documentation pertinente; examiner le courrier, rechercher, recueillir et agencer les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, préparer un projet de réponse, acheminer le tout à la personne concernée et en assurer le suivi; préparer la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.
- Voir à l’organisation matérielle des réunions, convoquer les participants, préparer les dossiers nécessaires, rédiger selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assister à ces réunions et rédiger un projet de compte rendu ou de procès-verbal.
- Rédiger, à partir d’indicatio