Agent(E) Administratif(Ve)

**À propos du poste**
Nous recherchons un agent ou une agente administratif(ve) pour rejoindre notre équipe dynamique à la Direction de la formation continue du Cégep de Sept-Îles. Dans ce rôle, vous serez en charge de diverses tâches administratives essentielles au bon fonctionnement de notre bureau. Vous jouerez un rôle clé dans la gestion des opérations quotidiennes et dans le soutien à nos équipes.

**Responsabilités**
- **Accueil et communication DFC au besoin**
- Répondre aux appels et aux courriels de la Formation continue et les rediriger au besoin.
- Accueillir et assister les étudiants, enseignants et visiteurs au besoin.
- **Support administratif Services aux entreprises (SAE)**
- Effectuer des tâches générales de bureau (photocopies, traitement de texte, envois, sondages, etc.).
- Préparer et valider la documentation d’embauche des nouveaux employés avant transmission.
- Gérer les inscriptions et admissions dans la base de données.
- Entrer, classer et numériser les contrats et documents administratifs.
- Faire le suivi de la facturation et des feuilles de temps pour les formateurs.
- Assurer le suivi des pièces justificatives el lien avec les offres de services aux fins de reddition de compte.
- Effectuer des demandes d’engagement et des DMA.
- **Gestion de formations et d’outils**
- **Formations sur mesure / Services aux entreprises**:

- Programmer la plateforme des formations liées aux services aux entreprises (Lära) (horaire, liens, rappels, etc.)
- Faire le suivi administratif des offres de services en SAE.
- Gérer les listes de présence et les communications avec les formateurs.
- Mettre à jour divers tableaux Excel.
- Commander et distribuer les livres.
- Gérer l’envoi, la vérification et le dépôt des sondages d’appréciation.
- Facturation SAE
- **Attestations d’études collégiales (AEC)** (au besoin en cas de débordement ou d’absence la personne responsable):

- Commander les livres, attribuer les casiers, communiquer avec les nouveaux employés/étudiants.
- Effectuer les demandes d’accès aux TI, d’horaires aux professeurs et d’impression à la reprographie.
- Déposer les sondages d’appréciation.
- Planifier les entrevues de sélection et saisir les informations correspondantes.
- Utiliser le logiciel **Clara** pour : réservations de locaux, création et modification d’horaires, inscriptions, etc.
- Gérer le logiciel **Moodle** : création de cohortes, ajout/retrait d’enseignants et d’étudiants.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

**Compétences et habiletés évaluées**
- Sens de l’initiative
- Capacité à communiquer
- Bonne gestion des priorités et du stress
- Méthodique

Ces compétences et habiletés pourront être évaluées par le biais d’une entrevue et de mises en situations écrites et verbales.

**Profil recherché**
Vous êtes fait(e) pour ce poste si:

- Vous avez une expérience administrative ou de bureau significative
- Vous maîtrisez les outils informatiques, notamment Microsoft Office et Google Workspace
- Vous possédez d'excellentes compétences en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit, ainsi qu'une bonne étiquette téléphonique
- Vous êtes organisé(e) et capable de gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique
- Une expérience dans un cabinet médical ou dentaire est un atout apprécié

Si vous êtes motivé(e), rigoureux(se) et souhaitez contribuer à un environnement de travail stimulant, nous serions ravis de vous accueillir au sein de notre équipe.

Type d'emploi : Temps plein, Contrat à durée déterminée
La durée du contrat : 10 mois

Rémunération : 24,99$ à 27,95$ par heure

Heures prévues : 35 par semaine

Avantages:

- Assurance Invalidité
- Congés payés
- Gym sur place
- Régime de retraite
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée

Formation:

- DEP/ AEC ou Certificat (Souhaité)

Expérience:

- gestion administrative d'une bureau: 1 an (Souhaité)

Langue:

- français (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel