Coordonnateur Coordonnatrice de Bureau

Mise en ligne : 17 octobre 2025 Date de fin du concours : 31 octobre 2025

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**Emplacement**: Toronto **Profil de flexibilité**: En présentiel **Échelle salariale**: 5 - 55 532 $ à 67 536 $ (en révision) **Statut poste**: Temporaire - Temps plein, 12 mois **Numéro de poste**: 00349975 **Service**: Unité documentaire du centre **Catégorie syndicale**: SCFP

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**SOMMAIRE DU POSTE**

Le coordonnateur ou la coordonnatrice du bureau veille au bon fonctionnement quotidien des bureaux de l’ONF et apporte son aide à tous les services sur place. Son rôle englobe la coordination du bureau, la communication entre les services, le soutien administratif et logistique, la logistique liée à la soumission des projets, la santé et la sécurité, les aménagements en matière d’accessibilité et le soutien informatique de première ligne. Le ou la titulaire du poste agit comme point de contact central afin d’assurer la cohérence, l’efficacité et la collaboration entre les unités et les sites.

**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS DU POSTE**

**Pour tous les services sur place**:

- Veille à ce que les espaces de travail soient organisés, fonctionnels, sûrs et dotés des ressources nécessaires pour répondre aux besoins de tous les services sur place.
- Sert de point de contact principal pour les besoins liés aux bureaux dans toutes les unités, assure la liaison avec les propriétaires, le personnel, les pigistes et les fournisseurs externes afin de garantir le bon déroulement des opérations.
- Entretient les espaces communs, y compris les cuisines et les zones communes, et gère le courrier, les plantes et les fournitures de bureau.
- Veille au bon fonctionnement de l’accueil, notamment en accueillant les visiteurs et visiteuses, en répondant à la sonnette et en distribuant les cartes d’accès.
- Participe aux procédures de santé et de sécurité, notamment en tant que responsable incendie, responsable du confinement et secouriste.
- Aide à coordonner les aménagements d’accessibilité dans les espaces de bureau et lors d’événements.
- Effectue des visites régulières au bureau secondaire (tous les deux mois) afin de garantir la cohérence des normes et des opérations.

**Pour l’unité de production**:

- Gère la boîte de réception générale de l’unité de production et s’occupe des communications avec les cinéastes pour les événements et les engagements.
- Coordonne et assure le suivi des soumissions de projets ; planifie les réunions de soumission et soutient la communication des résultats.
- Fournit un soutien administratif général (réservations de voyage, traitement des dépenses, bons de commande, relations avec les fournisseurs) afin d’assurer l’efficacité des opérations dans tous les bureaux.
- Assiste le producteur exécutif dans la gestion du calendrier, l’organisation des réunions, la maintenance de SharePoint et les rapports internes.

**Pour l’unité de distribution, de marketing et de communication**:

- Participe à la logistique des événements, notamment l’installation, les listes d’invités, les confirmations de présence, la billetterie et l’assistance sur place.
- Coordonne l’expédition, la commande et l’inventaire du matériel promotionnel, de la signalisation et des fournitures nécessaires aux événements.
- Traite les bons de commande et les dépenses afin de soutenir les campagnes et les événements.
- Fournit des rapports et assure le suivi des données (mesures d’audience, participation aux événements, résultats des campagnes) pour le directeur de l’engagement et de l’éducation du public.
- Facilite la communication en planifiant les réunions d’équipe, en préparant les documents d’information et en tenant à jour les calendriers de projet partagés.
- Apporte son soutien aux relations avec la presse et les partenaires en préparant et en distribuant des dossiers de presse et des listes d’accréditation.
- Sert de point de contact pour les équipes internes afin de répondre aux besoins de dernière minute lors des lancements, des festivals et des événements éducatifs.

**FORMATION, CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE REQUISES**
- Diplôme d’études collégiales en administration, gestion de bureau ou dans un domaine connexe.
- Au moins trois ans d’expérience dans un poste similaire, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience.
- Expérience dans la gestion d’espaces de bureau physiques et dans la liaison avec les pro