Coordinateur de Bâtiments/facilities Coordinator

**Job Title**

Coordinateur de bâtiments/Facilities Coordinator
**Job Description Summary**

Le coordinateur de bâtiments fournit une assistance à l'équipe de gestion des bâtiments pour assurer la prestation des services et des besoins concernant les installations du client. Il assure également un soutien direct à l'équipe de gestion des bâtiments avec, en continu, des responsabilités liées aux bâtiments et à l'équipe de gestion. Le coordinateur de bâtiments doit être bilingue français/anglais. C’est une fonction hybride : le coordinateur de bâtiments sera 3 jours en entreprise, 2 jours en télétravail. Il effectuera une visite mensuelle au site de la ville de Québec.

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The Facilities Coordinator provides assistance to the facility management team to ensure successful service delivery of the client facility needs. Directly supports the facility management team with on-going facility and team related responsibilities.
- FONCTIONS ESSENTIELLES ET RESPONSABILITES
- Fournir des services de gestion globale des bâtiments, y compris une surveillance continue des bureaux/ bâtiments.
- Répondre aux demandes de renseignements et aux préoccupations des clients, en assurant une prestation de service rapide et de qualité face aux problèmes.
- Suivre les clients afin de s’assurer de leur satisfaction.
- Répondre à toutes les demandes de renseignements et de plaintes concernant le bâtiment ; évaluer les problèmes et prendre les mesures correctives nécessaires.
- Rester informé sur tous les aspects des systèmes opérationnels du bâtiment.
- Effectuer la coordination avec les sous-traitants externes, pour le service et les réparations de l'équipement.
- Suivre le protocole et la procédure de sécurité spécifiques à la maintenance du bâtiment.
- Maintenir une communication continue avec les sous-traitants, le client et l'équipe de gestion.
- Aider à l'inspection du site et des autres bâtiments attribués au portfolio
- Créer des bons de travail et les attribuer au personnel d'ingénierie, aux sous-traitants et aux fournisseurs.
- Effectuer des rapports concernant les bons de travail ouverts et fermés ; vérifier l'état des bons de travail ouverts avec la personne concernée.
- Demander, examiner et soumettre des bons de travail ; examiner les offres et les propositions des sous-traitants.
- Vérifier le prix final de la facture et traiter les paiements en temps et en heure.
- Aider au suivi et à l'évaluation des performances des fournisseurs et sous-traitants.
- Former les fournisseurs et sous-traitants aux procédures des bons de travail et de facturation.
- Gérer les bons de travail complexes relatifs aux catastrophes naturelles et à la réparation des désastres.
- Gérer le service et la performance des fournisseurs, sous-traitants et propriétaires concernant l'achèvement des travaux en temps et en heure.
- Créer et enregistrer de façon appropriée, toute communication écrite entre les parties.
- Planifier ; documenter l'entretien et les réparations relatifs à l'équipement du bâtiment.
- Communiquer fréquemment avec le client, les propriétaires, les fournisseurs et les sous-traitants pour résoudre les problèmes et fournir des mises à jour concernant l'état du projet.
- Former et orienter les nouveaux associés aux processus et procédures divers.
- Assister le client dans la coordination des évènements
- Aider à mesurer et à rapporter les indicateurs de performance clés par rapport aux accords de niveau de service.
- Fournir une assistance de service pour les installations au nom du ou des clients ; surveiller le flux de travail interne/externe pour tous les cas de demande, afin d'assurer une qualité constante du service et du travail produit.
- Trier le courrier
- Expédier/réceptionner le courrier (FedEx)
- Commander les fournitures de bureau, mobilier, etc.
- Accompagner les clients/fournisseurs dans tout le bâtiment.
- Coordonner la restauration pour les réunions/événements.
- Travailler en étroite collaboration avec l'équipe sur place.
- Coordonner la planification des fournisseurs.
- COMPÉTENCES REQUISES
- Compétences en communication (orale et écrite)
- Capacité à orienter le client
- Gestion multitâche
- Souci du détail
- Connaissances financières
- Compétences en gestion du temps
- Capacité à travailler en équipe
- NIVEAU D’ETUDES REQUIS
- Diplôme d'études secondaires ou diplôme d'équivalence générale requis.
- EXPÉRIENCE REQUISE
- Un minimum de 2-3 ans d'expérience de travail dans un secteur administratif, comptable ou de services aux locataires.
- Expérience dans les domaines suivants : saisie de données, rapports de dépenses, classement de documents, réponse téléphonique, planification de projets ; communication
- Expérience en service clientèle.
- Expérience souhaitée dans les secteurs de la gestion des installations/propriétés, de l'immobilier commercial ou des services professionne