Technicien(Ne) en Administration

Description du poste:
- SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
- Sous l’autorité hiérarchique du chef du service des Priorités régionales CNESST et Santé publique de la direction adjointe Santé au travail (SAT), le titulaire du poste contribue à titre de soutien technique pour des mandats donnés par le service Priorités régionales mais qui contribuent au soutien de tout la direction adjointe.
- PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Volet - Finances, comptabilité (100 %)- Collaborer à plusieurs mandats avec l’agent de gestion financière de SAT;
- Assurer les conciliations périodiques des comptes du grand livre;
- Effectuer la compilation des titres d’emplois pour le rapport annuel de fin d’année;
- Assumer la conciliation des formations des employés pour le rapport annuel de fin d’année;
- Préparer des tableaux synthèses de données pour le suivi financier;
- Assurer la conformité entre les bons de commandes, les devis et les factures;
- Effectuer la conciliation et le suivi de la petite caisse;
- Assurer la codification des factures;
- Procéder au suivi des niveaux d’autorisation d’achat;
- Procéder à la préparation, à l’envoi et à l’enregistrement des factures;
- Préparer et tenir à jour la liste des employés SAT et le tableau des contrats de service;
- Effectuer le suivi des échéances des contrats de service;
- Assurer le suivi des comptes de dépense des employés SAT;
- Collaborer à la préparation du rapport annuel (ETC, inventaire);
- Appliquer les règles de contrôle interne dans le secteur d’activité qui lui est confié;
- Assurer, avec l’agent de gestion financière, les communications liées aux dossiers pour lesquels il effectue le suivi et les communications nécessaires dans le traitement de leurs dossiers avec les clients et partenaires;
- Faire part de ses analyses à l’agent de gestion financière.
- Organiser et effectuer le classement des dossiers pour lesquels il effectue le suivi selon les normes en vigueur;
- Participer à l’amélioration continue des processus de travail reliés à son secteur d’activité;
- Effectuer la cueillette et l’analyse des données;
- Vérifier l’exactitude des données à l’aide des différents rapports;
- Participer à certaines réunions de suivi des dossiers sous sa responsabilité à la demande de son supérieur immédiat;
- Collaborer à l’orientation du nouveau personnel;
- Accomplir toute autre fonction connexe à la demande de son supérieur immédiat.
- Exigences:
- EXIGENCES
- Doit détenir un diplôme de fin d'études collégiales (DEC) en techniques administratives pertinent à la fonction
- OU
- Une attestation d'études collégiales (AEC) pertinente à la fonction
- OU
- Un certificat pertinent à la fonction
- OU
- Un baccalauréat pertinent à la fonction
- ET
- RÉUSSIR LES TESTS SUIVANTS
- Français niveau 1
- Word niveau 1
- Excel niveau 2
- ET
- Test de secteur (Note de passage 70%)
- Répartition des points:

- Calculs : 50 %
- Réponses : 50 %
- CONNAISSANCES THÉORIQUES APPLIQUÉES- Très bonne connaissance de la langue française à l’oral et à l’écrit.
- Très bonne connaissance des logiciels de la suite Office.

Note : Pour une optimisation du temps dans la réalisation de certains travaux reliés aux Finances, la connaissance dans Excel des fonctionnalités « tableaux croisés dynamiques » et « recherche V » sont un atout afin d’extraire, synthétiser, analyser et explorer les données.
- COMPÉTENCES CLÉS ATTENDUES- Aptitude à influencer, à mobiliser et à négocier de manière positive dans le but d’atteindre les objectifs
- Aptitude à s’organiser et à établir des priorités
- Aptitude à synthétiser l’information, la vulgariser et la communiquer efficacement autant à l’oral qu’à l’écrit
- Aptitude à travailler en équipe interdisciplinaire et à collaborer
- Capacité d’adaptation et de gestion du stress
- Démontre de la rigueur et un grand souci de qualité dans son travail
- Orientation vers la clientèle
- Sens de l’observation, esprit d’analyse et jugement
- Remarques:
- Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.