Technicien(Ne) en Administration

Technicienne en administration - Enseignement et Stage

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
Une seule grande équipe est dédiée au développement de ces stages et des activités d’enseignement pour notre établissement. Cette équipe intégrée relève de la Direction de l’enseignement universitaire et de la recherche (DEUR) et de la Direction des ressources humaines, des communications et des affaires juridiques (DRHCAJ). Le titulaire du poste évoluera donc dans une équipe composée d’employés et de gestionnaires des deux directions.
Sous l’autorité de la chef de service Bibliothèques, Centres de documentation et Soutien aux activités d'enseignement universitaire, le titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec l’équipe des Agents de planification, programmation et recherche (APPR) en assumant les tâches reliées à la coordination des stages universitaires, le développement pédagogique et la gestion administrative du service.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Assure la prise en charge de la logistique des stages de niveau universitaire, collégial et professionnel se déroulant au CIUSSS, en collaboration avec l’agente de planification, de programmation et de recherche.
- Gère la base de données des activités en enseignement, de façon à documenter en continu l’accueil de stagiaires dans l’établissement, à alimenter le tableau de bord annuel en enseignement et à faciliter la reddition de comptes aux différentes instances concernées (MSSS, universités, maisons d’enseignement, etc. )
- Assure le soutien aux travaux des différents comités associés aux activit
- s d’enseignement, y compris l’organisation des journées d’accueil de stagiaires et des activités de reconnaissance à l’intention des superviseurs de stage.
- Soutient le développement des outils informatiques
- Développe et met à jour les profils d’accueil pour les stagiaires et les superviseurs selon la discipline et le point de service
- Développe les outils d’accueil des stagiaires
- Tient à jour le registre des lieux de stages : locaux, ordinateurs, téléphones, etc.)
- Effectue le suivi de la facturation avec les maisons d’enseignement
- Coordonne les demandes d’accès informatique, de cartes d’identité des stagiaires et de vérification des antécédents judiciaires
- Assure le suivi du processus des stages rémunérés et des stages internationaux

Volet coordination des stages universitaires
- Tenir un registre des contrats d’affiliation et des ententes de service universitaires ;
- Consigner et tenir à jour l’offre de stage et les capacités d’accueil, et ce, pour les disciplines disponibles, les types de stages, ainsi que le volume de places par direction/installation ;
- Traiter les demandes de stage institutionnelles ou individuelles ;
- Planifier et coordonner l’accueil des stagiaires et contribuer à l’animation des séances d’accueil en collaboration avec les APPR’s ;
- Participer à la coordination des activités d’amélioration continue en préparant et en administrant des sondages de satisfactions et en compilant et en analysant les résultats ;
- Produire des statistiques et préparer des rapports à diverses fins.

Volet administratif
- Rédiger et mettre à jour des contenus Web (Internet, intranet) ;
- Assurer le suivi de la facturation des stages universitaires ;
- Participer au contrôle budgétaire du service.

**Exigences**:
EXIGENCES:
Formation académique exigée (en lien avec la nomenclature du titre d’emploi)
DEC en technique administrative (ou dans une discipline appropriée) d’une école reconnue par le Ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur.
Ou
AEC en technique administrative (si expérience pertinente).
OU
Un certificat pertinent à la fonction.
OU
Un baccalauréat pertinent à la fonction.

*Nous avons besoin d'une preuve de diplôme dans le repère québécois : soit un diplôme obtenu au Québec, soit une évaluation comparative des études effectuées hors du Québec.

EXPÉRIENCES ET AUTRES
- Deux (2) années d’expérience de travail, préférablement récente et pertinente dans des fonctions de coordination d’activités d’enseignement et de stages considéré un atout.
- Connaissance de la santé et des services sociaux en contexte universitaire considéré un atout.
- Maitrise d'HSPnet, Medsis et ÉNA (Environnement numérique d’apprentissage) un atout.
- Posséder des connaissances intermédiaires de l’informatique (incluant les systèmes de gestion de contenu Web/intranet).

TESTS À COMPLÉTER
- Français de niveau 1, anglais un atout
- Word de niveau 1
- Excel de niveau 2
- Power Point niveau 1
- Access intermédiaire un atout

TEST DE SECTEUR ET/OU ENTREVUE DE SÉLECTION
Réussir le test de secteur (note de passage 70%)
Répartition des points:

- Sens de l'organisation et des priorités : 50%
- Jugement et capacité d'analyse : 25%
- Collaboration et esprit d'équipe : 10%
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