Office Agent Class Ii

NOTICE OF VACANCY PLEASE POST

ANY VACANCIES RESULTING FROM THE STAFFING OF THIS POSITION WILL BE POSTED

OFFICE AGENT CLASS II

GORDON ROBERTSON BEAUTY ACADEMY

240 Beaurepaire Dr. Beaconsfield,

Quebec H9W 6G4

**Director**: Claudine Turnbull

**Status of post**: Regular Part-Time

**Start date**: Immediately

**Working Schedule**: 14 hours per week

Thurs, Fri

8:00am to 4:00pm

**Qualifications**:
Hold a Diploma of Vocational Studies in a specialty appropriate for the class of employment, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority.

AND

Have some knowledge of office automation.

**Other Requirements**:
**Must be**:
bilingual (French and English)

willing to work evenings on occasion

able to work independently

a team player

**Must have**:
strong knowledge of Microsoft Word and Excel (Testing Required)

excellent Interpersonal skills

excellent organizational skills

strong communication and customer service skills

a receptive and friendly attitude

an ability and disposition to deal with students and clients

an ability to manage difficult situations

**Salary scale as per the IASS’ Collective Agreement**:
$21.73 - $22.65 per hour

Nature of the work

The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in performing a variety of relatively simple administrative duties according to established instructions, methods or procedures and requiring routine decisions based on a limited number of elements.

**Daily Tasks/Dossiers**:
**Reception duties**:
Answer phone calls / return calls timely manner

Schedule appointments for Hair Salon and Esthetics’ Spa

Follow-up with clients

Open door and greet students in the mornings

Receive deliveries/packages

Communicate with teachers regarding appointment schedules

Provide support to administration and teachers with Information Sessions, Open Houses, Graduation

Work with La Procure to manage students’ and clients’ payments

Produce different reports (end of the day report, daily reports, cash register reports)

Make photocopies

Perform any other related duties and tasks as needed

The Lester B. Pearson School Board subscribes to an Equal Access to Employment program and values

diversity in its workforce, encouraging all qualified applicants to apply. We are committed to developing

inclusive, barrier-free selection processes and work environments.

AVIS DE POSTE VACANT VEUILLEZ AFFICHER

LE POSTE QUI DEVIENDRA VACANT LORSQUE CELUI-CI SERA COMBLÉ SERA AFFICHÉ, DE MÊME QUE TOUS LES AUTRES PAR LA SUITE.

AGENTE OU AGENT DE BUREAU, CLASSE II

GORDON ROBERTSON BEAUTY ACADEMY

240, chemin Beaurepaire,

Beaconsfield, Québec H9W 6G4

**Directrice**: Claudine Turnbull

**Statut du poste**: Régulier, temps partiel

**Date de début**: Immédiate

**Horaire de travail**: 14 heures par semaine

Jeudi, vendredi

8 h à 16 h

**Qualifications requises**:
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

ET

Posséder des notions en bureautique

**Autres exigences**:
Bilinguisme (français et anglais)

Travail en soirée à l’occasion

Autonomie

Esprit d’équipe

Solide connaissance de Microsoft Word et Excel (examens requis)

Excellentes habiletés en relations interpersonnelles

Excellentes compétences organisationnelles

Solides compétences en communication et service à la clientèle

Attitude accueillante et courtoisie

Capacité et disposition à traiter avec des élèves et des clients

Capacité de bien gérer les situations difficiles

**Échelle de salaire selon la convention collective del’UIES**:
21,73$ - 22,65 $ de l’heure

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à effectuer diverses tâches administratives peu complexes selon des directives, des méthodes ou des procédures précises et nécessitant des choix routiniers basés sur un nombre limité d’éléments.

Tâches quotidiennes/Dossiers

Tâches à la réception

Répondre au téléphone et aux messages rapidement

Prendre des rendez-vous pour le salon de coiffure et d’esthétique

Faire des suivis auprès des clients

Ouvrir la porte et accueillir des élèves le matin

Réceptionner les livraisons et les paquets

Communiquer avec les enseignants sur les horaires des rendez-vous

Aider les cadres et les enseignants sur les séances d’information, les portes ouvertes et les remises de diplômes

Travailler avec La Procure pour gérer les paiements des élèves et des clients

Produire divers rapports (rapport de fin de journée, rapports quotidiens, rapports de caisses)

Faire des photocopies

Au besoin, exécuter des tâches co