Office Agent Principal Class

NOTICE OF VACANCY PLEASE POST
ANY VACANCIES RESULTING FROM THE STAFFING OF THIS POSITION WILL BE POSTED

OFFICE AGENT PRINCIPAL CLASS

EQUIMENT SERVICES

1925 Brookdale, Dorval, Quebec

Director: Peter Amos

Status of post: Replacement full-time

Start date: Immediate

Working Schedule: 35 hours per week

7:30am - 3:30pm

Qualifications:
Hold a Diploma of Vocational Studies in a specialty appropriate for the class of employment, or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority, and have six (6) years of pertinent experience.

AND

Have a thorough knowledge of office automation.

Other Requirements:
Must be bilingual

Must have excellent knowledge and demonstrated ability in Microsoft WORD, EXCEL, ACCESS, POWERPOINT & Google suites

Must have excellent interpersonal and communication skills

Demonstrated ability to deal with the public in a professional manner

Demonstrated above-average organizational skills and the ability to meet strict deadlines

Demonstrated ability to work independently as well as effectively on a team

Demonstrated ability to multi-task and work effectively under pressure

Ability to treat documents with diligence while respecting confidentiality

Must be willing to work additional hours during very busy periods

Must be able to start work at 7:30am

Knowledge of PAIE GRH would be an asset

Salary scale as per the IASS’ Collective Agreement:
$23.12 To $28.31 per hour

Nature of the work

The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in organizing, coordinating and monitoring the work performed by his or her team composed of administrative support staff. This class of employment also includes employees who perform principally and customarily highly specialized work characterized by the complexity1, expertise2 and autonomy3 required.

Daily Tasks/Dossiers:
Being the main point of contact for all caretaking and maintenance employees pertaining to human resource and payroll questions and concerns.

Verification of caretaking absence line throughout the day

Managing and entry of absences for all caretaking and maintenance personnel

Maintain the equipment services ACCESS database for caretaking and maintenance vacations

Scheduling and managing of replacement caretakers

Coordination of overtime shifts

Maintenance of Overtime Priority List

Payroll entry for all a replacement caretakers

Assisting in the movement of personnel/posting sessions

Drafting of Human Resource Transaction Forms

Preliminary processing of activity and expense, overtime, salary adjustment and school activity forms

Managing the accumulated time dossier for caretaking and maintenance personnel

The board wide programming of devices (key fobs, access cards and micro-tags) for card access entry on AVIGILON

Managing of split shift merge dossier

Drafting of letters and memos for the Assistant Director of Equipment Services

Other related tasks

AVIS DE POSTE VACANT VEUILLEZ AFFICHER

LE POSTE QUI DEVIENDRA VACANT LORSQUE CELUI-CI SERA COMBLÉ SERA AFFICHÉ, DE MÊME QUE TOUS LES AUTRES PAR LA SUITE.

AGENTE OU AGENT DE BUREAU, CLASSE PRINCIPALE

EQUIPMENT SERVICES

1925, avenue Brookdale, Dorval, Québec

Director: Peter Amos

Statut du poste : Remplacement à temps plein

Horaire de travail: 35 heures par semaine

Date de début: Immédiatement

Qualifications requises:
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir six (6) années d’expérience pertinente.

ET

Avoir des connaissances approfondies en bureautique.

Autres exigences:
Posséder d’excellentes compétences à l’écrit et à l’oral en français et en anglais

Faire preuve d’un solide esprit mathématique et analytique en résolution de problèmes

Avoir une connaissance des logiciels Microsoft Office, Access, Excel et Word

Examens exigés

Excellentes habiletés en relations interpersonnelles et communications

Avoir une capacité supérieure à la moyenne pour traiter avec le public de manière professionnelle

Avoir des habiletés d’organisation supérieures à la moyenne et la capacité de respecter les échéanciers serrés

Avoir une capacité d’exécuter plusieurs tâches à la fois et de travailler efficacement sous pression

Avoir la capacité de travailler en équipe

Être capable d’assumer les responsabilités et les tâches de l’emploi avec une supervision mínimale

Accepter de travailler selon un horaire flexible lors des périodes très occupées

La connaissance du système de paie GRICS - un atout

Expérience du secteur de l'éducation des adultes et de la formation professionnelle - un atout

Échelle de salaire selon la convention collective del’UIES:
23,12 $ à 28,3