Agent(E) Administratif(Ve)

Sous l’autorité du directeur général du Centre d’excellence sur les drones (CED), l’agent/e œuvre au sein d’une équipe dynamique et multidisciplinaire. En collaboration avec ses collègues, la personne affectée à ce poste gère l’administration du Centre d’excellence sur les drones (CED) et ses divers comités de développement. Elle planifie les rencontres et événements de petite et grande envergure. Elle soutient dans ses tâches le directeur du créneau d’excellence sur les drones civils et commerciaux (Créneau) envers l’atteinte des objectifs soumis au Ministère de l’Économie de l’Innovation et de l’Énergie (MEIÉ). La personne travaille de concert avec le personnel du Créneau et du CED à l’opérationnalisation des projets.

**DESCRIPTION DES TÂCHES**

1. **Gestion des documents** : Préparer, réviser et mettre en forme divers types de documents tels que des rapports, des correspondances, des formulaires et des présentations. S'assurer de l'exactitude et de la cohérence des informations, ainsi que du respect des normes de présentation;
2. **Coordination des informations** : Collecter, filtrer et distribuer les informations pertinentes aux personnes concernées, en veillant à ce que les communications internes et externes soient efficaces.

3. **Accueil et assistance** : Accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques et aux courriels, et diriger les demandes vers les personnes appropriées. Fournir des renseignements généraux sur l'organisation, ses produits ou services, et apporter une assistance de base aux clients ou aux collègues.

4. **Gestion des agendas** : Planifier et organiser les rendez-vous, les réunions et les événements pour les membres de l'équipe. Coordonner les disponibilités, envoyer les invitations, réserver les salles de réunion et préparer la documentation nécessaire.

5. **Suivi des dossiers** : Assurer le suivi des dossiers et des projets en cours, en s'assurant que les échéances sont respectées et que les informations pertinentes sont documentées et communiquées aux parties concernées.

6. **Gestion des fournitures de bureau** : Effectuer des commandes de fournitures de bureau, suivre les stocks, réapprovisionner les armoires et les espaces de travail, et s'assurer que les équipements et les fournitures nécessaires sont disponibles pour les membres de l'équipe.

7. **Traitement des dépenses** : Gérer les dépenses administratives en vérifiant les factures, en préparant les bons de commande, en effectuant les suivis nécessaires et en assurant le respect des procédures financières.

8. **Organisation des déplacements** : Organiser les voyages d'affaires des membres de l'équipe en réservant les billets d'avion, les hôtels et les transports, en préparant les itinéraires et en fournissant les informations nécessaires.

9. **Classement et archivage** : Maintenir un système de classement efficace pour les documents physiques et électroniques, en veillant à ce que les informations soient accessibles et sécurisées. Gérer l'archivage des documents selon les politiques de l'organisation.

10. **Soutien administratif généra**l : Apporter un soutien administratif général à l'équipe en accomplissant des tâches telles que la gestion des courriers, la numérisation de documents, la tenue des fichiers, la coordination des réunions, la préparation des rapports et l'assistance dans les projets spécifiques.

11. **Collaboration et soutien à l'équipe** : Travailler en étroite collaboration avec les autres membres de l'équipe administrative pour atteindre les objectifs communs, fournir un soutien mutuel et maintenir une atmosphère de travail positive.

**HABILETÉS RECHERCHÉES**

1. Capacité à établir de bonnes relations interpersonnelles et à favoriser la collaboration et le travail d’équipe;
2. Esprit de synthèse et capacité à soutenir le développement des stratégies organisationnelles;
3. Sens aigu de l’organisation et de la planification;
4. Capacité à respecter les délais et à travailler sous pression;
5. Souci du détail et du travail bien fait;
6. Grande autonomie dans la réalisation des tâches;
7. Souci du service au client et professionnalisme;
8. Proaction et dynamisme.

**QUALIFICATIONS REQUISES**

1. Diplôme en administration, en bureautique ou combinaison d’études, de formations et d’expériences pertinentes au poste;
2. Expérience de travail d’au moins cinq (3) mois en bureautique, administration ou en gestion de projets;
3. Excellente connaissance orale et écrite et grande capacité de rédaction du français et de l’anglais;
4. Excellente connaissance de la suite Office;
5. Atouts : expérience en comptabilité, en gestion financière de projets, en communications, en gestion de site web et toute expérience liée à l’aéronautique ou aux drones.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : 42 585,00$ à 49 895,00$ par an

Avanta