Administrative Assistant

**Description du poste : English will follow**

**Responsabilités principales**:

- Préparer et distribuer des rapports hebdomadaires sur l’état des commandes de production afin de soutenir la planification de la production, en utilisant la suite Microsoft Office et les systèmes ERP.
- Maintenir des registres précis des présences, vacances et congés de maladie des employés.
- Traiter la paie hebdomadaire du personnel de l’usine en conformité avec les politiques de l’entreprise et la réglementation du travail.
- Utiliser les systèmes ERP pour le traitement de la paie, le contrôle des inventaires et la gestion des matériaux.
- Gérer la documentation liée aux achats, y compris les bons de commande, les rapports de réception et les factures fournisseurs.
- Superviser les transactions de petite caisse et effectuer les rapprochements.
- Maintenir des systèmes de classement organisés — numériques et physiques — pour un accès facile et conforme.
- S’assurer que les dossiers financiers et opérationnels sont prêts pour les audits et répondent aux exigences de rapports internes.
- Collaborer avec les départements internes pour faciliter la planification et l’exécution.
- Servir de liaison entre les opérations, les fournisseurs et les équipes corporatives afin de favoriser la communication et de résoudre efficacement les problèmes.

**Profil recherché**:

- DEC ou baccalauréat en administration, en affaires ou dans un domaine connexe.
- Minimum de 5 ans d’expérience dans un rôle similaire, démontrant une solide connaissance du secteur et une expertise pratique.
- Capacité éprouvée à gérer des informations confidentielles liées aux RH et à la paie avec un haut niveau d’éthique et de confidentialité.
- Bilingue (français-anglais), avec une capacité démontrée à interagir de manière professionnelle avec des interlocuteurs à l’échelle provinciale et externe.
- Grande attention aux détails, autonomie, capacité d’adaptation aux priorités changeantes et sens des responsabilités.
- Expérience pratique avec des systèmes ERP; la connaissance de SAP ou EPICOR constitue un atout majeur.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint).
- Compétences en multitâche et en organisation, avec la capacité de gérer des priorités concurrentes.

**Ce que nous offrons**:

- Environnement de travail sécuritaire et dynamique.
- Équipe expérimentée et accueillante.
- Avantages sociaux après la période de probation (détails discutés lors du processus d’embauche).
- Type d’emploi : Temps plein (32 à 40 heures par semaine).

**Avantages**:

- Assurance invalidité.
- Assurance maladie complémentaire.
- Assurance vie.
- Soins de la vue.
- Assurance dentaire.
- Contribution équivalente au REER.
- Stationnement sur place.

**Lieu de travail**: En présentiel, Cowansville, QC.

**Main Responsibilities**:

- Prepare and distribute weekly production order status reports to support production planning, using Microsoft Office Suite and ERP systems.
- Maintain accurate records of employee attendance, vacation, and sick leave.
- Process weekly payroll for plant personnel in compliance with company policies and labor regulations.
- Utilize ERP systems for payroll processing, inventory control, and materials management.
- Manage procurement documentation including purchase orders, receiving reports, and vendor invoices.
- Oversee petty cash transactions and reconciliation.
- Maintain organized filing systems — both digital and physical — for easy retrieval and compliance.
- Ensure financial and operational records are audit-ready and support internal reporting requirements.
- Collaborate with internal departments to facilitate planning and execution.
- Serve as a liaison between operations, vendors, and corporate teams to enhance communication and resolve issues efficiently.

**Desired Profile**:

- DEC or Bachelor’s degree in administration, business, or a related field.
- Minimum of 5 years of experience in a similar role, demonstrating strong industry knowledge and hands-on expertise.
- Proven ability to handle confidential HR and payroll information with the highest level of integrity and discretion.
- Bilingual (French-English), with the ability to engage professionally with stakeholders across the province and externally.
- Strong attention to detail, autonomy, adaptability to changing priorities, and a sense of ownership.
- Hands-on experience with ERP systems; knowledge of SAP or EPICOR is a strong asset.
- Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, and PowerPoint).
- Excellent multitasking and organizational skills, with the ability to manage competing priorities.

**What We Offer**:

- Safe and dynamic work environment.
- Experienced and welcoming team.
- Benefits available following the probationary period (details to be discussed during the hiring process).
- Employment type: Full-time (32 - 40 hours per week).

**Benefits**:

- Disability insurance.
- Extended health care.
- Life insurance.
- Vision care.
- Dental insura