Chargé(E) de La Gestion Des Documents Et Archives

**Texte de présentation**:
Pointe-Claire est une ville de 34 000 habitants, située en bordure du lac Saint-Louis et faisant partie de l’agglomération de Montréal. Reconnue pour son style de vie, Pointe-Claire se démarque également par son riche patrimoine architectural et historique et par la qualité des services offerts à sa population. Dédiée à la vie de ses citoyennes et citoyens, la Ville a pour mission d’assurer la pérennité de la qualité de l’environnement social, culturel et économique de Pointe-Claire pour les générations actuelles et futures.

**Description**:
Le travail consiste à effectuer et coordonner l’ensemble des tâches reliées à la gestion des documents et archives de la Ville, incluant les documents papiers et électroniques. Le titulaire élabore des projets de programmes, de politiques et de procédures, des calendriers de conservation, des plans de classement et autres outils de gestion documentaire. Il voit à leur mise à jour et coordonne leur implantation dans les différents services de la Ville, assure la conservation et à la protection des documents, gère les documents officiels de façon à préserver leur valeur légale, le tout selon le calendrier de conservation ainsi que les lois et règlements en vigueur. Au besoin, le titulaire du poste effectue diverses tâches générales de bureau en vue d’offrir le support administratif et opérationnel requis au sein du service.

**Mission du service**:
**Responsabilités générales et objectifs**:
Les principales responsabilités du titulaire sont les suivantes:

- Applique les lois, les normes et procédés en gestion de documents relatifs au classement, au déclassement et aux outils de recherche et de repérage de documents et d’information ;
- Planifie, étudie et recommande les outils informatiques spécialisés en gestion de documents et archives et en coordonne l’implantation. Contribue au développement et à la mise à jour de ces outils, collabore à l’intégration des bases de données ayant un impact sur la gestion documentaire ainsi qu’à l’implantation du système de gestion intégrée de documents (GID), gère les accès aux systèmes et utilise tout autre outil informatique nécessaire à la réalisation des projets, collabore à la recherche et aux essais d'outils appropriés ;
- Lorsque requis, guide et oriente le travail d’étudiants, de stagiaires ou d’employés occasionnels affectés à des tâches de gestion documentaire et vérifie la qualité du travail ;
- Effectue les recherches d’information et de documents demandées par les services de la Ville et les citoyens ;
- Organise, coordonne et anime des formations destinées aux responsables du déclassement dans les différents services ainsi qu’aux utilisateurs des logiciels de gestion documentaire ;
- Effectuer toute autre tâche connexe.

**Exigences du poste**:

- Détenir un diplôme de fin d’études collégiales dans une discipline appropriée telle que techniques de la documentation et un certificat universitaire en archivistique ou en gestion de l’information numérique.
- Posséder deux (2) années d’expérience dans un poste similaire à l’emploi.
- Connaissance supérieure des techniques de gestion des documents ;
- Bonne connaissance du français parlé et écrit ;
- Bonne connaissance des rouages administratifs et des systèmes de classement en usage à la ville ;
- Habiletés ou aptitudes à coordonner et à contrôler les activités d’employés ;
- Habiletés ou aptitudes à la recherche, à l’analyse et à la synthèse et à rédiger des rapports clairs et concis.
- Bonne connaissance de la suite Windows 365

Pour la période comprise entre l’Action de Grâce et le premier (1er) lundi de mai : du lundi au vendredi inclusivement, de huit heures trente (8 h 30) à seize heures trente (16 h 30) moins une (1) heure pour le repas. Pour la période comprise entre le premier (1er) lundi de mai et l’Action de Grâce : du lundi au jeudi inclusivement, de huit heures (8 h) à seize heures trente (16 h 30) moins quarante-cinq (45) minutes pour le repas; le vendredi, de huit (8 h 00) heures à midi.

**Note de bas de page**: