Administrateur, Mécanique Commerciale

tes-vous un organisateur hors pair capable d'effectuer plusieurs tches la fois dans un environnement dynamique et en constante volution ? tes-vous enthousiasm l'ide de faire partie d'une organisation qui labore et ralise des projets complexes ? Aimez-vous tre la personne de rfrence qui soutient votre quipe ? Faites le grand saut et laissez votre empreinte chez Plan Group

En tant qu'administrateur, mcanique commerciale, vous serez charg(e) de:
Gnrer le rapport mensuel sur les nouvelles activits et fournir des informations synthtiques pour examen par la direction.

Mettre jour la liste des tches en cours et coordonner chaque mois avec les chefs de projet afin de suivre l'tat d'avancement des projets et de prvoir les dates d'achvement.

Crer des rapports ToolWatch mensuels, les distribuer aux chefs de projet et assurer le suivi des accuss de rception et des suivis ncessaires.

Veiller ce que les contrematres se conforment aux exigences de reporting LPR en gnrant et en distribuant des rapports spcifiques aux projets.

Surveiller et archiver les formulaires hebdomadaires de prvision sur deux semaines soumis par les contrematres.

Grer le processus du fonds de stabilisation, y compris le suivi des feuilles de temps, la collecte des factures des fournisseurs, les lettres de signature des consultants et la soumission des dossiers complets aux syndicats locaux en fonction des pourcentages d'achvement des tapes.

Remplir les formulaires de demande de dmarrage de projet, prparer les dossiers de projet en rseau, tlcharger les fichiers d'estimation et soumettre les documents requis (par exemple, formulaire 1000, WSIB, COI, cautionnement, documents H&S).

Tenir jour les registres et les journaux de tous les documents rglements des sous-traitants et des prestataires de services, y compris le formulaire 1000, la CSPAAT et les certificats d'assurance.

Prparer et compiler les documents de clture du projet, et coordonner la ralisation des plans conformes l'excution avec ECS.

Effectuer les entres de rception des marchandises dans Coupa et les rapprocher des demandes d'achat originales.

Configurer les profils des utilisateurs et des projets dans Procore, et tlcharger les budgets en dollars et en heures de travail.

Tenir jour et mettre jour les modles de fichiers du dpartement, en archivant les versions obsoltes.

Planifier et coordonner les runions dpartementales, les runions de transfert des estimations et les runions post-construction, y compris l'enregistrement et la distribution des procs-verbaux.

Tenir jour les dossiers de formation des chefs de projet, des coordinateurs et des contrematres, et informer le personnel concern de l'expiration des certifications.

Fournir un soutien administratif gnral, tel que la planification des runions, la gestion des dossiers dpartementaux, la distribution du courrier et le traitement des demandes d'uniformes.

Un certificat ou un diplme en administration de bureau ou en administration des affaires.

Au moins 2 ans d'exprience administrative dans un environnement dynamique.

Une exprience dans le secteur de la construction est considre comme un atout.

Des comptences en communication professionnelle et la capacit d'accomplir des tches efficacement avec un minimum de supervision.

De solides comptences organisationnelles et interpersonnelles, avec une capacit avre grer plusieurs priorits et des dlais serrs.

Matrise avance de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) et d'Adobe Acrobat.

La connaissance de Procore, Coupa ou ToolWatch est un atout.

La comprhension des exigences en matire de documentation de conformit (par exemple, WSIB, COI, formulaire 1000) est considre comme un atout.

Une exprience des systmes de gestion de fichiers et des processus de documentation rglements est un atout.