Adjoint(E) à La Gestion, Centre Financier

Vous êtes unique, comme le sont votre parcours, votre expérience et votre façon de voir les choses. Ici, on vous encourage et on vous motive à donner le meilleur de vous-même, et on vous donne les moyens de le faire. Vous travaillerez avec des collègues dynamiques - experts dans leur domaine - qui sont impatients de partager leurs connaissances avec vous. Vous aurez des gestionnaires inspirants qui vous aideront à développer votre potentiel et à atteindre de nouveaux sommets. Chaque jour, vous aurez de nouvelles occasions de rendre la vie de nos Clients plus radieuse - ils sont au cœur de tout ce que nous faisons. Découvrez comment vous pouvez faire une différence dans la vie des gens, des familles, des collectivités - ici et partout dans le monde.

**Description de poste**:
**Adjoint(e) à la gestion, Centre financier**

**Description du poste**
- Relève du chef de l’équipe des ressources du centre financier (CERCF)
- Être le visage du centre financier (accueillir les Clients et gérer la réception) et soutenir l’équipe de direction, les conseillers et les Clients du centre financier
- Offrir un soutien administratif aux membres du centre financier conformément aux politiques et procédures des Centres d’excellence de la distribution
- Travailler efficacement dans un environnement multitâche et respecter les échéances
- Bilinguisme (français, anglais) requis - soutien à une équipe anglophone hors Québec
- Svp noter qu’il s’agit d’un contrat de 12 mois.

**Responsabilités**

**Gérer les processus et les rapports concernant les bureaux des conseillers (10 %)**
- Gérer les frais de bureau des conseillers, les dépenses qui y sont liées, et les Conventions d’utilisation d’un espace désigné; tenir à jour le Registre du centre financier et le Rapport d’occupation
- Agir comme personne-ressource pour les rénovations et les problèmes continus du centre financier; soumettre les bons de travail pour les réparations qui doivent être faites dans des emplacements où il n’y a pas de CER

**Être le visage du centre financier auprès des Clients (25 %)**
- Accueillir les Clients, gérer la réception, dont l’ouverture et la fermeture du bureau, et diriger les Clients au besoin
- Gérer et rapprocher les comptes bancaires et le compte de dépenses du centre financier, traiter les dépôts bancaires quotidiens (mandats-poste et paiements provenant de tiers)
- Aider le chef de l’équipe des ressources (CER) à gérer le bloc de Clients de l’inventaire, s’assurer que les Clients sont bien attribués et cédés aux conseillers, et faire le suivi des activités liées à ce bloc; gérer les processus et les formulaires
- Assurer en tout temps la confidentialité de la correspondance et de l’information, et faire preuve de discrétion à cet égard; transmettre les problèmes à un échelon supérieur, s’il y a lieu

**Contribuer à la coordination du recrutement des conseillers (30 %)**
- Attribuer des nouveaux leads de recrutement provenant des initiatives de recrutement national (campagnes, offres d’emploi, etc.) au responsable du recrutement des conseillers ou au partenaire du développement des affaires, selon le cas
- Soutenir les responsables du recrutement des conseillers durant l’approbation initiale (demande, protocole d’entente, activités extérieures)
- Télécharger tous les documents requis dans Salesforce jusqu’à l’autorisation des nominations
- Assurer la liaison avec les équipes du siège social tout au long du processus, au besoin

**Offrir un soutien opérationnel et administratif aux chefs d’équipe des ressources, en gérant les opérations quotidiennes du centre financier (35 %)**
- Gérer les courriels de la boîte de réception générale, trier et distribuer le courrier provenant du siège social, recevoir et gérer le personnel des services de messagerie, répondre efficacement à toutes les demandes de renseignements ou transmettre ces demandes à la personne ou au service approprié
- Offrir un excellent soutien administratif, être précis et structuré; s’occuper de la tenue des dossiers et respecter les pratiques relatives au calendrier de conservation des documents de la Sun Life; gérer le courrier et la salle des fournitures; voir à l’attestation du matériel de marketing et s’occuper des fournitures du centre financier
- Effectuer le nettoyage et la réinitialisation de l’équipement
- Aider les dirigeants locaux en préparant des présentations et en gérant les tâches administratives liées aux événements et aux réunions du CF (coordination d’événements, rencontres de recrues aux postes de conseillers ou de personnes recommandées, ou accueil d’invités et de dirigeants du siège social)
- Accomplir les tâches administratives liées à l’intégration des nouveaux conseillers et à la résiliation des contrats de conseiller (veiller à la gestion du système téléphonique, de la photoco