Order Desk Clerk Commis Au Traitement Des Commandes

_**LA DESCRIPTION FRANÇAISE SUIVRA**_

LUDA Foods is looking for an **experienced**Customer Service Agent with **strong problem-solving skills** and **solid knowledge** of computer software.

**Role**:
Day-to-day customer support and direct communications to our customers (with cc to Sales) for orders, returns, changes, pricing updates, complaints etc. Receives and processes incoming orders for merchandise. Informs customers of receipt, prices, shipping dates, and delays. Interacts with customers to provide information in response to inquiries about products. Provides administrative and data-entry assistance to sales team with samples, customer documents (forms, export paperwork).

**Tasks**:

- Review orders for completeness according to reporting procedures and forward incomplete orders for further processing.
- Check inventory records to determine availability of requested merchandise.
- Verify customer and order information for correctness, checking it against previously obtained information as necessary.
- Create, maintain and update customer and contact information in QUBE and CRM database as per Creating a New Customer in Qube.
- Direct specified departments or units to prepare and ship orders to designated locations.
- Compute total charges for merchandise or services and shipping charges.
- Redirect incoming faxes to appropriate person.
- Open Customer Complaints in JIRA when required (including transport issues).
- Prepare customs paperwork and prior notice for out-of-country shipments (including Japan)
- Handle transport bookings/documents/correspondence for international customers.
- Confer with production, sales, shipping, warehouse, or common carrier personnel in order to expedite or trace shipments.
- Set-up certificate of analysis with Quality Control.

**Why Join Us?**
- Family-Firm with a family ambiance.
- A supportive, collaborative work environment.
- Employee Reserve Fund

**Job Type**:

- Full-time, Permanent

**Schedule**:

- Monday to Friday

**Language Requirements**:

- Fluent in both English and French

**Experience**:

- 2-5+ years' experience in Customer Service role **(professional working environment only)**:

- Experience working in a technical environment is considered an asset

**Work Location**:

- Pointe-Claire, QC
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- Aliments LUDA est à la recherche d'un agent de service à la clientèle **expérimenté, doté de solides compétences en matière de résolution de problèmes et d'une bonne connaissance des logiciels informatiques.**

**Rôle**:
Soutien quotidien à la clientèle et communication directe avec nos clients (avec copie aux ventes) pour les commandes, les retours, les changements, les mises à jour de prix, les réclamations, etc. Recevoir et traiter les commandes de marchandises. Informer les clients de la réception, des prix, des dates d'expédition et des retards. Interagit avec les clients pour leur fournir des informations en réponse à des demandes de renseignements sur les produits. Fournit une assistance administrative et une aide à la saisie des données à l'équipe de vente pour les échantillons, les documents des clients (formulaires, documents d'exportation).

**Tâches**:

- S'entretenir avec les clients directs existants par téléphone et par courrier électronique afin de leur fournir des informations sur les produits.
- Saisir les commandes reçues par téléphone, par télécopie, par courrier électronique et par iTrade dans notre système ERP.
- Vérifier que les commandes sont complètes conformément aux procédures de rapport et transmettre les commandes incomplètes pour traitement ultérieur.
- Vérifier les registres d'inventaire pour déterminer la disponibilité de la marchandise demandée.
- Vérifier l'exactitude des informations relatives aux clients et aux commandes, en les comparant, le cas échéant, à des informations obtenues antérieurement.
- Créer, maintenir et mettre à jour les informations relatives aux clients et aux contacts dans QUBE et la base de données CRM, conformément à la procédure de création d'un nouveau client dans Qube.
- Diriger les départements ou unités spécifiés pour préparer et expédier les commandes aux endroits désignés.
- Informer les clients par courriel ou par téléphone des informations relatives à la commande, telles que les prix unitaires, les dates d'expédition et les retards éventuels.
- Calcule le prix total des marchandises ou des services et les frais d'expédition.
- Rediriger les télécopies entrantes vers la personne appropriée.
- Ouvrir les plaintes des clients dans JIRA si nécessaire (y compris les problèmes de transport).
- Préparer les documents de douane et les avis préalables pour les expéditions hors du pays (y compris le Japon)
- Traiter les réservations, les documents et la correspondance relatifs au transport pour les clients internationaux.
- Se concerter avec le personnel de la production, des ventes, de l'expédition, de l'entrepôt ou du transporteur public afin d'accélérer ou de retracer les expéditions.
- Établi