Administrateur/administratrice de Bureau

**Administrateur/Administratrice de bureau**

Le poste d’administrateur/administratrice de bureau est chargé de fournir une variété de services administratifs de programmes et d’opérations pour notre équipe technique.

L’administrateur/administratrice de bureau idéal pour notre équipe aura des compétences exceptionnelles en matière d’organisation et d’exécution pour la coordination et la facilitation efficaces des activités et des initiatives quotidiennes du flux de travail administratif au sein de l’équipe technique.

RESPONSABILITÉS:

- Créer une impression positive et développer des relations professionnelles avec les clients en veillant à ce que l’apparence, le comportement et l’attitude représentent toujours l’entreprise de manière professionnelle.
- Fournir une communication bidirectionnelle continue entre le client et le service pris en charge.
- Soutenir les départements dans la planification et l’affectation des ressources de main-d’œuvre sur le terrain afin de maximiser l’efficacité et la productivité.
- Superviser l’inventaire des fournitures de bureau et traiter les commandes, au besoin.
- Coordonner des voyages pour la région de Toronto - transport, hébergement, assurance et autres services de voyage.
- Traiter les problèmes de voyage, les plaintes ou les remboursements.
- Planifier et transmettre les détails aux techniciens, en clôturant rapidement les bons de travail une fois les travaux achevés.
- Superviser et soutenir les feuilles de temps pour la succursale de Toronto.
- Obtenir et créer les bons de commande des clients, au besoin.
- Résoudre les plaintes des clients, dans le respect des directives établies, à la satisfaction du client et dans le meilleur intérêt de l’entreprise.
- Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques de manière amicale et professionnelle; s’assurer que tous les appels sont dirigés vers le bon service ou le bon personnel rapidement et efficacement
- Effectuer des tâches supplémentaires, au besoin.

QUALIFICATIONS
- Expérience antérieure dans un poste administratif à volume élevé et au rythme rapide.
- Une expérience dans un rôle similaire dans un environnement de fabrication/production ou de construction serait considérée comme un atout.
- Solides compétences en informatique dans MS Office, y compris Outlook, Word et Excel.
- Capacité à travailler à la fois de manière autonome et en équipe
- Planification, organisation et gestion du temps
- Souci du détail
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale
- Capacité à prendre des initiatives
- Tiendra également compte de l’expérience d’un entrepreneur général, électricité, contrôles, CVC, instrumentation, informatique ou télécommunications
- Le bilinguisme (Français et anglais) est considéré comme un atout.

**Office Administrator**

The Office Administrator Position is responsible for providing a variety of program and operations administrative services to an operations team.

The ideal Office Administrator for our team will have exceptional organizational and execution skills to effectively coordinate and facilitate the daily administrative workflow activities and initiatives within the operations team.

**RESPONSIBILITIES**:

- Create positive impressions, and develop professional relationships with clients by ensuring appearance, behavior and attitude always represent the company in a professional manner.
- Provide on-going two-way communication between customer and the department supported.
- Support departments in planning and assigning field labor resources to maximize efficiency and productivity
- Oversee office supply inventory and process orders as required
- Coordination of travel for the Toronto Region, booking transportation, accommodations, insurance and other travel services.
- Deal with occurring travel problems, complaints, or refunds.
- Schedule and relay details to technicians, promptly closing work orders once work is completed.
- Oversee and support timesheets for the Toronto branch
- Obtain purchase orders from customers as needed and create purchase orders as required
- Resolve customer complaints, within established guidelines, to the satisfaction of the customer and in the best interest of the company.
- Greet visitors and answer phone calls in a friendly and professional manner; ensure all calls are directed to the correct department or personnel quickly and efficiently
- Perform additional duties as required

**QUALIFICATIONS**
- Previous experience in a high-volume, fast-paced administration position.
- Experience in a similar role in a manufacturing/production or construction environment would be considered an asset
- Strong computer skills in MS Office, including Outlook, Word and Excel.
- Ability to work both independently and as part of a team
- Planning, organizing, and time management
- Attention to detail
- Excellent written & verbal communication