Assistant Des Ventes

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SMARDT est le plus grand fabricant mondial de refroidisseurs centrifuges sans huile.

Avec des opérations à Singapour, en Australie, au Canada, aux États-Unis, en Allemagne et en Chine, les machines révolutionnaires à haut rendement de SMARDT génèrent une croissance rapide sur les principaux marchés mondiaux. À la pointe de l'innovation, SMARDT Singapour accélère les efforts de développement de produits qui permettent à nos clients de réaliser des économies d'énergie substantielles.

**DESCRITPION DU RÔLE**:
Relevant du directeur général commercial, l'adjoint aux ventes gère toutes nos données de vente et assiste l'équipe.

**FONCTIONS PRINCIPALES ET RESPONSABILITÉS**
- Création de nouveaux numéros de projet et de dossiers numériques dans Microsoft Navision (NAV).
- Collecte, mise à jour et maintien de la documentation commerciale dans des classeurs et dans Septor (logiciel de vente interne).
- S'assurer de la validité des données, par exemple en confirmant que le récapitulatif des prix correspond aux soumissions et aux bons de commande.
- Saisie des soumissions et des résumés de prix dans Septor.
- Saisie des commandes clients dans le système ERP (NAV) et création de dimensions pour les commandes clients.
- Assurer la liaison avec divers départements pour collecter des informations sur les commandes telles que l'expédition, les noms des clients, etc
- Fournir des données pour les réunions de prévision et les prévisions de revenus.
- Modification des taux de conversion et comparaison des relevés de facturation pour les faire correspondre avec les données de Septor.
- Gestion de la sortie de nouveaux projets dans Septor.
- Traitement des ordres de modification via Septor.
- Gestion de l'accès de nos représentants et de notre personnel au portail de vente Smartt (programme interne pour les devis).
- Rédiger les lettres de propriété des équipements ou tout autre document si nécessaire.
- Réservation de voyage et d'hébergement.
- Création de présentations PowerPoint.
- Création de graphiques, analyse de données, génération de rapports.

**QUALIFICATIONS**
- Études postsecondaires dans un domaine connexe.
- Maîtrise de Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word)
- Excellente maîtrise de l'anglais, français fonctionnel
- Expérience dans un environnement de vente (un atout important).
- Solides compétences organisationnelles, capacité à effectuer plusieurs tâches.
- Minimum de 5 ans d'expérience dans un rôle d'administrateur.
- Excellente compétences en communication et relation interpersonelles.
- Excellentes capacités d'analyse et de résolution de problèmes.
- Orienté vers les résultats avec la capacité de planifier et de respecter les délais du projet.
- Résilient, motivé et capable de bien travailler sous pression.
- Esprit technique.
- Une appréciation et une capacité à résoudre positivement les problèmes découlant de différentes cultures.

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SMARDT is the world's largest manufacturer of oil-free centrifugal chillers. With operations in Singapore, Australia, Canada, USA, Germany and China, SMARDT's revolutionary high efficiency machines are driving rapid growth across key world markets. At the cutting edge of innovation, SMARDT Singapore is accelerating product development efforts that deliver substantial energy savings for our customers.

**ROLE DESCRIPTION**

Reporting to the Commercial GM, the Sales and Assistant manages all our sales data and assists the team.

**RESPONSIBILITIES**
- Creating new project numbers and digital folders in Microsoft Navision (NAV). Collecting, updating and maintaining sales documentation in folders and in Septor (in-house sales software).
- Ensuring validity of data, such as confirming that pricing summary matches the submittals and purchase orders.
- Entering submittals and pricing summaries into Septor.
- Entering sales orders into ERP System (NAV) and creating dimensions for sales orders.
- Liaising with various departments to collect information about orders such as shipment, customer names, etc.
- Providing data for forecast meetings, and revenue predictions.
- Changing conversion rates and comparing invoicing statements to match with data in Septor.
- Managing the release of new projects in Septor.
- Processing change orders through Septor.
- Managing our rep and staff access to the Smardt Sales Portal (inhouse program for quotations).
- Drafting equipment ownership letters or any other documents if required.
- Booking travel and accommodations.
- Creating PowerPoint presentations.
- Creating graphs, data analytics, report generation.

QUALIFICATIONS/SKILLS/COMPETENCIES
- Post-secondary education in a related field.
- Expert proficiency in Microsoft office (Excel, PowerPoint, Word).
- Strong proficiency in English, functional French.
- Experience in sales environment (a strong asset).
- Strong organizational skills, ability to multi-task.
- Minimum of