Commis de Bureau

_**Commis de bureau**_

**Mandat et tâches**

Sous la supervision de la Direction de l’administration, des opérations et des programmes, la personne titulaire du poste est responsable d'effectuer diverses tâches administratives, notamment assurer fournir un service à la clientèle interne et externe, garantir le bon fonctionnement de l'environnement de travail, ainsi qu'apporter un soutien à l'équipe dans ses différentes missions et responsabilités:

- Répondre aux demandes de renseignements présentées par téléphone, en personne ou par voie électronique ou acheminer ces demandes à la personne compétente.
- Accueillir les visiteurs et les diriger vers l’endroit approprié.
- Traiter le courrier reçu et sortant, par la poste ou par voie électronique.
- Tenir l'inventaire des fournitures de bureau, commander des fournitures au besoin en assurant le réapprovisionnement afin d'éviter les pénuries.
- Veiller à ce que l'entretien de l'équipement de bureau soit effectué.
- Trier, vérifier et traiter, au besoin, des reçus, des dépenses, formulaires et d'autres documents.
- Organiser et planifier les rendez-vous.
- Ouvrir, préparer les dossiers et vérifier l’admissibilité aux programmes pour chaque client ou bénéficiaire.
- Commander des fournitures de bureau nécessaires au bon fonctionnement du Sommet.
- Offrir un soutien administratif et logistique dans l’organisation et la réalisation des programmes et des activités quotidiennes de l’organisme (déplacements, alimentation, etc.).
- Offrir un soutien à la direction du Sommet : gestion des calendriers, envoi des invitations, etc.
- Coordonner les déplacements et voyages corporatifs (réservations d’hôtels, bus, etc.).
- Préparer les salles de réunion selon les besoins, s’assurer qu’elles soient correctement approvisionnées en papeterie et en autres matériels non technologiques, puis les démonter et les nettoyer après utilisation.
- Veiller à ce que les lieux soient propres et sécuritaires en tout temps.
- Réception de commandes / manutention légère.
- Participer au bon fonctionnement de l’environnement du travail.
- Effectuer toutes autres tâches connexes.

**Scolarité, expérience et compétences requises**:

- Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou attestation d’études collégiales (AEC) en techniques de bureautique ou une formation dans le domaine de la gestion administrative ou du service à la clientèle.
- 1 à 2 ans expérience de travail.
- Avoir de la rigueur et le souci du détail.
- Faire preuve de polyvalence, de dynamisme, d’initiative et d’autonomie.
- Posséder des aptitudes pour les relations interpersonnelles et une facilité à communiquer clairement.
- Gestion des ressources matérielles.
- Être capable de faire plusieurs tâches simultanément.
- Capacité à utiliser de manière efficace la suite Office.
- Excellente maîtrise de la langue française.

**Atouts**:

- Capacité à communiquer en anglais, arabe, espagnol ou créole.
- Intérêt à se former pour développer de nouvelles compétences.

**Conditions de travail**:

- Contrat de travail à temps plein (35 heures / semaine) à durée indéterminée.
- Horaire normal : De lundi au vendredi, 8h30 - 16h30, en présentiel (au 3332, Rue Jarry Est. Montréal, Québec, H1Z 2E8).
- Salaire : 38000$ - 40000$ par année.
- Congés et avantages sociaux : selon la politique RH du Sommet Jeunes Afro.

**Candidature**

**Le Sommet adhère aux principes d’équité et de diversité en matière d’emploi. Il s’engage à bâtir un milieu de travail qui reflète la richesse, les valeurs et les aspirations de la communauté québécoise.**

Type d'emploi : Temps plein

Lieu du poste : En présentiel