Conseiller(-ère) en Approvisionnement

**Milieu de travail**:
**HEC Montréal** est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Le **Service des approvisionnements** est responsable des activités liées à l’approvisionnement en biens et services nécessaire au bon fonctionnement des opérations de HEC Montréal. Il fournit à tous les secteurs de l’École des services et du soutien pour leurs achats, et voit au respect de la législation en la matière.

**Rôle et responsabilités**:
L’**acheteur **ou l’**acheteuse** coordonne le processus d’appels d’offres pour l’approvisionnement de biens et de services, en conformité avec les normes et les pratiques reconnues en la matière. De plus, cette personne agit à titre d’expert technique en matière d’utilisation des systèmes informatisés de gestion des approvisionnements.
- Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi:_
- Pour les achats relevant de sa compétence, coordonne, rédige et émet les appels d’offres sur invitation et appels d’offres publics.
- Précise les besoins et les spécifications techniques avec les demandeurs.

Prépare les documents requis en conformité avec les normes et les pratiques reconnues en la matière.

Assiste la clientèle dans la détermination des critères d’évaluation et des méthodes de sélection appropriées incluant notamment des critères de développement s’il y a lieu.

Évalue les soumissions reçues et recommande le meilleur achat selon les exigences établies et la politique d’approvisionnement de HEC Montréal.

Publie les appels d’offres et voit à la reddition de compte sur SEAO.
- Traite les demandes d’acquisition plus complexes ou nécessitant une attention particulière dont la valeur se situe en deçà du seuil d’appel d’offre.
- Précise les besoins et spécifications techniques, recherche des fournisseurs, négocie les conditions et les prix, évalue les options et recommande le meilleur achat.

Assure le suivi des contrats, agit comme intermédiaire entre le fournisseur et les requérants en ce qui a trait à la négociation, à l’échange ou au retour de marchandises, aux augmentations, aux changements contractuels, aux annulations et à tous les autres cas spéciaux.

Communique avec les instances appropriées pour tout problème ou cas particulier relatif à la facturation, aux disponibilités budgétaires ou autres et en assure le suivi.
- Effectue des recherches pour identifier de nouvelles sources d’approvisionnement, de nouveaux équipements, produits ou services pertinents pour HEC Montréal.
- Peut-être appelée à participer aux essais de nouveaux produits.

Tient à jour les dossiers administratifs, les tableaux, et les statistiques nécessaires à la préparation de rapports administratifs, financiers ou budgétaires. Effectue les étapes requises pour la fin d’année financière de son secteur (transfert résiduel, courus) et collabore à la préparation des prévisions budgétaires de son unité.

Procède à l’écoulement des biens excédentaires dont l’École souhaite se départir (dons, vente, organisation des ventes à l’interne) dans le respect des pratiques et des politiques en vigueur.
- _**_Systèmes informatisés de gestion des approvisionnements_**

Informe les utilisateurs sur les procédures d’utilisation des systèmes informatisés de gestion des approvisionnements. Documente ces procédures et les rend disponibles.
- En réponse aux besoins, extrait des données, les valide, les traite, les transforme, de manière à produire les indicateurs, les listes ou les rapports requis.
- Tient à jour les tables de paramètres du système de gestion intégré relatives à son champ d’activité.

Décèle, note et étudie les problèmes de fonctionnement du système et des rapports informatiques et effectue les démarches nécessaires pour apporter les corrections qui s’imposent.
- Participe au développement et aux mises à jour des systèmes informatisés de gestion des approvisionnements.
- Identifie les améliorations potentielles, participe aux travaux de recherche, d’analyse et de synthèse, aux groupes de travail et à la préparation des dossiers.

Effectue les tests requis pour toute mise à jour des systèmes (nouvelle fonctionnalité, correctif, nouvelle version) et documente les tests effectués.

Assure la mise à jour du site Web de son secteur de travail.
- _**_Autre_**

Entretient des relations avec les fournisseurs et tient à jour les informations les concernant.

Développe et entretient des relations avec les différents services de HEC Montréal afin d’établir des liens dans le cadre des activités sous sa responsabilité.
- Attrib