Agent, Comptes Recevables

**Description d'emploi**:
Effectuer le recouvrement, l’analyse et le rapprochement des comptes, et offrir un service à la clientèle exceptionnel aux consommateurs par téléphone ou par courriel

TITRE : Agent - comptes clients
SERVICE : Comptes clients

**RESPONSABILITÉS**:

- Recouvrement : effectuer le rapprochement et le recouvrement des comptes en souffrance et assurer un suivi quant à ceux-ci dans une période prédéfinie;
- Répondre et traiter les appels téléphoniques quotidiens des clients;
- Répondre et traiter les courriels quotidiens des consommateurs et des clients à l’interne;
- Traiter les demandes relatives aux factures des agents de voyages, ainsi que des employés et agents du service interne des groupes;
- Offrir un service à la clientèle exceptionnel aux consommateurs et aux clients à l’interne;
- Nouer des relations avec les agents de voyages et d’autres services au sein de l’entreprise;
- Effectuer l’analyse et le rapprochement de comptes;
- S’occuper du paiement des commissions, des trop-payés et d’autres remboursements dans les délais prévus;
- Effectuer les ajustements et remboursements relatifs à toute modification de programme;
- Surveiller quotidiennement l’ordre des déclarations sans billet afin d’assurer l’émission des billets;
- Vérifier que tous les remboursements et demandes par carte de crédit sont activés, recueillis et traités dans les délais établis par la société émettrice de carte de crédit;
- Effectuer quotidiennement les dépôts de reçus en espèces et les préparatifs de banques;
- Effectuer chaque semaine le rapprochement et l’équilibrage des paiements en bloc[VT2] ;
- Effectuer chaque semaine le rapprochement et l’équilibrage des publications des séries comptables activées par l’agence de voyages;
- Traiter quotidiennement les files des systèmes de réservation;
- Assurer la vérification et la validation du livre mensuel des ventes et y apporter les ajustements nécessaires;
- Coordonner les activités opérationnelles de toutes les réservations standards;
- Effectuer la vérification et le retrait manuel des primes de réservations anticipées de VAC et des fournisseurs ne répondant pas aux conditions;
- Assurer une documentation précise de tous les aspects du groupe incluant les paiements reçus, les remboursements émis et toutes les sauvegardes;
- Aider au rapprochement des dossiers de groupe avant l’émission des billets et la délivrance de la commission;
- Mettre en pratique et effectuer le rapprochement des promotions provenant de la gestion des ventes et des revenus;
- Assister les supérieurs en proposant des améliorations aux tâches quotidiennes des comptes clients et en amenant de nouvelles idées;
- Effectuer toute autre tâche assignée par le supérieur immédiat.

**CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES REQUISES**:

- Connaissances générales en comptabilité, et deux (2) ans d’expérience dans un service de comptes clients ou équivalents;
- Connaissance des fonctions des autres services au sein de la société;
- Bonne connaissance de Word et Excel;
- Bilinguisme (anglais et français);
- Capacité à travailler sous pression et sur plusieurs tâches simultanément;
- Capacité à travailler en équipe, en tant que membre contribuant à l’atteinte des objectifs du service;

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TITLE: AGENT - ACCOUNTS RECEIVABLE
DEPARTMENT: Accounts Receivable

**KEY RESPONSIBILITIES**:

- Collection: responsible to reconcile, collect and follow-up on all outstanding accounts in a pre-set period of time.
- Responding and handling daily phone calls from customers
- Answer to queries related to invoices for travel agents, customers and staff
- Responsible in providing outstanding Customer Service to external and internal customers.
- Establishing relationships with the Travel agents and other departments within the company.
- Analysis and reconciliation of accounts.
- Responsible for commission payout, overpayments and other refunds as per prescribed deadline.
- Execute Program modification adjustments and refunds
- Control of the non-ticketed report in order to assure ticket issuance (daily).
- Ensure that all credit card charge backs and inquiries are actioned, collected and responded prior to deadline specified by the credit card company.
- Executing daily cash receipts deposits and bank preparation.
- Reconciliation and validation of Bulk payments on a weekly basis
- Reconciling and balancing ASR reports expedited by travel agencies on a weekly basis
- Action daily queues from reservation systems
- Responsible in verifying, validating and making necessary adjustments on the monthly Sales journal
- Coordinate the operational activities of all regular bookings.
- Manual verification and removal of ACV EBB and Supplier EBB that does not meet conditions.
- Document accurate records with regards to all aspects of the group including