Réception Et Support Administratif

**Réception et support administratif / Reception & Admin Support**

**Job ID**
- 218383

**Posted**
- 14-May-2025

**Service line**
- Advisory Segment

**Role type**
- Full-time

**Areas of Interest**

Administrative, Sales Support

**Location(s)**

Quebec City - Quebec - Canada

**Aperçu du poste**

CBRE Québec est actuellement à la recherche d’une personne proactive et collaborative pour offrir un soutien administratif à notre bureau à Québec. La personne recherchée devra notamment gérer la console téléphonique, c'est-à-dire répondre aux appels, les filtrer et les faire suivre à la personne appropriée. Elle devra aussi accueillir nos clients et visiteurs ainsi qu’offrir un support administratif aux courtiers du bureau. Ceci est un poste temps-plein et entièrement au bureau.**Responsabilités**
- Répondre aux appels et les transférer ensuite à la personne adéquate ou à sa boite vocale.
- Gestion du courrier - remettre aux destinataires ou organiser les coursiers.
- Garder l’ordre et la propreté à la réception, dans les salles de conférence et dans la cuisine, ce qui comprend le nettoyage du comptoir et tables, des appareils ménagers et la gestion du lave-vaisselle sur une base quotidienne.
- Prendre en charge le système de réservation des salles de réunion. Assister pour la mise en place des systèmes audiovisuels. Aider à l’organisation de réunions avec clients externes.
- Procéder aux commandes de fournitures de bureau et de cuisine, par exemple : papier, cartouches d’encre; café, lait etc.
- Coordonner les événements avec nos fournisseurs.
- Coordonner l’agenda et les rendez-vous des courtiers.
- Créer des rapports de dépenses pour les courtiers.
- Recueillir les documents requis pour remplir les formulaires de facturation et traiter le paiement des commissions des courtiers.
- D’autres tâches pourraient s’ajouter.

**Nos exigences**
- Formation de niveau collégial complétée.
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit (grammaire, orthographe, ponctuation, syntaxe, etc.)
- Être en mesure d’écrire de la correspondance de routine en français et en anglais ainsi que répondre aux demandes courantes de clients, collègues et/ou superviseurs.
- Connaissances intermédiaires de la suite Microsoft Office.
- Capable d’être efficace, rapide et fiable dans un environnement de travail d’équipe;
- Capable de travailler dans des délais serrés et à redéfinir les priorités pour répondre aux nouveaux projets / demandes;
- Sait travailler avec un minimum de supervision.

CBRE s'engage à être une organisation qui célèbre la diversité comme une force, où les gens ont accès à des possibilités équitables dans un cadre qui favorise l’inclusion. Les employés sont libres d’être eux-mêmes et de progresser au travail.**Position Overview**

**Responsibilities**
- Mail management - deliver to recipients or coordinate with a courier
- Maintain order and cleanliness at the front desk, conference rooms and kitchen, which includes cleaning counters and tables, appliances and managing the dishwasher on a daily basis.
- Manage the boardroom reservation system. Assist with audiovisual needs, and with meetings with external clients.
- Greet and announce clients, applicants and visitors. Create passwords to grant them access to the company’s Wi-Fi network.
- Order office and kitchen supplies, for example paper, ink, cartridges, coffee milk etc.
- Coordinate events with vendors and suppliers.
- Coordinate the agenda and meetings for the brokers.
- Create expense reports for brokers.
- Gather supporting documentation to complete voucher forms and process sales professionals’ commission payments.
- Other duties may be assigned.

**Qualifications**
- College diploma required.
- Fully bilingual with excellent written and spoken French and English.
- Ability to write routine correspondence and to respond to common inquiries or complaints from clients, co-workers, and/or supervisor.
- Intermediate skills with Microsoft Office Suite.
- Ability to be efficient, timely, and reliable in a teamwork setting,
- Ability to work under tight deadlines and reprioritize workload to accommodate new projects/requests,
- Ability to work with mínimal to no supervision.

CBRE is committed to being an organization that celebrates diversity as a strength, where people have access to equitable opportunities and management fosters inclusion. Employees have the freedom to be authentic and are empowered at work.