Adjoint(E) à La Direction

**Offre d’emploi**
**Poste non syndiqué à temps plein**

**Titre du poste **:Adjointe ou adjoint à la direction générale

**Sommaire du poste **:Ce poste relève de la direction générale et contribue à notre mission d’offrir des services de maintien à domicile aux personnes âgées afin qu’elles puissent mieux vieillir chez elles.

L’adjointe appuie la directrice générale dans tous les dossiers relatifs aux ressources humaines, l’administration des programmes et services ainsi que la gestion de projets.
L’adjointe joue un rôle clé dans la préparation et les suivis de réunions du conseil d’administration ainsi que dans la préparation de documents destinés aux clientèles internes et externes. De plus, l’adjointe entretient des relations positives avec toutes les parties prenantes de l’organisation : employés, membres du conseil, clients, bénévoles, fournisseurs et partenaires.

**Superviseure immédiate **:Directrice générale
**Postes sous votre supervision**: Aucun

**Tâches principales**

**Ressources humaines** (35%)
- Aider au traitement de la paie : recevoir les feuilles de temps, les vérifier et les remettre à la comptabilité, remettre les relevés de paie aux employés.
- Garder les dossiers des employés et du système RH à jour et effectuer les suivis nécessaires : rapports de congés, progression sur la grille salariale, liste de séniorité, formation, évaluations de rendement, etc.
- Inscrire les nouveaux employés aux différents régimes (fonds de pension, assurances collectives) et informer la comptabilité.
- Organiser l’orientation et l’intégration des nouveaux employés : survol de l’organisation et des services, fixer les rencontres avec les coordonnatrices et la direction générale, préparer le calendrier de formation obligatoire, etc.
- Gérer les invitations et le calendrier des rencontres entre les employés et la direction générale (réunions d’équipe, réunions de comités, rencontres individuelles, rencontre de fin de probation et d’évaluation de rendement).
- Gérer le dossier de formation et conférences : garder la liste des formations obligatoires à jour, vérifier l’admissibilité et inscrire les employés aux formations externes et conférences.
- Organiser les évènements de reconnaissance des employés et des bénévoles.
- Réviser et mettre à jour le manuel des employés.
- Appuyer la direction générale dans la gestion des ressources humaines.
- Toutes autres tâches connexes déléguées par la directrice générale.

**Administration** (50%)
- Gérer l’agenda de la directrice générale et préparer les documents pour ses rencontres.
- Rédiger et préparer les documents pour les réunions du conseil d’administration des SCPR et de ses comités (ordres du jour, procès-verbaux, rapports, recommandations, etc.) et effectuer les suivis requis après les réunions.
- Organiser les assemblées générales annuelles.
- Faire les suivis requis à la suite de l’approbation de demandes de subvention et préparer un sommaire mensuel sur les demandes de financement.
- Développer des outils et des systèmes visant à simplifier la gestion des opérations, la cueillette de données, l’évaluation des services et de la satisfaction de la clientèle ainsi que la production de rapports.
- Faire l’entrée de données de différentes statistiques et garder des registres à jour.
- Faire des recommandations visant à améliorer l’administration et le rendement de l’organisation.
- Appuyer la directrice générale dans le développement et la gestion de divers projets.
- Toutes autres tâches connexes déléguées par la directrice générale.

**Communications et relations publiques** (15%)
- Rédiger de la correspondance générale (lettres, notes de service, courriels) à l’intention des employés, des partenaires et des fournisseurs.
- Répondre par écrit et verbalement à des demandes d’information.
- Préparer des présentations PowerPoint et autres documents d’information ou promotionnels.
- Rédiger et envoyer des infolettres électroniques et faire des mises à jour du contenu du site web.
- Représenter l’organisation lors de réunions ou d’évènements publics à l’occasion.
- Remplacer la directrice générale à l’occasion.

**Qualifications requises**

**Éducation et formation**
- Études postsecondaires en Administration des affaires, Ressources humaines, Techniques de bureau, Communications ou tout autre domaine pertinent

**Expérience**
- Expérience d’au moins trois ans dans un poste d’adjointe administrative à la haute direction
- Expérience du secteur à but non lucratif et de la gouvernance par conseil d’administration
- Expérience récente de tâches liées aux Ressources humaines
- Expérience en gestion de projets

**Aptitudes et compétences**
- Bilingue - français et anglais, parlé et écrit à un niveau supérieur
- Excellent sens de l’organisation