Adjointe de Direction Responsable ou Adjoint de Direction Responsable, Cabinet Du Vice-provost, Affaires Académiques

**Type d’emploi**:
Employé

**Durée en mois**(pour les emplois à durée déterminée):
6

**Famille d’emplois**:
Soutien administratif

**Nombre de postes à pourvoir**:
1

**Faculté/Service - Département**:
Bureau d’administration, Cabinet du vice-rectorat aux affaires académiques

**Campus**:
Campus principal

**Affiliation syndicale**:
N/A

**Date d’affichage**:
May 16, 2025

May 27, 2025

**Heures par semaine**:
35

**Classe salariale**:
Personnel non syndiqué, classe NC6 - 35 heures

**Échelle salariale**:
$75,007.00 - $93,759.00

**Raison d’être du poste**
Fournir un soutien administratif au cadre exécutif (Vice-provost) pour assurer le bon fonctionnement du cabinet. Coordonner la planification et la mise en oeuvre des activités et des projets du cabinet du cadre supérieur afin d’appuyer l’atteinte des objectifs stratégiques du cabinet tout en maintenant le plus haut standard de qualité. Exercer toutes ses fonctions de façon autonome et proactive : pourra être appelé à organiser des réunions, coordonner la correspondance et les communications, gérer le calendrier, organiser des voyages, préparer des documents et des rapports.

**Responsabilités typiques**
- ** Service à la clientèle**: Accueillir, informer et rediriger les personnes de l’interne et de l’externe. Recevoir et filtrer la correspondance et les appels téléphoniques adressés au cadre supérieur, en juger la pertinence et l’urgence pour assurer les suivis et informer ou impliquer le supérieur lorsque nécessaire.
- ** Rédaction administrative**: Rédiger et réviser des documents à partir de gabarits et coordonner la traduction de la correspondance administrative au nom du cadre supérieur. Développer et maintenir des gabarits de communication officielle sortante du cabinet du cadre supérieur en respectant les règles de l’Université et en protégeant l’image du service. Assister aux réunions de la haute direction pour prendre des minutes et rédiger les procès-verbaux afin d’assurer les suivis des décisions prises. Préparer des présentations, des brochures, des publications et autres documents connexes à partir de notes manuscrites pour appuyer le dirigeant principal. Préparer des demandes pour approbation par le Bureau des gouverneurs, le Sénat, le CA et autres comités et sous-comités.
- ** Coordination des opérations**: Coordonner la planification et la mise en oeuvre des activités opérationnelles du cabinet du cadre supérieur. Assurer le fonctionnement optimal du cabinet par le développement et la mise en place de procédures, processus et outils de travail en lien avec les objectifs stratégiques, les orientations et les priorités du cabinet afin qu’un service d’appui normalisé et de qualité soit offert au cadre supérieur.
- ** Gestion du calendrier et des réunions**: Gérer le calendrier du cadre supérieur, fixer et confirmer les rendez-vous afin d’assurer l’emploi optimal de son temps. Coordonner la tenue des réunions, des comités et des sous-comités qui sont présidés par le cadre supérieur. Tenir à jour les listes des membres, préparer et acheminer les invitations aux rencontres et l'ordre du jour. Préparer et distribuer la documentation et les dossiers nécessaires et assurer les suivis des décisions prises.
- ** Arrangements des voyages**: Coordonner les arrangements de voyage pour le cadre supérieur. Effectuer des recherches auprès des compagnies fournisseurs afin d’obtenir des estimations des coûts et faire les réservations nécessaires en respectant les règlements de l’Université. Assembler la documentation nécessaire, faire les suivis et collaborer avec d’autres secteurs à l’Université pour finaliser le processus de paiement de factures et de remboursement des frais de voyage.
- ** Projets/initiatives stratégiques**: Appuyer le cadre supérieur dans la planification et la mise en oeuvre de projets prioritaires, stratégiques et de nature hautement confidentielle. Assurer le leadership dans la planification et la mise en oeuvre des activités administratives de haut niveau et de projets spéciaux découlant des dossiers sous la responsabilité du cadre supérieur, tels que des analyses détaillées, rédaction de documents officiels, de mémoires, développement de rapports et préparation d’exposés.
- ** Communication**: Développer, mettre en oeuvre et maintenir des communications efficaces avec l’ensemble des unités relevant du cabinet du cadre supérieur afin d’assurer une bonne coordination des activités et des événements. Agir à titre de personne-ressource des communications avec les clients externes au nom du cabinet du cadre supérieur.
- ** Gestion des dossiers**: Établir et maintenir un système efficace de classement pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification. Coordonner l’archivage des dossiers. Maintenir un système de rappel pour les dossiers nécessitant un suivi.
- ** Production des rapports**: Effectuer des analyses, de la recherc