Coordonnateur-trice Administratif-tive

Agence média indépendante en pleine croissance, Glassroom met l’accent sur des relations transparentes annonceur-agence, le développement professionnel de ses experts, et l'amélioration en continu. Dans ce laboratoire, on cherche à transformer les stratégies médias brillantes en résultats d’affaires inspirants.

Nous croyons en la force de la collectivité. Ce sont les humains curieux, ambitieux et autonomes qui nous permettent d’offrir un service unique à nos clients. Nous sommes fières de dire que l’intelligence humaine et le travail en équipe sont les principaux carburants de notre agence.

Glassroom cherche un-e coordonnateur-trice administratif-tive. Découvrez le milieu des agences publicitaires, tout en jouissant d'un environnement de travail stimulant et dynamique

**Tâches et responsabilités**
- Assurer un support administratif à l’équipe des investissements média
- Saisie et mise à jour des contrats de nos fournisseurs
- Rapport de contrôle budgétaire
- Réconciliation de la facturation fournisseur
- Préparation des instructions de diffusions du matériel publicitaire pour les
fournisseurs
- Ouverture de projet dans le système informatique comptable.

**Exigences**
- Études dans un domaine pertinent
- Connaissance Excel : niveau intermédiaire
- Bilinguisme français(avancé) - anglais (intermédiaire).

**Compétences**
- Sens de l’organisation et gestion efficace des priorités
- Facilité à apprendre et utiliser des systèmes informatiques
- Minutie
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité à faire preuve de jugement
- Bonne gestion du stress
- À l’aise avec le travail répétitif
- Autonomie
- Esprit collaboratif.

**Avantages**
- Option de travail hybride : 3 jours au bureau et 2 en télétravail
- Vacances : 2 semaines annuelles de base + fermeture de l’agence pendant le
temps des fêtes + 4 jours fériés doublés + 3 congés mobiles
- Régime d’assurances collectives : vie, médicaments sur ordonnance, voyage,
frais dentaires, services paramédicaux, et plus (50% de la prime assumé à 50% par l’agence)
- Loisirs : $200 par année pour remboursement d’activités physiques ou achat
d’équipement pour la mise en forme à la maison
- Rabais transport collectif : Rabais Bixi et Opus
- Du très bon café et des collations variées à disposition dans nos bureaux.

**Nos réussites**

Chez Glassroom et Humanise, nous sommes très fiers de notre travail et de notre culture. On fait même parler de nous

Voici un aperçu de nos clients et des campagnes médias conçues chez Glassroom, ainsi que quelques prix que nous avons récemment remportés.

Le collectif Humanise a remporté le prix des Cultures d’entreprise les plus admirées du Canada en 2020 dans la catégorie « Culture d’entreprise émergente ». Chez Glassroom et Humanise, l’humain est au centre de tout. Notre philosophie B4H, _Business for Humans_, donne vie à notre culture en la rendant vivante et vibrante.

Rejoins notre équipe d’experts. Bienvenue chez Glassroom

**Administrative coordinator**

A growing independent media agency, Glassroom emphasizes transparent advertiser
- agency relationships, professional development of its experts, and continuous
improvement. In this lab, we seek to turn brilliant media strategies into inspiring
business results.

We believe in the strength of the community. It is the curious, ambitious and
autonomous humans who allow us to offer a unique service to our customers. We are
proud to say that human intelligence and teamwork are what fuels our agency.

Glassroom is part of Humanise, a collective of eight independent, yet complementary companies who share a belief: Consumers are people,
first and foremost.

**Tasks and Responsibilities**
Provide administrative support to the activation team (media buying):

- Preparation of quotes
- Monitoring of investments (entering and updating supplier contracts, budget
control report, reconciliation of supplier invoicing)
- Preparation of instructions for distributing advertising material for suppliers
- Project opening in the accounting computer system

**Requirements**:

- Studies in a relevant field
- Knowledge of Excel: intermediate level
- Bilingualism French (advanced) - English (intermediate)

**Skills**
- Sense of organization and effective management of priorities
- Ease of learning and using computer systems
- Thoroughness
- The ability to work in a team
- Ability to exercise judgment
- Good stress management
- Comfortable with repetitive work
- Autonomy
- Collaborative spirit

**Benefits**
- Hybrid work option: 3 days in the office and 2 days remote
- Holidays: 2 annual weeks + agency closure during the holidays + 4 doubled public
holidays + 3 personals days
- Group insurance plan: life, prescription drugs, travel, dental expenses, paramedical
services, and more ( 50% of the premium assumed at 50% by the agency)
- Leisure: $200 per year for reimbursement of physical activities or pur