Réceptionniste Juridique Et Adjoint-e de

Job Title

- Réceptionniste juridique et adjoint-e de bureau/Receptionist & Office Assistant

- Job Location

- Montreal

- Job Type

- Business/Professional Services & Support

- Expertise

- Facilities/Administration

- Description

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**À PROPOS DE CLYDE&CO**

Nos bureaux canadiens jouent un rôle essentiel dans les activités internationales de Clyde & Co, en fournissant tant aux clients locaux qu'aux clients internationaux des services juridiques régionaux d'avant-garde sur une variété de questions complexes et litigieuses, notamment en matière de couvertures d'assurance et de défense en matière d'assurance, de résolutions de différends et d'arbitrage, de fraude, d'antitrust et d'enquêtes réglementaires. Nos avocats sont des experts dans les domaines de la responsabilité professionnelle, de la construction et des infrastructures, des cyber-risques, de la défense d'actions collectives, de la responsabilité des dirigeants et des administrateurs et de la responsabilité des produits.

Chez Clyde & Co, notre culture est entièrement axée sur le soutien, dans le cadre d'un environnement amical et accueillant, caractérisé par la diversité et l'inclusion. Notre cabinet international en forte croissance est reconnu pour sa vision globale, sa pratique exhaustive et son engagement authentique envers les clients, de même que pour son approche distinctive au sein d'un milieu à la fois ouvert et dynamique, apte à évoluer rapidement.

**Aperçu du rôle**

Le/la réceptionniste juridique et adjoint-e de bureau est responsable de l'accueil des visiteurs en plus de s'acquitter d'une grande variété de tâches liées à la réception et au traitement de divers documents dont la gestion du courrier, l'organisation et la réservation des salles de conférence pour les réunions, la vérification des inventaires de rafraichissements et autres aliments requis, le nettoyage de la cuisine au 18ème étage et du coin café au 17ème étage, ainsi que la gestion de chèques et factures reçus à la réception. Les priorités associées aux tâches varieront dans le temps selon les besoins d'affaires du cabinet.

**Responsabilités principales**
- Gérer les appels téléphoniques et les messages;
- Accueillir les cliente-s, les huissiers et messagers de cour et autres visiteurs se présentant à la réception;
- Gérer la réservation des salles de conférence et de vidéoconférence; s'assurer quotidiennement que le calendrier est à jour;
- Préparer les salles de conférence en vue des rencontres et réunions, incluant la préparation du café et des rafraichissements; effectuer les commandes pour les petits déjeuners et/ou lunch le cas échéant; nettoyer les salles après les réunions;
- Voir à ce que les salles de conférence disposent toujours des fournitures nécessaires.
- S'assurer de la propreté générale des aires de réception et de la cuisine, salle de bain des visiteurs et salles de conférence;
- Gérer quotidiennement les lave-vaisselles et vérifier que le bar à café et la cuisine du 18ème ne manquent d'aucune fourniture;
- Tenir à jour un inventaire des stocks de café, thé, lait et autres boissons pour les réunions, ainsi que les stocks de produits ménagers et en effectuer la commande au besoin;
- Gérer la distribution des coupons de taxi, appeler les taxis au besoin, remplir les livrets et les commander au besoin;
- Recevoir le courrier et les télécopies: trier, dater, scanner et envoyer par courriel aux personnes appropriées;
- Scanner les chèques reçus, les trier et les transmettre aux personnes concernées; conserver les chèques reçus en attente d'instructions; tenir un registre des chèques et faire les suivis nécessaires avec les adjointes et la comptabilité;
- Effectuer l'expédition des envois par messager et services de courrier express;
- Effectuer la gestion des factures des huissiers et messager de cour, remettre à la comptabilité les pièces justificatives des envois par messagers au besoin;
- Recevoir les transferts électroniques de la BMO et en faire la sauvegarde pour la comptabilité;
- Gérer les appels du rôle: recherche des numéros de dossiers, les scanner, (photocopier, distribuer) et les transmettre électroniquement aux avocatse-s et adjoints-e-s concerné-e-s;
- Mise à jour de la liste téléphonique et de la liste des personnes contacts pour les situations d'urgences;
- Aide à la gestion des demandes de signification, timbres et production à la Cour:

-- Recevoir les procédures assemblées par la Reprographie à la demande des adjoint(e)s;
- Gestion des retours: scanner les retours et les transmettre aux avocate-s et adjoint-e-s par courriel;
- Fournir les retours à la comptabilité et valider les factures des huissiers et de la Reprographie.

Cette description de poste est susceptible d'évoluer selon les besoins d'affaires.

**Qualifications requises**
- Diplôme d'études post-secondaires ou forma