Technicien(Ne) en Documentation

Description du poste:
- POSTE PERMANENT À TEMPS PARTIEL (4 jours par semaine)
- ÉCHELLE SALARIALE- Taux horaire : Entre 23.82$ et 30.82$ de l'heure selon expérience

LIEU DE TRAVAIL : 950, de Louvain Est, Montréal
- SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS- Sous l’autorité du chef de service gestion documentaire administrative et assurances et en collaboration avec les professionnels de l’équipe, la personne titulaire du poste soutien la réalisation des activités d'analyse de besoins, de planification, de coordination, de synthèse et de rédaction en lien avec la gestion documentaire et le traitement des demandes d’accès à l’information de nature administratives.
- Elle fournit le soutien nécessaire aux relations et aux suivis de dossiers de la Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), de la Commission d’accès à l’information (CAI) et des collaborateurs internes pour les tâches qui lui sont confiées.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS- Agit à titre de personne-ressource auprès des directions et du personnel administratif de l’établissement, les guide et les conseille sur les processus relatifs aux mandats sous la coordination du chef de service. Ces mandats concernent notamment la gestion documentaire administratives, le registraire des documents d’encadrement, les permis d’installation, les assurances, l’accès à l’information, le Répertoire des ressources en santé et services sociaux et autres mandats.
- Soutient la personne responsable de la gestion intégrée des documents.
- Applique les normes et règlements applicables au champ d’expertise.
- Assure le suivi des activités découlant des tâches qui lui sont confiées ainsi que la mesure des activités réalisées.
- Contribue aux activités de consultation requises internes et externes pertinentes dans le cadre des activités du service.
- Participe à la conception et à la réalisation des activités visant le développement de politiques et procédures, d’outils, de guides et procédures en soutien à la réalisation des tâches propres à la gestion documentaire.
- Agit à titre de personne-ressource auprès du personnel administratif de l’établissement, les guide et les conseille sur les processus relatifs à la gestion documentaire.
- Sensibilise et offre de la formation au personnel administratif en lien avec les mandats de l’équipe.
- Réalise les activités requises liées à la mise en place de processus harmonisés de gestion des demandes d’accès à l’information au besoin.
- Assume tout autre mandat qui pourrait lui être confié par son supérieur hiérarchique.

De manière plus spécifique (à titre indicatif):

- A. Gestion des documents- Contribue à la mise en œuvre et à l’amélioration du programme de gestion des documents de l’établissement.
- Contribue à faciliter l’organisation et le repérage des documents administratifs sous toutes leurs formes (papier, électroniques, etc.) de leur création à leur destruction ainsi qu’à la gestion des voûtes de documents administratifs (semi-actifs et archives).
- Effectue des recherches de documents administratifs des documents archivés.
- Participe à la mise à jour des outils archivistiques (calendrier de conservation, plan de classification, etc.).
- Participe à la conception et à l’implantation des programmes de formation destinés aux employés administratifs.
- Réponds aux demandes d’information des demandeurs et des clients internes.
- Utilise le logiciel de gestion des documents et assure le soutien aux utilisateurs.

B. Accès aux documents- Assure la recherche nécessaire des documents administratifs visés par une demande.
- Exigences:
- EXIGENCES DU POSTE
- Formation académique exigée (en lien avec la nomenclature du titre d’emploi)- Doit détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en documentation ou dans une autre discipline collégiale appropriée d’une école reconnue par le ministère compétent. Un diplôme universitaire lié au domaine de la gestion de l’information ou documentaire est aussi reconnu.
- nous avons besoin d'une preuve de diplôme dans le repère québécois : soit un diplôme obtenu au Québec, soit une évaluation comparative des études effectuées hors du Québec.

Expérience de travail (expérience demandée)- Connaissance des exigences légales de la gestion documentaire. (test d’évaluation des connaissances)

Exigences physiques et environnementales (si applicable)- Capacité de soulever et déplacer une charge de 50 lbs.

Équipements utilisés de manière régulière- Équipement pour déplacement de boîtes d’archives.

Permis requis, certifications, ordres professionnels et autres- Membre de l’Association des archivistes du Québec un atout.

VOITURE REQUISE:

- Le titulaire du poste aura à se déplacer sur l'île de Montréal en voiture pour effectuer des tâches diverses dans plusieurs voûtes d'archives et différents sites. Il devra utili