Adjoint(E) Administratif(Ve) Principal(E)

Job Description

Adjoint(e) administratif(ve) principal(e) - Politique et Affaires gouvernementales

Nous recherchons une personne très organisée et soucieuse du détail pour rejoindre notre équipe en tant qu'Adjoint(e) administratif(ve) principale(e) pour notre département de Politique et Affaires gouvernementales. En tant qu' Adjoint(e) administratif(ve) principale(e) vous fournirez un soutien administratif complet au Directeur exécutif du département, aux équipes de direction et sur le terrain, et contribuerez au bon fonctionnement du département. Ce poste offre l'opportunité de travailler dans un environnement dynamique et rapide, en soutenant des initiatives importantes en matière de politique et d'affaires gouvernementales.

**Responsabilités**:
**Gestion du calendrier et des horaires**: Gérer efficacement le calendrier du Directeur exécutif, planifier des réunions et coordonner des rendez-vous. Coordonner avec les parties prenantes internes et externes pour assurer une planification fluide et minimiser les conflits.

**Organisation des voyages**: Organiser et coordonner les arrangements de voyage pour le Directeur exécutif, y compris les réservations de vols, les hébergements et les transports. Veiller à ce que tous les plans de voyage soient bien documentés et conformes aux politiques de l'organisation.

**Coordination des réunions**: Préparer les documents de réunion tels que les ordres du jour, les présentations et les rapports. Coordonner la logistique des réunions et des conférences, y compris les réservations de salles, la configuration de l'équipement et les services de restauration. Prendre des procès-verbaux de réunion, les distribuer aux participants et suivre les actions à entreprendre.

**Gestion des bases de données et des fichiers**: Maintenir des systèmes de classement électroniques et physiques organisés et à jour. Gérer les bases de données, les listes de contacts et autres enregistrements pertinents. Récupérer et fournir des informations précises sur demande.

**Rapport des lobbyistes**: Gérer l'enregistrement et le rapport des lobbyistes aux niveaux fédéral et provincial pour notre organisation.

**Soutien administratif**: Fournir un soutien administratif général au département, y compris la gestion des rapports de dépenses du Directeur exécutif, le traitement des factures et le suivi budgétaire. Aider aux projets spéciaux et aux événements selon les directives.

**Compétences**:
Solides compétences organisationnelles avec la capacité de gérer plusieurs tâches et de hiérarchiser les demandes concurrentes.

Excellentes compétences en communication écrite et verbale, y compris la capacité à rédiger des documents et des correspondances professionnelles.

Maîtrise des outils de productivité tels que la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et les logiciels de gestion de calendrier.

Attention exceptionnelle aux détails et précision.

Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision.

Discrétion et confidentialité dans la gestion des informations sensibles.

Solides compétences analytiques.

Flexibilité pour s'adapter aux priorités changeantes et travailler dans des délais serrés.

**Expérience requise**:
**Éducation**: Diplôme d'études collégiales

Une expérience avérée en tant qu'Adjoint(e) administratif(ve) principale(e) ou dans un rôle similaire, de préférence dans le secteur de la politique ou des affaires gouvernementales.

**Langues**: bilinguisme requis (français et anglais), tant à l'oral qu'à l'écrit.

Conformément à la Stratégie de milieu de travail hybride de notre entreprise, ce poste sera exécuté au moyen d'une combinaison de travail à distance et de travail en personne (siège social de Kirkland) en fonction de la nature du travail à effectuer.

Nous sommes fiers d'être une entreprise qui embrasse la valeur de rassembler des personnes diversifiées, talentueuses et engagées. La façon la plus rapide d'innover est de rassembler des gens de diverses opinions dans un environnement inclusif. Nous encourageons nos collègues à remettre en question avec respect les problèmes de réflexion et d'approche de l'un et de l'autre. Nous sommes un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et nous sommes déterminés à