S-2425-16 Agente ou Agent de Soutien Administratif, Classe 1

Sous la supervision de la direction adjointe responsable de la Formation continue et services aux entreprises, le rôle principal et habituel de la personne occupant cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe, et à assister diverses personnes de la DFCSAE dans l’exécution de tâches cléricales relatives aux activités courantes, notamment:

- Support à la gestion des programmes d’études ;
- Support à la gestion des cours et ateliers non crédités ;
- Support aux ventes du service aux entreprises ;
- Accueil et service à la clientèle lors des pauses de la personne agente de soutien administratif classe I désignée à l’accueil.

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

**Support à la gestion des programmes d’études (programmes dont le support est sous sa responsabilité)**:

- Participer à l’organisation des séances d’information et d’examens ; et préparer tous les documents requis ;
- Corriger les examens s’il y a lieu (choix multiples) ;
- Organiser les horaires d’entrevues pour les personnes conseillères pédagogiques ;
- Recueillir les pièces justificatives et numériser les documents sur Librex ;
- Ouvrir le dossier des étudiants dans CLARA, inscrire les personnes étudiantes ;
- Créer les cohortes (échantillons) dans CLARA ;
- Assurer le suivi du recensement des personnes étudiantes auprès des personnes enseignantes ;
- Inscrire les différents frais de scolarité ainsi que le matériel d’artiste, les livres, la reprographie, les notes de cours, les recueils de textes, etc. dans CLARA, effectuer la facturation auprès des personnes étudiantes et en assurer le suivi ;
- Assurer le suivi des comptes clients et leur perception pour l’ensemble des programmes sous sa responsabilité ;
- Procéder à l’ouverture des dossiers MSI ;
- Distribuer et recueillir les évaluations qui doivent être faites à la fin de chaque cours ;
- Voir à la commande des livres requis pour les cohortes EQ et MELS, inscrire les données à l’inventaire ;
- Assurer le suivi des livres pour tous les groupes ainsi que la codification par la bibliothèque (lorsque requis) ;
- Assurer le suivi du traitement des demandes d’admission des personnes étudiant ;
- Donner suite aux demandes de reprographies des personnes enseignantes, s’assurer qu’elles respectent les exigences des droits d’auteur, assurer le lien avec le Cégep du Vieux-Montréal.

**Support à la gestion des cours et ateliers (non crédités), notamment Emploi-Québec et les services aux entreprises**:

- Faire l’entrée de données dans MIA pour chaque session ;
- Faire les demandes de création de comptes réseau au service des ressources informatiques lorsque requis ;
- Préparer et tenir à jour les documents d’inscription, incluant l’évaluation et le suivi des présences ;
- Imprimer les attestations de participation aux ateliers et les acheminer aux personnes enseignantes concernées.

**Support aux ventes des services aux entreprises**:

- Assister la personne conseillère pédagogique pour les tâches cléricales ;
- Entrer et maintenir les données clients dans le CRM.

Accueil et service à la clientèle lors des pauses de la personne agente de soutien administratif classe I désignée à l’accueil
- Prendre les appels et répondre à la clientèle.
- Donner le maximum d’information concernant les programmes et les cours ; acheminer les appels aux personnes conseillères pédagogiques, si nécessaire.

Divers
- Accomplir toute autre tâche connexe, sur demande.

HORAIRE

Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30, pour un total de 35h/semaine.

PROFILS DES COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES

**Formation / Expérience / Certification**
- Diplôme d’études secondaires (sec. V) ;
- Au moins une (1) année d’expérience pertinente ;
- Expérience du secteur de la Formation continue et services aux entreprises dans le milieu collégial, un atout.

**Connaissances**
- Maîtrise de la langue française parlée et écrite ;
- Bonne connaissance de l’anglais parlé ;
- Excellente connaissance des logiciels de bureautique Word, Excel, PowerPoint ;
- Connaissance d’un progiciel de gestion pédagogique, un atout.

**Compétences et aptitudes requises**
- Service à la clientèle au coeur des priorités ;
- Rigueur ;
- Capacité de travailler en équipe.
- Le Cégep Gérald-Godin souscrit au principe d’équité en matière d’emploi et applique un programme d’accès à l’égalité pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées (des mesures d’adaptation peuvent être offertes pour les personnes handicapées afin de faciliter le processus de sélection)._