Secrétaire de Gestion

**Poste de secrétaire de gestion**

Sous la responsabilité de la direction générale, la personne titulaire du poste accomplit le travail général de secrétariat et assiste la direction dans ses fonctions. Elle est responsable des communications aux membres, de l’acheminement des convocations des différentes instances de la Société, de la production des ordres du jour, des procès-verbaux et de tous les documents afférents (assemblée générale, comité exécutif, conseil d’administration, commissions pédagogiques, sessions de travail, rencontres régionales et colloque).

Le ou la titulaire du poste prépare le calendrier des diverses activités et coordonne toutes les étapes afin d’assurer le bon déroulement des activités. Elle effectue les réservations de salles dans les hôtels, identifie les besoins des rencontres et s’adapte rapidement en fonction des changements ou des imprévus. Cette personne est également responsable des tâches d’accueil, d’organisation de réunions au siège social, de certains achats et commandes, de classement de documents et de mise à jour des dossiers-écoles. Elle s’occupe de la validation de la cueillette annuelle de données, voit au traitement des formulaires et assiste les utilisateurs qui
éprouvent des difficultés, en partenariat avec les équipes interne et externe de la SÉBIQ. Elle doit utiliser l’intranet/SÉBIQ, configuré sur mesure pour les besoins de l’organisation. Elle collabore avec le personnel en place selon les besoins identifiés et effectue toutes autres tâches connexes. Elle doit être disponible pour se déplacer à l’extérieur à l’occasion lors des commissions pédagogiques, des assemblées générales et des sessions d’ateliers IB/SÉBIQ. En outre, comme nous prévoyons remanier les tâches du personnel de secrétariat au cours des prochaines années, il est impératif que la personne soit volontaire pour accomplir de nouvelles tâches pour lesquelles elle sera bien sûr éventuellement formée.

**Profil**
Nous recherchons une personne autonome, calme, rigoureuse, sociable, accueillante et ayant un grand sens de l’organisation. Elle doit être efficace, équilibrée, démontrer une maturité émotive et posséder une bonne capacité d’adaptation. Elle doit avoir des aptitudes pour le travail en équipe et être prête à participer à un programme de formation continue sur mesure. Elle démontre également un excellent sens du service à la clientèle, de la gestion du temps et des priorités. Elle doit être également toujours prête à épauler ses collègues et à effectuer des tâches qui ne relèvent normalement pas de ses responsabilités.
La personne doit en outre posséder des aptitudes en informatique lui permettant de soutenir rapidement les membres à distance lorsque survient un problème. Elle doit aussi faire preuve de curiosité intellectuelle en lien avec l’apprentissage relié aux nouveaux programmes informatiques et aux plateformes de communication.

**Spécialisations techniques**
Essentielle : logiciels de la suite Office 2010 (Outlook. Word, Excel, Access).
Essentielle : excellente connaissance du français.
Bilinguisme considéré comme un atout.

**Critères généraux**
Essentielle : DEP en secrétariat
Atout : DEC en bureautique ou toute autre formation jugée équivalente
Atout : 3 ans d’expérience dans un poste similaire

**Description de l’entreprise**
La Société des écoles du monde du BI du Québec et de la francophonie SÉBIQ Inc. est une société regroupant quelque 240 établissements scolaires primaires, secondaires et collégiaux qui donnent l’un ou l’autre des programmes du Baccalauréat International (IB). Sa mission est de créer et d’entretenir un réseau d’établissements majoritairement situés au Québec et partiellement à l’extérieur de la province, de leur fournir des services de soutien, d’encourager l’entraide entre les établissements, de leur offrir des services de formation et des occasions de partage. La SÉBIQ existe depuis 35 ans et le nombre d’établissements qu’elle regroupe est en constante progression. Elle compte sept employés, dont trois à temps partiel.

**Lieu du travail**
Le lieu principal de travail est situé au siège social de la SÉBIQ au 31, rue des Carrières à Chambly.

**Conditions de travail**
Selon la politique de gestion des conditions de travail des employés de la SÉBIQ.
Semaine de travail : 35 heures
Télétravail : possibilité de réaliser l’emploi en télétravail à hauteur de 50%.

**Rémunération**
Selon les salaires pour un poste correspondant dans le secteur public, en éducation.
En tant qu’OBNL, nous sommes en mesure de verser un montant de 8% à un fonds de retraite autogéré par l’employé et nous assumons également les coûts d’une assurance invalidité personnelle.

**Date d’entrée en fonction**
Dès que possible.

31, rue des Carrières, Chambly (Québec) J3L 2H5