Agent(E) D'accueil Clinique

Fondé en 1967, l’Institut de recherches cliniques de Montréal (IRCM) est un organisme à but non lucratif dévoué à la recherche biomédicale fondamentale et clinique sous une grande diversité de thématiques, en plus de former une relève scientifique de haut niveau dans un environnement technologique innovant.

La clinique de l’IRCM est un centre de référence en soins et en recherche clinique. Elle est affiliée au Centre hospitalier de l’Université de Montréal (CHUM). Elle accueille des patients référés pour une évaluation et des suivis spécialisés en prévention cardiovasculaire, diabète, et hypertension. Elle héberge également un centre de recherche sur les maladies rares et génétiques chez l’adulte incluant les dyslipidémies génétiques, l’immunologie primaire, et les maladies rénales rares. Elle fournit des soins innovants et personnalisés grâce à une approche multidisciplinaire. De plus, de nombreux projets de recherche clinique académique et pharmaceutique y sont en cours.

La clinique de l’IRCM cherche présentement à recruter un(e) agent(e) à l’accueil clinique pour se joindre à l’équipe des cliniques spécialisées.

**Sommaire des responsabilités**:
Sous la supervision de la gestionnaire des opérations, clinique et recherche clinique, la personne assure le service à l’accueil de la clinique et pour le centre de rendez-vous auprès des patients, et accomplit un ensemble de tâches administratives médicales pour assurer la continuité des soins, l’organisation des cliniques et le bon usage du dossier médical électronique (DMÉ).

**Principales tâches et responsabilités**:
**Service d’accueil et centre de rendez-vous**
- Accueille les patients et les dirige à la clinique
- Remet la documentation, donne les explications nécessaires et répond aux demandes des patients dans les limites de ses fonctions
- Répond aux appels téléphoniques de la clinique afin de répondre aux questions avec l’information appropriée, d’acheminer les appels ou transmettre les messages
- Fixe et confirme les rendez-vous des patients
- Tient à jour les horaires des médecins et autres professionnels ainsi que les listes d’attente pour la clinique

**Gestion de dossiers et correspondance**
- Ouvre et prépare les dossiers médicaux électroniques
- Prépare différents documents : résumés de dossiers, lettres, confirmations de rendez-vous, etc.
- Reçoit et achemine à la bonne clinique ou au bon médecin les nouvelles demandes de consultation
- Expédie des documents par courriel ou télécopieur aux pharmacies et hôpitaux
- Achemine les rapports et autres documents aux endroits appropriés et aux personnes concernées
- Transmet les demandes de référence/consultation à l’externe pour les patients
- Reçoit les appels pour les analyses de laboratoire critiques et achemine l’information aux intervenants concernés
- Vérifie et assure le suivi des rapports d’envoi par télécopie dans le DMÉ
- Met à jour le carnet d’adresses dans le DMÉ (professionnels référant, pharmacies, etc.)

**Rôle de soutien à la clinique**
- Agit comme personne-ressource pour l’utilisation du DMÉ auprès de l’équipe clinique
- Rejoint les infirmières ou les médecins dans un délai raisonnable en fonction de son analyse de la situation
- Prépare et assure la traçabilité des envois d’échantillons biologiques destinés aux laboratoires externes
- Offre un soutien au responsable des archives médicales
- Offre un soutien à la coordonnatrice de la clinique et du DMÉ

**Qualifications requises**:

- Études en secrétariat médical, en bureautique ou l’équivalent dans une discipline appropriée
- Minimum de 2 ans d’expérience pertinente
- Connaissance des logiciels usuels
- Bilinguisme fonctionnel (français, anglais)
- Connaissance du système Medesync serait un atout

**Connaissances et aptitudes**:

- Aisance à interagir avec une clientèle diverse
- Bon sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs priorités concomitantes
- Faire preuve de rigueur, jugement, discrétion, tact et diplomatie
- Capacité à travailler en équipe

**Conditions d'emploi**:

- Poste à temps plein (35h/semaine) de jour (lundi au vendredi) et possibilité à temps partiel
- Cotisation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP)
- Régimes d'assurance vie, d'assurance maladie et d’assurance salaire
- 13 jours fériés payés et 10 jours de congé de maladie par année
- 20 jours de vacances
- Programme d'aide aux employés
- Entrée en fonction dès que possible

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Horaires de travail:

- 8 Heures
- Du Lundi au Vendredi

Formation:

- DEP/ AEC ou Certificat (Souhaité)

Expérience:

- accueil clinique: 2 ans (Souhaité)