Administrative Assistant \ Adjoint(E)

**Administrative Assistant**

We are looking for an administrative assistant to join our Team. The person will provide support in the company's day-to-day activities.

**Responsibilities**:

- Provide day-to-day administrative support to ensure smooth office operations.
- Manage and organize office documentation, files, and records.
- Conduct accurate data entry into various systems and maintain up-to-date records.
- Organize and file documents for easy retrieval.
- Assist in the preparation of financial documents and reports.
- Utilize accounting software, such as Sage 50, for basic financial tasks.
- Prepare and submit expense reports, ensuring compliance with company policies.
- Track and reconcile expenses with attention to detail.
- Collaborate with team members to gather information and assist in preparing presentations and reports.
- Ensure the accuracy and visual appeal of presentation materials.
- Assist in scheduling appointments and meetings, managing calendars for team members.
- Coordinate travel arrangements when necessary.

Qualifications:

- DEC or DEP in Administration or a related field.
- 1-2 years of administrative experience.
- Proficient in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Strong organizational and time management skills.
- Detail-oriented with a focus on accuracy.
- Knowledge of Sage 50 is an advantage.
- Opportunities for professional development and training.
- Positive and collaborative work environment.
- Bilingual

**Adjointe administrative**

Nous recherchons une assistante administrative pour rejoindre notre équipe. La personne fournira un soutien dans les activités quotidiennes de l'entreprise.

Responsabilités:

- Fournir un soutien administratif quotidien pour assurer le bon fonctionnement des opérations de bureau.
- Gérer et organiser la documentation, les fichiers et les dossiers de bureau.
- Effectuer une saisie de données précise dans divers systèmes et maintenir des dossiers à jour.
- Organiser et classer les documents pour faciliter leur récupération.
- Participer à la préparation de documents financiers et de rapports.
- Utiliser des logiciels de comptabilité, tels que Sage 50, pour des tâches financières de base.
- Préparer et soumettre des rapports de dépenses, en veillant à respecter les politiques de l'entreprise.
- Suivre et concilier les dépenses avec une attention particulière aux détails.
- Collaborer avec les membres de l'équipe pour recueillir des informations et aider à la préparation de présentations et de rapports.
- Assurer l'exactitude et l'attrait visuel des supports de présentation.
- Aider à planifier des rendez-vous et des réunions, gérer les calendriers des membres de l'équipe.
- Coordonner les arrangements de voyage lorsque cela est nécessaire.

Qualifications:

- DEC ou DEP en Administration ou dans un domaine connexe.
- 1 à 2 ans d'expérience administrative.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Solides compétences organisationnelles et en gestion du temps.
- Orienté(e) vers les détails avec un souci de l'exactitude.
- La connaissance de Sage 50 est un avantage.
- Opportunités de développement professionnel et de formation.
- Environnement de travail positif et collaboratif.
- Bilingue

**Job Types**: Full-time, Permanent

**Salary**: $37,000.00-$50,000.00 per year

**Benefits**:

- Dental care
- Disability insurance
- Extended health care
- Life insurance
- Paid time off

Schedule:

- Day shift
- Monday to Friday

Ability to commute/relocate:

- Montréal, QC H3B 4W8: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)

**Education**:

- AEC / DEP or Skilled Trade Certificate (preferred)

**Experience**:

- Front desk: 1 year (preferred)
- Administrative experience: 1 year (preferred)

Work Location: Hybrid remote in Montréal, QC H3B 4W8