Assistant(E) à La Direction de La Promotion de La

**Description de l’établissement**:
Le Centre hospitalier universitaire Sainte-Justine est le plus grand centre mère-enfant au Canada et l'un des quatre plus importants centres pédiatriques en Amérique. Ses 5 000 employés et ses 500 médecins, dentistes et pharmaciens œuvrent dans un milieu à la fois hautement innovant, où des connaissances sont générées et partagées au quotidien, et respectueux des personnes, plaçant le patient et sa famille au cœur de la pratique. Associé à l'Université de Montréal, le CHU Sainte-Justine est de loin le plus grand centre de formation en pédiatrie au Québec et un chef de file au Canada; il accueille chaque année plus de 4 000 étudiants et stagiaires.

**Description du poste**:
Sommaire du poste:
Sous l'autorité de l’adjointe à la direction, l’agent(e) administratif(ve) assiste dans les fonctions, particulièrement en regard du suivi attentif des demandes d’informations, de la planification des activités à l’agenda, la coordination technique des réunions: convocation, prise de note et rédaction des procès-verbaux ainsi que le suivi auprès des intervenants. Il porte une attention particulière à la qualité des documents officiels, tant au niveau de la qualité du français que de leur présentation. Elle contribue également à l’organisation d’activités au sein du centre de la promotion de la santé ou de l’hôpital.

De façon plus spécifique, le titulaire du poste est responsable de:

- Gestion de d'agenda de l'adjointe au directeur à la Direction des affaires médicales et universitaires (DAMU);
- Rédaction de lettres et de messages électroniques pour l’adjointe au directeur de la DAMU
- Coordination des réunions d’équipe:

- Préparation de l’ordre du jour
- Réservation de salle
- Rédaction du compte-rendu
- Rédaction des procès-verbaux de comités de pilotage (allaitement, ado Inc, etc.)
- Assistance en bureautique:

- Mise en page de documents (dépliants, affiches, PPT, offres de services)
- Soutien technique
- Assistance en graphisme:

- Utilisation du logiciel Illustrator
- Recherche d’éléments visuels
- Contact avec le service de l’imprimerie
- Soutien au suivi des états financiers du Centre de Promotion de la Santé (CPS)
- Gestion de l’approbation et suivi de la paie des employés du CPS
- Accueil et réception de la clientèle du CPS
- Réservation et gestion des locaux du CPS
- Commande et gestion du matériel du CPS
- Création de bons de commande (lien avec les services d’approvisionnements et de comptabilité)
- Suivi des requêtes d’approvisionnement
- Gestion des inscriptions aux activités du Programme Mieux-être du personnel
- Gestion des contrats des professeurs et des requêtes
- Soutien à la nutritionniste:

- Gestion des factures et du compte
- Gestion du local
- Gestion de l’horaire
- Soutien pour l’aménagement de la salle de musculation et du matériel de sport
- Soutien logistique dans l’organisation d’événement:

- Organisation de l’événement
- Commande et gestion du matériel
- Installation de l’affichage et du matériel
- Contrat avec les fournisseurs
- Mise en place de kiosque

**Exigences**:

- Diplôme d’études professionnel ou secondaire en administration ou dans champ de spécialisation approprié;
- Excel niveau intermédiaire;
- Bonne connaissance de l’environnement Microsoft Office;
- Excellente maîtrise du français, parlé et écrit.
- Bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit;
- Connaissance du milieu de la recherche ou du milieu hospitalier un atout important.

**Compétences recherchées**:

- Intégrité
- Loyauté
- Discernement
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Autonomie, initiative et jugement
- Sens de l’organisation et de la créativité
- Facilité de communication verbale et écrite
- Orientation clientèle
- Bonne gestion de son temps et des priorités
- Capacité d’adaptation
- Capacité à apprendre rapidement
- Gestion d’un agenda complexe
- Gestion de dossiers multiples
- Travail d’équipe

**Conditions d’emploi**:

- Il s’agit d’un remplacement à temps complet (5 jour par semaine) à durée indéterminée.
- La rémunération horaire varie entre 22, 54$ et 26,00$ selon l’échelle des agents administratifs-Classe 1.
- Les autres conditions sont établies en fonction des normes en vigueur dans l’établissement.

**Date d’entrée en fonction** : Dès que possible

**Remarques**:
Type d'emploi : Temps plein

Salaire : 22,54$ à 26,00$ par heure

Avantages:

- Assurance Dentaire
- Congés de Vacances et Compensatoires
- Programme d'Aide aux Employés
- Programmes de Bien-être
- Régime de retraite

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour

Formation:

- École Secondaire (Obligatoire)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail