Coordonnateur(-trice), Soutien Aux Activités Et

Comptables professionnels agréés du Canada (CPA Canada) travaille en collaboration avec les ordres de CPA des provinces, des territoires et des Bermudes, et représente la profession comptable canadienne sur les scènes nationale et internationale. La profession peut ainsi faire la promotion de pratiques exemplaires, favorables aux entreprises et à la société en général, et préparer ses membres aux défis posés par un contexte en évolution constante, marqué par des changements sans précédent. Forte de plus de 220 000 membres, CPA Canada est l’une des plus grandes organisations comptables nationales au monde.

**Le poste**

Vous assurerez la coordination et le soutien administratif relativement aux déplacements, aux plans de poursuite des activités des Services de soutien, aux mandats de cette équipe et au maintien des informations sur les fournisseurs. Vous organiserez aussi les programmes de maintenance, participerez aux travaux sur les politiques et procédures, gérerez les dossiers physiques et soutiendrez différentes fonctions opérationnelles, selon les besoins.

**Les attributions**
- Gestion des relations avec les fournisseurs_
- Examiner la documentation envoyée par les fournisseurs pour vérifier la conformité des services qui y sont décrits aux exigences de CPA Canada
- Créer des tableaux de suivi de la performance des fournisseurs aux fins d’évaluation et de comparaison
- Évaluer les fournisseurs et recommander ceux qui répondent aux besoins de l’équipe des Services de soutien et d’autres unités fonctionnelles de CPA Canada
- Gérer la logistique des biens et services et veiller au respect des échéances de projets spéciaux auxquels participe l’équipe des Services de soutien
- Réservation de déplacements et administration du programme_
- Veiller à ce que toutes les réservations soient conformes à la politique de CPA Canada sur les déplacements
- Gérer l’accès des utilisateurs à l’outil de réservation en ligne (Concur)
- Soutenir le personnel et les membres en effectuant des réservations pour leurs déplacements et l’hébergement auprès du fournisseur de CPA Canada
- Aider les parties prenantes internes et externes en cas de problème lié aux déplacements ou à l’hébergement
- Négocier des contrats et veiller à ce que les crédits inutilisés soient remboursés ou appliqués avant toute nouvelle réservation
- Discuter du programme de CPA Canada avec l’entreprise de gestion des déplacements, les transporteurs aériens et les hôtels
- Adopter une attitude positive et professionnelle avec les parties prenantes internes et externes
- Administration du fonctionnement et des activités du service_
- Organiser la destruction de documents et obtenir et classer les certificats de destruction
- Créer des sites et des canaux dans Teams et y verser des documents
- Établir et tenir à jour le calendrier de maintenance
- Participer à l’élaboration et à la mise à jour des politiques et des procédures des Services de soutien
- Vérifier l’exactitude des informations dont dispose l’équipe des Services de soutien à propos des fournisseurs
- Traiter, rapprocher et coder les factures dans Concur, et vérifier si les soldes concordent
- Signaler les écarts de facturation, obtenir des pièces justificatives au besoin et voir à la correction des factures
- S’assurer que tous les documents sont signés et soumis pour traitement sans délai
- Planification de la poursuite des activités _et soutien connexe_
- Agir à titre de superutilisateur du logiciel permettant d’assurer la poursuite des activités
- Coordonner le processus de mise en œuvre dans l’ensemble de l’organisation
- S’assurer que les plans des unités fonctionnelles assignées sont à jour et qu’ils peuvent faire l’objet de tests
- S’assurer que tous les superutilisateurs ont tenu des rencontres dans les unités fonctionnelles qui leur sont assignées et que leurs plans sont consignés dans le système
- Préparer les bureaux de CPA Canada en vue du retour sécuritaire du personnel et des visiteurs, et adapter les plans à l’évolution de la pandémie
- Participer à l’élaboration et à la mise à jour des plans et des procédures afin d’atténuer les risques pour CPA Canada
- Tenue de dossiers_
- Assurer la tenue de dossiers et des listes des documents
- Veiller à l’exactitude, à la confidentialité et à la sécurité des dossiers

**Les exigences**
- Diplôme d’études postsecondaires ou niveau de compétence équivalent
- Au moins 5 ans d’expérience dans le domaine de la gestion des déplacements, de la planification de la poursuite des activités, des procédures administratives et du service à la clientèle
- Compétences intermédiaires dans l’utilisation de Microsoft Office
- Bonne connaissance de l’utilisation des solutions de gestion des déplacements
- Bon sens de l’analyse, de l’organisation et de la gestion du temps
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