Coordonnateur(Trice) Services D'exploitation

Fondé en 1983, le Groupe Alfid est présent sur les marchés de l’immobilier depuis plus de 40 ans. Il offre une gamme variée de services de gestion d’immeubles de bureaux, immeubles à logements multiples, surface commerciale et industrielle, allant de l’achat à la vente, en passant par la sécurité et l’entretien. Le groupe procède aussi au courtage et conseille ses clients sur les formules d’investissements les plus appropriés.

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Un poste de **Coordonnateur(trice), services d'exploitation chez Alfid** est actuellement à combler.

**Le poste est**pour les immeubles du **700-800 St-Jacques, Montréal,**siège social de la Banque Nationale, qui est sous la responsabilité de l’IBNI.

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**Description du poste**

Le poste convoité se trouve sous la supervision du Directeur principal de l’immeuble.

Le rôle du/de **Coordonateur (trice) Services d’exploitation** est d’assurer le support de services nécessaires à l’ensemble des usagers des immeubles incluant, sans s’y limiter, fournisseurs et représentants de services pour l’ensemble des secteurs d’activités de la gestion. Dans un rôle de direction du département des services clients, il/elle coordonne l’ensemble des activités reliées de près ou de loin à la gestion de la qualité des installations physiques et des services qu’offrent l’immeuble à l’ensemble de ses usagés. Il/elle assiste, participe et supporte tous les aspects de la gestion hospitalière de la BNC avec l’équipe du Groupe Alfid, dans une perspective d’amélioration de la qualité de vie et du positionnement social de l’immeuble.

**Les responsabilités du poste**

**Normes opérationnelles et administratives du poste**

• Développe et maintien des relations coopératives et collaboratives avec tous les membres de l’équipe de direction de la gestion immobilière, les sous-traitants, les locataires/occupants et la communauté ;
• Rédige, collabore et participe sur une base régulière à la mise en place de tous les processus d’affaires inhérents à la gestion immobilière ;
• Rédige, collabore et participe sur une base régulière a la mise à jour de tous les processus contractuels des services de la gestion de l’immeuble ;
• Rédige, collabore et coordonne l’ensemble des activités liées à la comptabilité du service:

• Assiste à la production des budgets annuels avec l’équipe ;
• Assiste à la préparation des budgets de capitalisation, incluant leur mise à jour ;
• Traitement des bons de commandes et factures à travers le système d’approvisionnement de la BNC (Ariba) ;
• Coordonne les rapports de courus et anticipe les budgets ;
• Assiste/gère l’achat de tous les biens et services nécessaires à

l’immeuble.

• Rédige et coordonne avec le directeur(trice) - Services clients, l’ensemble des communications externes du service ;
• Sous la direction du directeur immobilier, l’employé(e) administre l’ensemble

des ententes de location, baux, etc ;

• Sous la direction du Directeur immobilier, l’employé(e) administre et coordonne le renouvellement des assurances des locataires et fournisseurs;
• Prépare des minutes de réunions pour la direction de l’immeuble ;
• Coordonne les agendas interdépartementaux pour les besoins de collaboration;
• Participe aux activités relatives à la mise en valeur de l’immeuble, par le biais de campagnes marketing ou de concours distinctifs visant à promouvoir l’image de marque de la BNC sur le marché ;
• Gère les locaux d’entreposage et d’exploitation de l’immeuble ;
• Gère la signalisation de l’immeuble, les inventaires, les remplacements, les réparations, etc ;
• S’assure de suivre toutes les obligations de la direction de gestion immobilière en matière de certifications, de permis, de lois provinciales et fédérales ;
• S'assure que toutes les procédures d’affaires sont respectées dans leur

déploiement et dans leur utilisation ;

• Contribue à l’amélioration de tous les aspects de la gestion de l’immeuble en

proposant de nouvelles idées et des recommandations.

**Gestion des activités contractuelles de l’immeuble (rôle évolutif)**

• S’assure que les contrats de service sous sa responsabilité sont appliqués, que les niveaux de service sont atteints et que les entrepreneurs sont adéquatement supervisés et encadrés selon les critères de sécurité de la BNC lorsqu’ils sont sur le site ;
• Prépare des processus d’affaires d’approvisionnement en passant par la rédaction des devis de performance jusqu’à la signature des bons de commande et/ou contrats.

**Service de gestion de la clientèle**

• S’assure que toutes les préoccupations des usagers sont prises en charge d’une manière opportune et professionnelle et aide à résoudre toutes problématiques d’ordre fonctionnelles.
• Effectue un suivi auprès des usagers /clients pour s’assurer de la satisfaction ;
• Coordonne l’ensemble des rapports de performance des différentes directions de façon mensuelle/trimestrielle/annuelle ;
• Diri