Coordonnateur.trice - événements Et Administration

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Immersive est une boîte événementielle spécialisée en expérience de marques authentiques, basée à Montréal. En déployant la Créativité événementielle — une approche intelligente combinant stratégie, production et exécution — notre équipe livre des événements clés en main et sur mesure, qui s’alignent parfaitement avec le message de chaque organisation pour un impact durable auprès des participants.

Si, pour vous, nager dans la planification, penser aux moindres détails, produire les outils logistiques, coordonner des projets créatifs, autant virtuels, hybrides que présentiels est un véritable plaisir, on veut vous connaître

**NOTRE ÉQUIPE VOUS ATTEND **

Votre mission sera d’appuyer l’équipe dans la réalisation des différents mandats événementiels avec des responsabilités se situant à différentes étapes de l’organisation de projets et d’offrir un soutien étroit aux opérations courantes en réalisant des tâches administratives variées. Vous ferez une réelle différence au sein de l’équipe et veillerez à ce que rien ne soit oublié.

Vous serez également impliqué dans la vie et le bonheur au bureau

**SOYEZ À NOS CÔTÉS POUR**:

- Assister la directrice de création et la chargée de projet dans l’ensemble des étapes de réalisation des événements
- Aider à la création, rédaction, mise en page et révision d’outils comme les présentations de concept, les guides des intervenants et des participants, le contenu courriel et les invitations à des événements
- Effectuer la coordination générale : organisation des tests, des rencontres, des appels, gestion des fournisseurs et des suivis de facturation, etc.
- Assurer la coordination et la logistique terrain lors des événements
- Réaliser les bilans, la fermeture de dossier et fournir les rapports finaux aux clients en plus de formuler des recommandations pertinentes
- Aider à la mise en œuvre du plan de communication de l’agence (réseaux sociaux, infolettre)
- Mettre à jour le site Internet Immersive au fur et à mesure (blogue, réalisations, etc.)
- Effectuer une multitude de recherches sur l’industrie, les tendances, les fournisseurs, des solutions innovantes, etc.
- Assister la fondatrice dans la gestion administrative de l’agence (classement de dossiers, mise à jour des différentes bases de données, maintenance des outils internes, etc.)
- Optimiser la gestion du bureau (structure, inventaire matériel événementiel, besoins opérationnels, petit coin studio, etc.)
- Garantir l’intégrité de notre marque dans son utilisation quotidienne
- Toutes autres responsabilités inhérentes au poste

**PROFIL RECHERCHÉ**:

- Diplôme d’études collégiales — en marketing, en communication, en gestion ou tout autre diplôme ou expérience pertinente dans le domaine de l’organisation d’événements ou de l’administration
- Avoir un minimum de 3 années d’expérience dans un poste de coordination événementielle
- Avoir travaillé en agence événementielle (un atout)
- Proactivité et débrouillardise
- Excellente gestion des priorités
- Grand sens de l’organisation
- Grande polyvalence, autonomie et capacité à travailler aisément sur différents fronts en simultané, et parfois avec des délais serrés
- Excellente gestion du stress
- Excellentes aptitudes relationnelles
- Facilité à travailler en équipe autant que seul
- Ouverture d’esprit et aimant les échanges d’idées qui mènent au meilleur résultat
- Aisance pour la mise en page et la création de documents
- Connaissance et maîtrise nécessaire de la suite Microsoft Office, Google (Workspace) et des outils médias sociaux
- Connaissance des logiciels Asana, Publisher, Canva, Mailchimp (atout)
- Maîtrise parfaite du français à l’oral et à l’écrit, forte aptitude à rédiger sans faute
- Maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit (être en mesure de travailler à l’occasion en anglais)
- Permis de conduire et voiture (possibilité de se déplacer aux autres endroits reliés aux affaires, au besoin)

**Date d’entrée**: mars 2025

**OPPORTUNITÉ IMMERSIVE**:
Merci de nous faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation.