Event Coordinator

Join the Events Team at Club Atwater, an reputable venue with a rich heritage dating back to 1926. Renowned for hosting a spectrum of events, from elegant weddings to sophisticated 5 à 7 gatherings and dynamic corporate pickleball events, we operate in a diverse, fast-paced environment, serving a membership exceeding 1000 individuals.

We are seeking dedicated individuals interested in establishing a long-term commitment to our team and contributing to the growth of our Events Department. Supported by your Event Supervisor, you will play a pivotal role in pre-event planning, on-site event coordination, and post-event breakdowns.

As a valued member of our staff, you will enjoy exclusive perks, including access to our on-site gym, a food and beverage discount, and additional resources to enhance your professional development. Join us in creating memorable experiences together

**On-Site Management and Coordination**:

- Oversee the setup, execution, and breakdown of events on-site.
- Address and resolve issues as they arise during the event.
- Ensure seamless coordination among on-site staff, vendors, and other stakeholders.
- Implement risk management strategies and ensure compliance with safety regulations.

**Event Planning**:

- Develop and implement comprehensive event plans, including timelines and logístical details.
- Coordinate vendor selection, negotiation, and management, overseeing services such as catering, audio-visual equipment, and transportation.

**Vendor and Guest Coordination**:

- Identify, select, and manage relationships with vendors and suppliers.
- Liaise with caterers, decorators, photographers, and other service providers.
- Coordinate guest lists, manage RSVPs, and ensure a positive experience for attendees.

**Post-Event Evaluation**:

- Conduct post-event evaluations to gather feedback and assess the success of the event.
- Utilize feedback to improve future events.
- Note: This job description is not intended to be all-inclusive. The employee may perform other related duties as negotiated to meet the ongoing needs of the organization._

**Skills**:

- Strong organizational skills to effectively plan and manage multiple events simultaneously
- Excellent communication skills to interact with clients, vendors, and guests
- Customer service-oriented mindset to deliver exceptional experiences to clients and guests
- Time management skills to meet deadlines and ensure timely execution of events
- Negotiation skills to secure favorable contracts with vendors and suppliers
- Ability to market events effectively to attract attendees and generate interest

**Qualifications**:

- French & English (written & oral)
- Event coordination & planning experience
- Flexible schedule; able to work weekends & long shifts

**Rejoignez l’équipe des événements du Club Atwater **

Le Club Atwater est un lieu réputé, doté d’un riche patrimoine remontant à 1926. Accueillant une variété d’événements, des mariages élégants aux 5 à 7 sophistiqués, en passant par des événements corporatifs dynamiques comme le pickleball, nous évoluons dans un environnement diversifié et dynamique, au service de plus de 1000 membres.

Nous recherchons des personnes motivées souhaitant s’engager à long terme au sein de notre équipe et contribuer à la croissance de notre département des événements. Sous la supervision de votre Responsable d’événements, vous jouerez un rôle clé dans la planification, la coordination sur site et le démontage des événements.

En tant que membre de notre personnel, vous bénéficierez d’avantages exclusifs, notamment l’accès à notre salle de sport, une réduction sur la nourriture et les boissons, ainsi que des ressources supplémentaires pour votre développement professionnel. Rejoignez-nous pour créer ensemble des expériences mémorables

**Gestion et coordination sur site**:

- Superviser l’installation, l’exécution et le démontage des événements.
- Gérer et résoudre les imprévus pendant l’événement.
- Assurer une coordination fluide entre le personnel sur place, les fournisseurs et les autres parties prenantes.
- Mettre en œuvre des stratégies de gestion des risques et veiller au respect des normes de sécurité.

**Planification d’événements**:

- Élaborer et mettre en œuvre des plans d’événements détaillés, y compris les échéanciers et la logistique.
- Sélectionner, négocier et gérer les fournisseurs, incluant les services de traiteur, d’audiovisuel et de transport.

**Coordination des fournisseurs et des invités**:

- Identifier, sélectionner et gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires.
- Collaborer avec les traiteurs, décorateurs, photographes et autres services événementiels.
- Gérer les listes d’invités, les confirmations de présence (RSVP) et garantir une expérience positive pour tous les participants.

**Évaluation post-événement**:

- Effectuer des bilans post-événement pour recueillir des retours et évaluer le succès de l’événement.
- Utiliser ces retours pour améliorer