Coordonnateur.trice Aux Activités Scolaires Et Aux

**Titre du poste **:Coordonnateur.ice aux activités scolaires et aux événements spéciaux

**Supérieure immédiate **:Adjointe à la direction artistique

**Type d’emploi** : Régulier à temps plein

**Horaire** : 35 h/semaine - Horaire flexible et télétravail possible. Prêt.e à travailler sur des horaires atypiques (parfois soirs et week-ends)

**Domaine principal** : Gestion événementielle secteur Culture et Arts de la scène

**2e domaine** : Collaboration avec le secteur de l’éducation

**Années d’expérience pertinente minimum** : Minimum 2 ans d’expérience

**Scolarité minimum** : Diplôme d’études collégiales en production, gestion d’événements, techniques de loisir ou toute autre formation pertinente

**Lieu de travail** : Théâtre Gilles-Vigneault

**Salaire** : Selon l’échelle salariale en vigueur

**RESPONSABILITÉS PRINCIPALES**

Sous la responsabilité du directeur général et artistique et de l’adjointe à la direction artistique, la ou le coordonnateur.ice aux activités scolaires et aux événements spéciaux collabore à la bonne marche et au rayonnement des activités que le Théâtre Gilles-Vigneault élabore pour la grande communauté des Laurentides.

**COORDINATION DES ACTIVITÉS SCOLAIRES**
- Envoi de la programmation scolaire au public concerné
- Prise des réservations
- Émission et suivis des contrats aux écoles
- Suivis auprès des enseignant.e.s au sujet des représentations (documents pédagogiques, logistique d’accueil)
- Diffusion et mise à jour régulière des informations concernant les représentations, aux équipes du Théâtre et aux compagnies
- Coordination du personnel d’accueil et gérance de salle
- Élaboration des plans de salle
- Accueil des groupes scolaires les jours de spectacle
- Suivis auprès des enseignant.e.s après les représentations pour évaluer la satisfaction (sondage)
- Vérification des contrats scolaires pour émission de la facturation
- Communique ses observations et collabore avec l’adjointe à la direction artistique à l’optimisation et au renouvellement des procédures d’accueil pour le milieu scolaire.

**COORDINATION DES ACTIVITÉS DE MÉDIATION CULTURELLE**
- Préparation des horaires d’activités en collaboration avec les artistes, les médiateur.ice.s et les milieux d’accueil des activités (écoles, villes, organismes, etc.)
- Diffusion des informations pertinentes aux artistes, aux milieux d’accueil et aux équipes du Théâtre
- Gestion des inscriptions aux activités
- Rappel des informations logistiques aux participants
- Rendre compte du déroulement des activités à l’adjointe à la direction artistique
- Suivi auprès des participants pour connaître leur satisfaction (sondage)
- Durant les week-ends : présence aux représentations familiales et coordination des activités liées à ces représentations
- Lors de l’accueil de résidences artistiques : coordination et accueil des artistes ainsi qu’accueil du public s’il y a lieu.

**COORDINATION DES ÉVÉNEMENTS SPÉCIAUX**
- En collaboration avec les différentes équipes du Théâtre ainsi qu’avec les artistes et parfois des partenaires externes : coordination d’activités et d’événements ponctuels.
- Coordination et collaboration à l’élaboration d’événements récurrents se déployant sur plusieurs jours.

**ADMINISTRATION**
- Mise à jour des bases de données clients
- Collaboration aux bilans d’activités en documentant les événements (rapports, photos, statistiques de fréquentation)
- Collaboration aux documents de présentation
- Collaboration à la rédaction de contrats ou suivi de facturation
- S’engage et participe activement aux comités et réunions internes où sa présence est requise.

**COLLABORATION AU DÉVELOPPEMENT**
- Collaboration à l’idéation des diverses activités et programmes de développement des publics
- Assure une vigie sur les possibilités de développement des publics
- Développe des outils et collabore à l’amélioration des processus d’organisation dans le cadre de l’élargissement du volet des activités de médiation au Théâtre.

**FORCES RECHERCHÉES**
- Excellent français écrit et parlé
- Excellent service à la clientèle
- Connaissance des suites Office et Google
- Expérience en médiation, un atout

**QUALITÉS PERSONNELLES RECHERCHÉES**
- Autonomie et initiative
- Sens de l’organisation et souci du détail
- Grande capacité d’adaptation
- Curiosité et sensibilité envers les arts vivants
- Ouverture aux apprentissages
- Sociabilité et dynamisme
- Créativité
- Tact et diplomatie
- Bienveillance et esprit d’équipe

**CE QUE NOUS OFFRONS**
- Salaire compétitif
- Horaire flexible : présence au Théâtre et télétravail
- Régime d’assurance collective
- Tenue décontractée
- Environnement de travail agréable
- Stationnement gratuit
- Accès à des billets de spectacles