Technicien(Ne) en Administration

Le CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal regroupe l'Hôpital Maisonneuve-Rosemont, l'Hôpital Santa Cabrini, l'Institut universitaire en santé mentale de Montréal, le CHSLD Polonais Marie-Curie-Sklodowska et les CSSS suivants: Lucille-Teasdale, Saint-Léonard et Saint-Michel et de la Pointe-de-l'Île. Le CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal exploite les missions suivantes: centre hospitalier de soins généraux et spécialisés, centre hospitalier de soins psychiatriques (mission régionale), centre de santé et de services sociaux et centre d'hébergement de soins de longue durée.

**Site web de l’établissement**

**Description**

Le ou la technicien(ne) en administration est une personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse de données.

Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS RELIÉES À LA FONCTION

Sous l’autorité du Chef de service de la gestion contractuelle, le titulaire de ce poste exécute l’ensemble des tâches techniques, informatiques et administratives reliées à l’approvisionnement, notamment pour les ententes d’achats regroupés qui sont gérées par le Centre d’acquisitions gouvernementales (CAG).

Plus précisément, la personne titulaire de ce poste doit être en mesure de concevoir, de produire et d’analyser des rapports statistiques provenant des bases de données du GRM. Elle doit aussi être en mesure d’effectuer des acquisitions de biens et services, d’effectuer des audits, de participer à l’élaboration de procédures et à différents comités où sa présence est requise.

Le titulaire de ce poste doit également être en mesure d’analyser les impacts des stratégies d’acquisition convenues dans les différents secteurs partenaires tels que les services d’entreposage et de distribution et les secteurs cliniques ou techniques. Elle doit aussi collaborer à la gestion du changement des produits et au traitement des plaintes.

TÂCHES SPÉCIFIQUES

Création de rapports:

- Extraire et manipuler des données issues de différents systèmes informatiques ;
- Produire les rapports requis par les gestionnaires du service de la Gestion contractuelle ou des Achats ;
- Produire des rapports pour les gestionnaires du CIUSSS dans le but de les aider à prendre des décisions organisationnelles stratégiques ;
- Produire des rapports provenant de demandes ponctuelles ;
- Préparer des tableaux sur chiffriers électroniques ;
- Créer, produire et suivre des indicateurs de gestion ;
- Fournir assistance à l’équipe de la logistique et approvisionnement en matière d’extraction de données du système GRM.

Mandats d’achat et ententes regroupées
- Produire des rapports statistiques de consommation ;
- Effectuer la recherche de produits sur le site Internet « Logiciel d’Achat en Commun (LAC) », dans le but d’identifier un lien contractuel potentiel et ainsi favoriser la participation aux diverses ententes ;
- Effectuer les consultations nécessaires, prépare les mandats d’achat et les contrats pour les ententes regroupées gérées par le Centre d’acquisitions gouvernementales (CAG) ;
- Analyser les produits et services à acquérir en-dehors des ententes d’achats regroupées ;
- Communiquer les différentes mises à jour des dossiers et/ou bases de données afin que l’attribution des commandes se fasse aux fournisseurs désignés par les ententes de groupe ;
- Participer à certains groupes de travail du CAG et/ou du CIUSSS en lien avec les ententes regroupées.

Négociation des contrats
- Exécuter et coordonner le déroulement du processus de conclusion de contrat avec efficacité et professionnalisme tout en respectant les lois, politiques et procédures en vigueur ;
- S’assurer en tout temps de la conformité à la Loi sur les contrats des organismes publics tout en recherchant la flexibilité nécessaire aux besoins particuliers de la clientèle ;
- Procéder à la mise à contrat de tous les produits, services et travaux en tenant compte du coût total de possession et en respectant les limites d'approbation et de dérogation de la Politique interne ;
- Négocier avec les fournisseurs ;
- Rédiger les contrats et tout autre document afférent au processus d’acquisition ;
- Préparer la documentation interne requise avant la conclusion de tout contrat ;
- Créer dans le système GRM les contrats qui lui seront confiés ;
- Établir des canaux de communication réguliers avec les fournisseurs et ses partenaires d’affaires afin de maintenir