Adjoint(E) Administrative Et Coordonnateur(Trice) de Projets

**_An English Version Will Follow_**

**Poste**: Adjoint(e) administrative et coordonnateur(trice) de projets - Bilingue

**Campus**: Montréal, Québec

**Lien hiérarchique**: Vice-président des opérations

**_ À propos de l'Institut Trebas_**

L'Institut Trebas, créé en 1979, est une école professionnelle privée avec des campus à Montréal et à Toronto et offrant un large éventail de programmes dans les domaines de l'audio, du cinéma et de la télévision, des affaires et de la technologie ainsi que de la gestion de la musique, des événements et du divertissement. Notre mission est de fournir des services d'éducation et de soutien de haute qualité et accessibles afin de maximiser la réussite et l'expérience d'apprentissage de nos étudiants. Nous nous efforçons d'accomplir cette mission grâce à un engagement envers l'excellence, l'innovation, la collaboration interdisciplinaire, ainsi que l'inclusivité et la diversité. L'Institut Trebas est membre du réseau d'établissements d'enseignement supérieur Global University Systems Canada.

**_ Objectif Principal_**

L'objectif du poste d’adjoint(e) administratif(ve) et coordonnateur(trice) de projets est d’assurer un soutien administratif efficace et coordonner la mise en œuvre des projets afin de garantir leur bon déroulement, en respectant les échéanciers, les budgets et les priorités établies. Ce rôle constitut un poste clé dans la planification, le suivi des activités, la communication entre les différents départements et l’optimisation des processus organisationnels.

**_ Tâches et Responsabilités_**

L’adjoint(e) administratif(ve) et coordonnateur(trice) de projets sera responsable des tâches suivantes ainsi que d'autres tâches attribuées pour soutenir divers départements opérationnels:

- Assister le vice-président des opérations dans la gestion quotidienne des activités du campus, la gestion de l’agenda et le suivi des courriels ;
- Appuyer et gérer la préparation ainsi que la mise en œuvre de projets, programmes et événements internes/externes ;
- Produire les rapports requis, incluant le suivi et le contrôle de l’avancement des projets—préparer, réviser et soumettre divers rapports et comptes rendus de réunions ;
- Élaborer des plans de mise en œuvre et des échéanciers pour tous les projets courants et futurs ;
- S’assurer que toute la documentation liée aux projets est exacte et correctement téléversée dans les systèmes internes ;
- Analyser les informations relatives aux projets et compiler les horaires et/ou rapports dans les délais requis ;
- Autonomie dans la coordination des remplacements en cas d’absences de courte durée liées à divers projets, en l’absence du gestionnaire direct ;
- Participer à des projets spéciaux et exécuter toute autre tâche assignée par le vice-président des opérations ;
- Assurer la traduction de documents et contenus officiels (Français-Anglais) ;
- Fournir un soutien administratif complet et de qualité aux différents départements, au besoin ;
- Coordonner et planifier des événements en collaboration avec d'autres départements, si nécessaire.

**_Compétences Requises_**

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Pour réussir dans le poste d’adjoint(e) administratif(ve) et coordonnateur(trice) de projets, une personne doit s'engager à développer, maintenir et démontrer les aptitudes suivantes:
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**_ Éducation et expériences :_**
- Diplôme universitaire ou collégial en administration des affaires, en gestion de projets ou équivalent (Requis) ;
- Minimum de deux (2) ans d’expérience dans un rôle de soutien administratif ou dans un rôle de soutien équivalent ;
- Minimum d’un (1) an d’expérience en gestion de projets.

**_ Connaissances et compétences :_**
- Compétences avancées dans l’utilisation de la suite Microsoft Office, notamment OneDrive, Teams, Outlook, Word, Powerpoint et Excel ;
- Connaissance du système Salesforce (un atout) ;
- Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps, incluant la capacité à gérer plusieurs priorités et à assurer l’archivage efficace et structuré des documents ;
- Capacité à faire preuve d’initiative et grande attention aux détails ;
- Faculté à travailler de façon autonome ou en équipe selon les besoins et exigences opérationnels ;
- Aptitude à évoluer efficacement sous pression dans un environnement dynamique et rapide ;
- Capacité démontrée à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique et en constante évolution ;
- Bilinguisme en français et l’anglais : _La maîtrise des deux langues est requise, car ce poste implique de communiquer par courriel, téléphone, présentation et/ou lors de réunions avec les sièges sociaux et partenaires au Canada et à l’échelle internationale (environ 20 % des communications)._

*** Dans le présent document, le masculin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte.**

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