Technicien, Administration

JLL supports the Whole You, personally and professionally.

Responsabilités principales
Assurer le soutien et le suivi des dossiers de la directrice et l’appuyer dans ses tâches : planification d’agenda, préparation des budgets et plans d’action, participer à la planification stratégique du bureau, réservation d’évènements, planification des rencontres d’équipe, etc.;
Rédiger des lettres, avis, mémos et vérifier divers documents;
Accueillir les visiteurs au bureau d’administration;
Effectuer les différentes tâches administratives - courriers, commandes papeteries, colis, courrier recommandé, etc;
Assurer le soutien à la recherche de dossiers ou d’information dans les baux;
Coordonner les projets spéciaux assignés;
Assurer un suivi sur le statut des ententes de locations;
Assurer la vigie et obtenir les certificats d’assurances des locataires;
Naviguer dans les différents systèmes de gestion immobilière (Yardi, PayScan, VCard) afin de fournir les informations pertinentes à l’équipe;
Mettre à jour la liste contact des locataires, valider les informations en collaboration avec la sécurité et les employés des autres services;
Effectuer les suivis auprès des locataires et leurs sièges sociaux pour la validation des informations reçues;
Transmettre les informations relatives aux notes d’ouverture et ou de fermeture au technicien AUTOCAD afin de mettre à jour les plans location;
Assurer une gestion optimale des documents virtuels et physiques: classement, archivage, arborescence informatique, etc.;
Effectuer toutes autres tâches connexes.

CONNAISSANCES ET APTITUDES REQUISES
DEC en secrétariat ou technique en bureautique ou toute autre formation pertinente;
Un minimum de 3 à 5 ans d’expérience en soutien administratif ou dans le domaine de la gestion;
Bonne gestion des priorités, sens de l’organisation, initiative, rigueur et minutie;
Compétences en relations interpersonnelles, entregent et esprit d’équipe;
Capacité de travailler sous pression avec des échéanciers serrés;
Capacité à mener plusieurs tâches de front et à mener différentes activités dans un environnement où tout se déroule à un rythme rapide;
**Bilinguisme (obligatoire) **: français et anglais parlé et écrit, habileté en rédaction;
Maitrise de la suite MS Office (Word et Excel) ainsi qu’Office 365.

Specific accountabilities
Support and monitor the General Manager’s projects and assist her in her tasks (scheduling, budgeting, action plan creation, strategic planning for the office, event reservations, team meeting planning, special projects, etc.);
Write letters, memorandums and/or notices and review documents.
Perform various administrative tasks - courier, order office supplies, parcel and postage, etc.
Make sure tenant insurance certificates are current; update the system accordingly.
Regularly update relevant property information in the system and maintain a history for future reference.
Coordinate assigned special projects.
Follow up on the status of lease agreements.

**Update the tenant contact list**: work with Security and other departments to verify the information, then update the central PDF file and systems accordingly.
Navigate the different property management systems (Yardi, PayScan, VCard) to provide the relevant information to the team.
Follow up with tenants and their head offices to validate information received.
Forward information on opening and closing procedures to the AutoCAD technician to update leasing plans.

**Properly manage digital and print documents**: filing, archiving, folder structures, etc.
Prepare, translate and proofread various documents in French and English.
Carry out any other related tasks as directed.

Key requirements
College diploma (DCS) in secretarial studies or office automation.
Three to Five years of experience in administrative support work or administration.
Methodical, detail-oriented self-starter with excellent organization and prioritization skills.
Outgoing team player with strong interpersonal skills.
Ability to perform under pressure within tight deadlines.
Ability to multitask and handle a variety of responsibilities in a fast-paced environment.
Fluency required in written and spoken French and English with strong business writing skills.
Proficiency in Microsoft Office suite (Word and Excel) as well as Office 365.

Personalized benefits that support personal well-being and growth:
JLL recognizes the impact that the workplace can have on your wellness, so we offer a supportive culture and comprehensive benefits package that prioritizes mental, physical and emotional health.

About JLL
- We’re JLL—a leading professional services and investment management firm specializing in real estate. We have operations in over 80 countries and a workforce of over 102,000 individuals around the world who help real estate owners, occupiers and investors achieve their business ambitions. As a global Fortune 500 c