Adjointe ou Adjoint

Depuis plus de 35 ans, notre client, Reformar veille à ce que chaque mission scientifique en mer prenne le large dans les meilleures conditions. Basée à Rimouski, l’organisation gère la logistique, les navires et les équipages qui soutiennent la recherche océanographique au Québec et ailleurs.

Pour appuyer sa direction et coordonner les activités liées aux missions, Reformar recherche un-e adjoint-e - administration et soutien aux opérations. Si vous aimez quand tout est bien planifié, que vous avez le sens du détail et que vous aimez voir concrètement le résultat de votre travail, ce poste pourrait bien vous convenir.

L’adjoint-e soutient la direction dans la planification des activités, la tenue des réunions et la mise à jour des politiques internes. Le poste comprend également la coordination des déplacements d’équipage, le suivi administratif des missions et la publication hebdomadaire des communications de l’organisation.

**Sous la supervision du directeur général, l’adjointe ou l’adjoint **

**Coordination des déplacements et de la logistique des équipages (≈ 50 %)**

Ces tâches consistent à assurer le bon déroulement des déplacements du personnel navigant, en lien constant avec la direction:

- Planifier, organiser et coordonner tous les déplacements des membres d’équipage, incluant les réservations d’avion, de taxi, de navette, d’hébergement, tout en respectant les politiques internes et les budgets alloués.
- Confirmer les itinéraires et transmettre les documents et informations nécessaires aux membres d’équipage avant leur départ.
- Gérer les imprévus avec jugement et réactivité : retards, annulations, ou météo, etc
- Vérifier et compiler les rapports de dépenses liés aux déplacements pour approbation et archivage.
- Agir comme personne-ressource pour les équipages en matière de logistique de déplacements (appels, courriels, ajustements de dernière minute).
- Collaborer avec la direction afin d’améliorer continuellement les procédures de déplacement et de communication entre la terre et la mer.
- Assurer un suivi administratif des missions, incluant la mise à jour des registres et la compilation des données pertinentes à des fins internes.

**Soutien administratif à la direction et à la gouvernance (≈ 50 %)**

Ce volet regroupe l’ensemble des tâches de coordination administrative, de rédaction et de soutien à la direction générale et aux instances de gouvernance:

- Planifier, convoquer et organiser les réunions de la direction, du conseil d’administration et des différents comités.
- Assister aux rencontres, rédiger les procès-verbaux avec rigueur et en assurer la diffusion et le classement.
- Préparer la documentation nécessaire aux réunions et gérer la logistique des déplacements de la direction.
- Assurer le suivi des décisions prises par le CA et les comités, en collaboration avec la direction.
- Participer à la mise à jour et à la révision des politiques et procédures internes à partir des documents fournis ou selon les orientations reçues.
- Gérer certains dossiers administratifs : rapports de dépenses, registres, classement et archivage de dossiers.
- Superviser l’inventaire des fournitures de bureau (articles de papeterie, matériel d’impression, etc.) et en assurer le réapprovisionnement.
- Participer au traitement de la correspondance : réponse téléphonique, suivi des courriels administratifs, accueil et orientation des demandes internes ou externes.
- Assurer la mise à jour du site web et la rédaction des publications hebdomadaires sur les plateformes de communication de l’organisation (Facebook, LinkedIn, etc.), en collaboration avec la direction.
- Effectuer toute autre tâche connexe jugée pertinente à la bonne marche de l’organisation.

**Exigences, habiletés et qualités professionnelles recherchées**:
FORMATION : Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, bureautique, gestion ou dans tout autre domaine pertinent.

LANGUES : Excellente maîtrise du français oral et écrit. Une connaissance fonctionnelle de l’anglais (écrit et oral) est souhaitée. Un soutien linguistique peut être offert au besoin.

COMPÉTENCES TECHNIQUES : Maîtrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel, Outlook) et d’Adobe Acrobat Pro. Connaissance de WordPress ou d’outils collaboratifs (Teams, SharePoint) - un atout.

PLANIFICATION ET ORGANISATION : Capacité à structurer, planifier et prioriser plusieurs tâches simultanément tout en respectant les échéanciers.

LOGIQUE ET DÉBROUILLARDISE : Fait preuve d’un bon jugement, de calme et d’un sens pratique

AUTONOMIE ET FIABILITÉ : Travaille avec rigueur et constance

COMMUNICATION : Excellente capacité de rédaction et aisance à adopter un ton professionnel adapté au milieu universitaire et institutionnel.

COLLABORATION : À l’aise pour travailler avec différents types de personnalités dans un environnement hiérarchique et collaboratif.

ATTITUDE ET EFFICACITÉ : Démontre une attitude positive, orientée vers les résultats et la qualité du travail.

ADAP