Coordonnateur, Comptes Payables Et Des Réclamations/accounts Payable

**Votre nouveau poste**

Le ou la **Coordonnateur(trice) des comptes payables et des réclamations / Service à la clientèle** agit comme un lien clé entre l’entreprise, les fournisseurs et les membres détaillants, afin d’assurer le traitement précis et efficace des factures et des demandes de crédit. Ce rôle est responsable de la saisie, de la vérification et du suivi des factures et des réclamations, avec un fort accent sur la conformité de la facturation — en veillant à ce que toutes les refacturations et les ajustements de crédit soient traités conformément aux politiques internes et aux ententes avec les fournisseurs.

**RESPONSABILITÉS ET TÂCHES**

**Traitement des comptes fournisseurs**:

- Examiner les factures et notes de crédit des fournisseurs pour s’assurer de la conformité de la facturation, et identifier/résoudre les écarts avant la refacturation aux membres détaillants.
- Veiller à ce que toutes les activités de traitement des factures respectent les politiques et procédures internes.
- Examiner et réconcilierles états de compte des fournisseurs afin de maintenir des comptes précis et à jour.
- Communiquer avec les fournisseurs et les membres détaillants pour enquêter et résoudre les problèmes de facturation en suspens, et répondre rapidement aux demandes liées aux comptes fournisseurs.

**Traitement des réclamations de crédit**:

- Recevoir, vérifier et suivre les réclamations de crédit afin d'assurer une documentation précise et un suivi dans les délais.
- Communiquer avec les détaillants afin d'obtenir les informations nécessaires au traitement des réclamations et fournir des mises à jour sur leur statut.
- Préparer et envoyer les rapports de réclamations en suspens aux fournisseurs.
- Collaborer avec les fournisseurs pour obtenir les crédits relatifs aux réclamations et suivre de près les délais de traitement, afin que les détaillants reçoivent leurs crédits dans les délais prévus.
- Examiner et reconcilier les notes de crédit quotidiennement afin d’éviter les déductions en double avec les fournisseurs.
- Assurer le suivi des réclamations contestées et des demandes des fournisseurs, en veillant au respect des politiques établies.

**Qualifications et compétences requises pour réussir**:

- Diplôme d’études collégiales ou professionnelles en comptabilité.
- Minimum de 2 ans d’expérience professionnelle pertinente en comptes payables et service à la clientèle.
- Parfaitement bilingue, à l’oral comme à l’écrit.
- Excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle.
- Niveau intermédiaire en Microsoft Excel et Word.
- Souci du détail, avec un excellent contrôle de qualité.
- Fortes capacités d’analyse et de réflexion.
- Capacité à bien travailler en équipe, à gérer plusieurs tâches à la fois, et à faire preuve d’adaptabilité et de flexibilité.

**Les avantages**

En plus de votre salaire de base, vous aurez accès à un régime de retraite compétitif, des assurances collectives, ainsi qu’une semaine de travail de 35 heures.

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**ROLE SUMMARY**

The _Accounts Payable and Claims Coordinator/Customer Service_ serves as a key liaison between the company, suppliers and retail members, to ensure the accurate and efficient processing of invoices and credit claims. This role is responsible for the entry, verification, and follow-up of invoices and credit claims, with a strong focus on billing compliance - ensuring that all rebillings, and credit adjustments are processed in alignment with internal policies and supplier agreements.

**RESPONSIBILITIES AND TASKS**

**Accounts Payable Processing**:

- Review supplier invoices and credit notes for billing compliance, and identify/resolve discrepancies before rebilling retail members.
- Ensure all invoice-processing activities comply with internal policies and procedures.
- Review and reconcile supplier statements to ensure accurate and up-to-date accounts.
- Communicate with suppliers/retail members to investigate and resolve any outstanding billing issues, as well as respond to inquiries related to supplier accounts in a timely manner.

**Credit Claims Processing**:

- Receive, verify, and track credit claims to ensure accurate documentation and timely follow-up.
- Communicate with retailers to gather necessary information for processing and provide status updates on claims.
- Prepare and send outstanding claims reports to suppliers.
- Collaborate with vendors to secure credit for claims and closely monitor processing timelines, ensuring that retailers receive their credits within the expected timeframe.
- Review and match credit notes daily to avoid duplicate deductions with suppliers.
- Follow up on disputed claims and supplier requests, ensuring adherence to established policies.

**Qualifications and skills required to succeed**
- College or Vocational studies diploma in Accounting.
- Minimum of 2 years of relevant professional experience in accounts payable & customer service.
- Perfectly bilingual, both verbally and written.
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