Adjoint(E) Administratif(Ve)

Relevant de la contrôleuse, l’adjoint administratif offre un soutien administratif de haut niveau à tous les échelons (employés et direction). La personne joue notamment un rôle de pivot en lien avec les communications et le suivi des dossiers avec le personnel à l’interne ainsi que les collaborateurs externes.

**Horaire de travail disponible**: Lundi au vendredi (Jour)
**Contrat**: Temps plein, permanent
**Salaire**: À discuter
**Adresse du lieu de travail **:4388 QC-112, Ascot Corner, QC J0B 1A0

**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**:

- Répondre au téléphone;
- Effectue la rédaction de divers documents ;
- Prévoit, coordonne et participe à diverses réunions ; ordre du jour, présences, rédige les comptes rendus et les distribue ;
- Effectuer des relances auprès des différents intervenants afin de s’assurer du respect des échéanciers prévus lors des réunions ;
- Organise et fais les réservations des repas, salles de réunion, rencontres, déplacements et voyages d’affaires ;
- Commande des fournitures de bureau ;
- Inventaire des fournitures de bureau et fait les demandes au responsable des achats
- Responsable des envois massifs et publipostage ;
- Valider la légitimité des bons de commande ouverts;
- Comptabiliser des factures fournisseurs;
- Vérifier les états de comptes fournisseurs;
- Comptabiliser des factures payées par cartes de crédit;
- Contacter les clients pour la collection des compte clients;
- Envoyer les états de comptes clients;
- Participer à la conciliation bancaire;
- Participer aux étapes de la fermeture de mois et d’années;
- Participer à l’amélioration des processus du département administratif;
- Effectue la rédaction de divers documents ;
- Prévoit, coordonne et participe à diverses réunions ; ordre du jour, présences, rédige les comptes rendus et les distribue ;
- Effectuer des relances auprès des différents intervenants afin de s’assurer du respect des échéanciers prévus lors des réunions ;
- Organise et fais les réservations des repas, salles de réunion, rencontres, déplacements et voyages d’affaires ;
- Inventaire des fournitures de bureau et fait les demandes au responsable des achats
- Responsable des envois massifs et publipostage ;
- Affichage divers (horaire, congés, affiches )
- Effectuer toutes autres tâches connexes

**COMPÉTENCES RECHERCHÉES**:

- Capacité à s’adapter à une clientèle diversifiée ;
- Excellentes compétences en communication ;
- Capacité à effectuer plusieurs tâches, prioriser et gérer efficacement son temps ;
- Respect de la confidentialité des dossiers traités ;
- Travaille bien avec les autres avec un minimum de supervision ;
- Attitude positive et proactive ;
- Esprit d’équipe marqué.

**ÉTUDE/EXPÉRIENCE**:

- Diplôme d’études secondaires ou supérieures ;
- Expérience éprouvée en support administratif et en support client ;
- Excellente maitrise de la Suite Office (Word, Excel, PowerPoint) ;
- Bilinguisme un atout

Type d'emploi : Temps plein

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour

Expérience:

- administration: 1 an (Souhaité)

Lieu du poste : En présentiel